Классификация деловых документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на входящие и исходящие. Входящий документ поступает в организацию, исходящий — направлен из учреждения (организации, предприятия).

По стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и несрочные.

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

По гласности различают документы обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизводству. Документы служебного пользования, содержащие несекретные сведения, не подлежат огласке в открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (докладная записка).