Составление бухгалтерского баланса с использованием ПЭВМ

Автоматизированная форма учета основана на использовании ЭВМ. Она представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация — с первичных документов, либо со специальных регистров учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др.

Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись.

Одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является, наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Если бюджетное учреждение невелико, вся автоматизированная система может быть установлена на одном компьютере. В крупных учреждениях количество компьютеров автоматизированной системы бухгалтерского учета может составлять десятки единиц, которые соединяются в локальную компьютерную сеть.

Автоматизация бухгалтерского учета может быть частичной или комплексной. При частичной автоматизации компьютеры используются на отдельных участках бухгалтерского учета, на каждом из которых применяется специализированная программа. Таким образом вводится понятие автоматизированного рабочего места (АРМ). Если первичный документ должен учитываться на нескольких участках учета, то после обработки на данном участке он передается на другой. Так, например, авансовый отчет заносится в компьютер на участке расчетов с подотчетными лицами, а затем передается на участок учета расходов учреждения (материалов, основных средств и т. д.) и снова вводится в компьютер. На каждом рабочем месте составляется отчетность (мемориальные ордера, сальдово-оборотные ведомости) и передается главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера). Данные мемориальных ордеров заносятся в компьютер для формирования книги «Журнал — Главная», бухгалтерского баланса, отчета об исполнении доходов и расходов и других отчетных форм.

Данная технология повторяет ручную технологию учета и облегчает труд бухгалтера лишь в части подсчета итоговых сумм по аналитическим и синтетическим счетам, а также немного сокращает рабочее время, необходимое на обработку и разноску первичных документов.

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета автоматизируются все участки учета. Учет на всех рабочих местах осуществляется с использованием одного программного продукта, установленного, как правило, в локальной компьютерной сети. Данные, введенные на одном участке, записываются в единую базу данных. Подобная технология автоматизации позволяет избежать двойного ввода одних и тех же данных.

Комплексная автоматизированная система бухгалтерского учета подразумевает учет в единой базе данных не только всех участков учета, но и операций по всем источникам финансирования. Если на каждый источник финансирования заводится отдельная программа, и базы данных этих программ никак не связаны друг с другом, система не будет комплексной. В этом случае, хотя программа и будет проще в использовании и настройке, неизбежны трудности с учетом операций, связанных с движением средств между источником финансирования, подготовкой сводных отчетов, анализом общей кредиторской и дебиторской задолженности по поставщикам, покупателям, подотчетным лицам и т. д.

На рынке программного обеспечения разные программы автоматизации бухгалтерского учета предназначены для разных учреждений. Например, программы класса «1С» предназначены для небольших учреждений со стандартным учетом. Для автоматизации более крупных учреждений, имеющих отраслевую специфику учета, централизованную бухгалтерию, формирующих сводную отчетность по подведомственным учреждениям и т. п., предназначены программы таких производителей, как корпорация «Парус» и ПКФ «СКВ Контур».

Кроме того существует ряд программ, разработанных с учетом специфики бюджетного бухгалтерского учета. Среди самых известных можно назвать программы «Контур Бухгалтерия Бюджет» производства ПКФ «СКБ Контур» и «Парус» одноименного производителя.

В случаях, когда программные продукты были разработаны для хозрасчетных предприятий и впоследствии видоизменены для бюджетного учета, как программы «БЭСТ» производства Интеллект-Сервис и «1С» одноименного производителя, практически не удается полностью учесть специфику бюджетного бухгалтерского учета. Например, как правило, не удается идентифицировать проводку 200 — 250 как вторую запись, а значит, и построить мемориальный ордер № 9 по установленной форме. С помощью неспециализированного программного продукта невозможно вести учет в централизованной бухгалтерии, учет с достаточным количеством аналитических признаков, не всегда удается вести учет в разрезе источников финансирования.

Прежде, чем составлять бухгалтерский баланс, в «1С» формируется книга «Журнал-Главная» (Главная книга). Для этого в «1С» выполняются следующие операции Отчеты-Обороты счета (Главная книга), затем необходимо задать период отчета и сформировать отчет. После вышеперечисленных операций на экран выводиться Главная книга, сведения из которой потом находят свое отражение в бухгалтерском балансе. Образец формы бухгалтерского баланса представлен в виде таблице Excel. Данные из Главной книги вводятся автоматически в графы по соответствующим статьям бухгалтерского баланса.

В настоящее время автоматизированное составление бухгалтерского баланса путем вывода его из бухгалтерской программы нечасто встречается, а в бюджетных учреждениях еще реже. Однако у работников бухгалтерии есть возможность заполнять Excel-форму бухгалтерского баланса с внесенными формулами для расчета показателей отчета. Эта форма значительно упрощает процесс составления баланса: ячейки, предназначенные для ручного заполнения выделены одним цветом, при их заполнении автоматически заполняются итоговые ячейки раздела баланса и строка «Баланс». При правильном заполнении исходных показателей строка «Баланс» активной и пассивной части будут равны и окрашены одним цветом. Заполняя форму бухгалтерского баланса значения из нее автоматически переносятся в другие формы бухгалтерской отчетности в необходимые ячейки.