Документооборот движения денежных средств

Под денежными средствами организации или индивидуального предпринимателя понимаются все наличные денежные средства, поступающие в кассу. Оборот наличных денежных средств в организации строго регламентирован, в частности, «Положением о ведении кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации» утверждено Банком России 12.10.2011 г. № 373-П., и Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Таким образом, можно говорить, что обращение наличных денежных средств в пределах организации регулируют, в основном, два законодательных акта.

Документы, необходимые для документального оформления операций с наличными денежными средствами, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», а также от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данные постановления закрепляют формы первичных учетных документов, а также формы регистров, которые необходимы при отражении операций с использованием наличных денежных средств.

К унифицированным документам, относящимся к порядку ведения кассовой дисциплины, относятся: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), кассовая книга (форма N КО-4), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

К унифицированным документам, относящимся к порядку осуществления операций с использованием контрольно-кассовой техники, относятся: акт о переводе показаний денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), журнал регистрации суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9).

К унифицированным документам, относящимся к наличным расчетам с персоналом по оплате труда, относятся: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53). В отношении иных выдач сотрудникам организации — авансовый отчет (форма N АО-1).

Все эти документы необходимо заполнять организации при возникновении соответствующих операций.

Общие положения, касающиеся организации документооборота денежных средств, закреплены в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР от 29.07.1983 г. № 105.

В соответствии с принципами, изложенными в данном Положении, документооборот организации должен обеспечивать непрерывное ведение деятельности хозяйствующего субъекта, исходить из принципов рациональности, необходимости и достаточности документов.

Движение документов в организации должно происходить в соответствии с разработанным графиком документооборота, который разрабатывается главным бухгалтером организации и утверждается ее руководителем в его Приказе. При этом график документооборота может быть оформлен в виде схемы или же перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, а также сроки выполнения указанных работ, лица, ответственные за составление документов.

Документооборот по учету денежных средств в организации — это часть документооборота по всей организации. Подразделения (или же сотрудники) получают соответствующие выписки из этого графика и руководствуются ими при составлении документов.

В частности, в графике документооборота указывается наименование документа, а также количество экземпляров, в которых составляется документ, ответственный за его оформление, срок оформления. Движение документа происходит несколько стадий: стадию создания, проверки, обработки и сдачи в архив. Организация может предусмотреть также и иные стадии движения документа.

Документооборот также должен предусматривать порядок хранения документов с учетом законодательных требований, а также порядок передачи документов в архив, которые подлежат таковой.

Отдельными положениями документооборота следует прописать порядок списания (уничтожения) документов, по которым истек соответствующий срок хранения, а также порядок учета и восстановления, утерянных или испорченных документов вследствие стихийных бедствий, пожара и иной чрезвычайной ситуации.

В документообороте по учету денежных средств нелишним будет отдельно прописать те должности в организации, которые имеют доступ к наличным денежным средствам организации.

Особенностью документооборота по учету денежных средств является то, что все документы, как правило, сосредотачиваются в руках главного бухгалтера и (или) старшего кассира.

Например, при осуществлении кассовых операций поступление наличных денежных средств в кассу организации должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В соответствии с законодательными требованиями приходный кассовый документ должен составляться в момент выдачи наличных денежных средств. Расходование денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером или иными документами, которые могут быть приравнены к расходным кассовым ордерам. Одновременно с выпиской первичных кассовых документов они подлежат отражению в книге учета приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге. Для учета выдачи и поступлений наличных денежных средств другим кассирам или раздатчику применяется форма КО-5. В соответствии с законодательными требованиями движение документов происходит в пределах одной операции, то есть по факту выдачи и (или) расходования наличных денежных средств.

Движение документов, относящихся к операциям с использованием контрольно-кассовой техники, тесно связано с движением документов по кассе, поскольку в конечном итоге, наличная выручка организации, полученная за день (смену) с использованием контрольно-кассовой техники, подлежит сдаче в кассу.

Если в организации предусмотрены операционные кассы, то кассиры — операционисты обязаны вести форму КМ-4. В конце рабочего дня или смены они предоставляют формы N КМ-4 и N КМ-6 старшему кассиру (при этом сдается и выручка, полученная по операционной кассе). На основании указанных сведений старший кассир заполняет форму N КМ-7, а наличная выручка подлежит «оприходованию» в кассу организации с соответствующим оформлением приходного кассового ордера.

В отношении расчетов с персоналом по оплате труда, а также по подотчетным суммам также применяется свой порядок документооборота. В частности, Приказом руководителя должны быть установлены лица, которым выдаются наличные денежные средства организации, размер денежных средств, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Наличные денежные средства организации выдаются на основании расходного кассового ордера с надписью руководителя организации (если в приложенных документах к расходному кассовому ордеру не содержится разрешительной надписи руководителя организации). Помимо расходного кассового ордера основанием для выдачи подотчетных сумм может являться также заявление сотрудника организации на выдачу денежных средств. Однако при этом указанный документ должен иметь реквизиты расходного кассового ордера.

В соответствии с законодательными требованиями срок для предоставления работником авансового отчета устанавливается в течение трех рабочих дней по истечении срока, на которых они были выданы, или же со дня возвращения из командировки. При этом порядок рассмотрения и сроки утверждения авансового отчета сотрудника руководителем организации должны быть установлены графиком документооборота. Следует обратить внимание, что дата утверждения авансового отчета является очень важным моментом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, поскольку именно на дату утверждения авансового отчета произведенные затраты признаются расходами организации. В данном случае особенно важным является то, чтобы авансовый отчет незамедлительно направлялся из бухгалтерии к руководителю организации.

В отношении расчетов по оплате труда также существует один очень важный момент. Непосредственная выдача наличных денежных средств на руки сотрудникам организации законодательно запрещена до тех пор, пока руководитель организации не поставит разрешительную подпись на платежной ведомости или же на расчетно-платежной ведомости. В рамках осуществления расчетов по оплате труда следует учесть, что платежные ведомости (расчетно-платежные ведомости) подлежат отражению в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов только после того, как произведена выдача сумм заработной платы. Приходные и расходные кассовые ордера подлежат отражению в указанном регистре по факту оформления.

Документооборот в организации, а, в частности, документооборот по учету денежных средств подлежит изменению в течение периода осуществления хозяйственной деятельности организации. Поэтому существенные изменения в график документооборота должны быть внесены приказами руководителя организации.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете ответственность за график документооборота в организации несет ее главный бухгалтер.

В последнее время большая часть хозяйствующих субъектов отказывается от ведения документооборота в бумажной форме, переходя на электронные формы документооборота. Такой переход позволяет сократить сроки поступления информации, а также снижает риск допущения ошибки при заполнении документа, поскольку программно-технические комплексы, как правило, уже содержат унифицированные формы документов, необходимые для оформления той или иной операции с учетом последних изменений законодательства. Использование электронного документооборота позволяет сократить количество документов, оформленных на бумажных носителях, а, следовательно, снижает риск их гибели вследствие пожара и иных факторов. Электронный документооборот позволяет повысить уровень защиты информации организации как от внешних, так и от внутренних пользователей информации. Существенной проблемой в развитии электронного документооборота является, так называемая идентификация документа (его авторизация), возникают неточности в законодательстве в связи с использованием электронной цифровой подписи.