Структура документа. 
Составление актов

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей) Спивак В. А. Делопроизводство. — СПб.: Питер, 2003. — 208 с. Вводная часть строится по схеме: основание — составлен комиссией — председатель — члены комиссии — присутствовали.

Основание для составления акта — договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Козлов Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой: Учебный курс, 2007 г. — СПб: Наука и техника, 304c.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

• 1-й экземпляр — бухгалтерия,
• 2-й экземпляр — коммерческий отдел,
• 3-й экземпляр — покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом. Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения Березина Н. М. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2006. — 272 с.