Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов;

• ? назначение документа;
• ? количество одновременно выписываемых экземпляров;
• ? наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
• ? кем заполняются реквизиты и их показатели;
• ? правила формирования показателей;
• ? значимость каждого показателя;
• ? периодичность составления документов; частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• ? какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• ? какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• ? как используется эта информация;
• ? какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• ? где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Время от времени любые организации, даже наиболее успешные, вынуждены приостанавливать свой бег, чтобы взглянуть на себя со стороны, оценить сложившуюся ситуацию, осмыслить собственный опыт и ответить на ряд важных вопросов:

• ? Что представляет собой наша организация сегодня?
• ? Чего мы достигли, чего — нет?
• ? Какие у нас накопились противоречия и трудности?
• ? Почему их не удается в полной мере преодолеть?
• ? Что нужно изменить для того, чтобы эти проблемы и трудности преодолевались легче и быстрее? Организация и управление. / Под ред. С. В. Рогожина, Т. В. Рогожиной. — М.: Экзамен, 2002. — С. 176.

Чтобы ответить на эти вопросы и дать новый импульс развитию компании, в организации проводится комплекс работ под общим названием «организационная диагностика» .

Организационная диагностика — это своеобразный аудит существующей системы управления фирмой, это исследование, которое проводится с целью получения новой ценной информации о состоянии организации, выявления ее проблем и взаимосвязей между ними.

Организационная диагностика дает представление о сильных и слабых сторонах организации, ее ресурсах, потенциальных возможностях, характеристиках персонала, показывает, какие элементы системы управления игнорируются, упускаются или недооцениваются.

Кроме того, диагностика организации — это чрезвычайно полезная работа для развития управленческого мышления и повышения управленческой квалификации руководителей компании, поскольку этот ценнейший ресурс, которым вы обладаете, нуждается в постоянной «подпитке» и непрерывном развитии.

В ходе организационной диагностики ее объект получает уникальную возможность узнать истинное положение дел в компании, взглянуть на нее с разных точек зрения и непосредственно повлиять на ее будущее.

Любые мнения, суждения, оценки, полученные в ходе организационной диагностики, будут учтены, и вся собранная информация при соблюдении полной анонимности и конфиденциальности будет обработана и представлена руководителям организации для последующего использования в интересах развития бизнеса.

Цели организационной диагностики:

• ? Получение ценной информации о состоянии организации
• ? Выявление проблем организации и связей между ними
• ? Определение «корневых» проблем организации
• ? Определение сильных и слабых сторон организации
• ? Повышение управленческой квалификации руководителей
• ? «Размораживание» организации, подготовка персонала к организационным изменениям
• ? Выработка рекомендаций по развитию организации

Содержание организационной диагностики:

• 1. Диагностика системы управления:
  • ? стратегия организации
  • ? служебные функции
  • ? организационная структура
  • ? взаимодействие подразделений
  • ? управление качеством
  • ? механизмы принятия решений
  • ? стиль управления, управленческая команда
  • ? инновации, управление изменениями
• 2. Диагностика функциональных процессов:
  • ? служебные функции
  • ? производство
  • ? маркетинг
  • ? финансы
  • ? управление персоналом
  • ? исследования и разработки
• 3. Методы организационной диагностики:
  • ? Коллективная самодиагностика организации
  • ? анализ образов организации
  • ? анализ ценностей организации
  • ? анализ жизненного цикла организации
  • ? анализ управленческих ошибок руководителей
  • ? анализ организационных патологий
  • ? анализ сильных и слабых сторон организации
• 4. Диагностические интервью с руководителями:
  • ? ознакомительное интервью
  • ? структурированное интервью
  • ? глубинное интервью
• 5. Анализ управленческих решений:
• 6. Диагностическое наблюдение:
  • ? активное наблюдение
  • ? стороннее наблюдение
  • ? диагностика по слабым сигналам
• 7. Обработка диагностической информации:
  • ? построение проблемного поля организации
  • ? определение «корневых» проблем организации
• 8. Разработка и представление отчета. Коутиньо Д. Управление разработками перспективных систем. — М.: Высшая школа, 2002. — С. 231−232.

В общем и целом организационная диагностика есть система методов и приемов изучения организаций. Она дает представление о сильных и слабых сторонах организации, ее ресурсах, потенциальных возможностях, показывает, какие элементы системы управления игнорируются, упускаются или недооцениваются руководителями.

Диагностика является как стратегическим, так и оперативным (т.е. тактическим) элементом управления организаций, так как может диагностировать как текущую ситуацию, так и стратегические перспективы.

Категория антикризисного управления устанавливает понятийную демаркацию одного типа управления от другого. Многозначность экономического, особенно управленческого понимания этой категории, на наш взгляд, обусловливается двойственной природой любого кризиса, который одновременно созидает и разрушает, т. е. формирует предпосылки и подготавливает условия для дальнейшего развития и освобождает от прежней стратегии бизнеса.

Результаты исследований свидетельствуют, что эффективность диагностики выше тогда, когда определена следующая последовательность этапов ее выполнения:

• · установление принадлежности объекта к определенному классу или группе объектов;
• · выявление отличий диагностируемого объекта от объектов своего класса путем сравнения его фактических параметров с базовыми;
• · определение допустимых отклонений от базовых показателей;
• · разработка методики формирования институциональных норм в качестве базовых показателей.

Рисунок 1.Диагностика как элемент системы антикризисного управления.

В зависимости от целей существуют различные стратегии антикризисного управления, но для каждой из них важно своевременное распознавание кризисной ситуации, определение причин, симптомов и факторов кризиса.

Любой социально-экономической системе соответствует определенная технология управления. Предупредительная санация и диагностика в ходе реализации стратегии управления соотносятся как технология и организация. Поскольку кризис — это периодические потрясения и закономерность живой и неживой природы, можно утверждать, что в закономерных и периодических переменах есть много полезного, несмотря на то, что кризисы весьма разнообразны. Из этого вытекает, что менеджеры в процессе антикризисного управления решают три взаимосвязанные задачи: распознавание «болезни»; устранение причин, препятствующих оздоровлению производства; применение в решаемых задачах нестандартных управленческих антикризисных мер.

Диагностические исследования в антикризисном управлении должны также определять принадлежность исследуемого объекта к классу, типу, группе или выявлять нетрадиционное сочетание признаков, их диагностическую ценность для определения результата — постановки диагноза с целью ослабить или не допустить негативных воздействий. Айвазян З., Кириченко В. Антикризисное управление: принятие решений на краю пропасти. // Проблемы теории и практики управления. — 1999. — № 4. — С. 94.

Таким образом, подходим к выводу, что диагностика есть категория антикризисного управления, которая обладает специфическим порядком связей, структурой, функциями. Целью диагностики в антикризисном управлении является своевременное распознавание признаков и природы кризиса, а также локализация нежелательных его воздействий.

Индивидуальные особенности объектов исследования требуют различного подхода к определению концепции диагностики. Объединение диагностики и превентивной санации в одну стадию антикризисного управления, наряду с названными выше аргументами, целесообразно для эффективного антикризисного управления.