ИС «Магазин»

). Так, у сотрудника могут быть права на чтение документа, но нет прав на его изменение. Роль «Руководитель» может предполагать доступ на визирование/редактирование документов подчиненных сотрудников, создание подпапок в папке возглавляемого подразделения. Помимо аутентификации некоторые операционные системы требуют ввода имени пользователя и пароля для работы непосредственно в СЭД, чем обеспечивают еще одну ступень защиты. Кроме того, доступ можно установить на отдельный файл. Сотрудник может иметь доступ в папку, но документы, хранящиеся в ней, ему могут быть недоступны.

Таким образом, пользователь, не имеющий соответствующих прав, либо не зарегистрированный в системе не сможет не только удалить, изменить или скопировать документ, но даже увидеть его. Разумеется, и в этом случае возможны варианты обхода системы, например, методы социальной инженерии или ошибки в коде SQL. Так что, говорить о принципиальном различии с бумажными документами не приходится. Несомненным преимуществом электронных систем ведения делопроизводства и хранения документов является возможность осуществлять контроль действий пользователей, осуществляемый с помощью журналов событий. В них автоматически фиксируются действия, производимые с документом и автор этих действий, их время проведения. В случае возникновения спорных ситуаций, нетрудно отследить время и субъекта действия.

Программа может защитить документ от несанкционированных действий пользователя, например, разрешить удалять документ только администратору, суперпользователю или пользователю root в системах Linux. Разграничение прав на доступ к документу обусловливается необходимостью защиты документа. Например, на стадии разработки документа изменять его может только сотрудник — автор документа. Автор и суть изменений фиксируются в журнале событий, карточке документа, истории документа. В случае отсутствия сотрудника, администратор может предоставить его права заместителю. Кроме того, защитой документа от несанкционированного воздействия является электронно-цифровая подпись. При несанкционированном изменении подписанного документа его электронно-цифровая подпись не подтверждается, т. е. становится недействительной.

Механизм действия ЭЦП представлен в приложении 2. Избежать ошибок при использовании документа позволяет функция маршрутизации, предусмотренная СЭД. Ряд систем позволяет настроить мониторинг документа, отправляемого по маршруту: если вид документа не соответствует виду, определенному для данного процесса, система выдаст сообщение об ошибке. Количество пользовательских ошибок при создании документа позволяет снизить наличие в СЭД настраиваемых бланков и шаблонов документов. Достоинствами СЭД по сравнению с бумажным документооборотом является минимальный риск потери документов. В случае сбоя предусмотрено включение аварийного питания (ИБП). Если данные системы будут утеряны, их можно восстановить из резервной копии. Рекомендуется настроить систему так, чтобы резервное копирование проводилось периодически, например один раз в сутки. Электронные носители способны хранить большой объем информации, благодаря большой емкости, при минимуме занимаемого пространства. Кроме того, в бумажном документообороте более высока вероятность утраты информации для пользователей по причине неорганизованной системы хранения.

СЭД, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.

Заключение

.

Таким образом, нами был рассмотрен товарооборот торгового предприятия и составлена база данный для учета реализации товара. В состав базы данных входят таблицы (рисунок 2):товары;

реализовано;отделы;

план по реализации;

операции.Содержание показателей таблиц:

товары:

код товара;

наименование товара.

реализовано:

таб.№;код товара;

сумма;кол-во товара. Отделы:

Таб№;Категория продавца.

план по реализации:

код товара;

норматив по реализации. Операции:

код операции;

наименование операции. Таблицы были созданы с применением конструктора таблиц СУБД MS Access. В ходе работы над курсовой работой были получены навыки работы с офисными приложениями, входящими в пакет MS Office, в том числе:

создание и форматирование текстовых документов;

создание и форматирование таблиц;

создание и форматирование баз данных;

создание связных и автоматически генерируемых документов на основе шаблонов и списков;

написание макросов VBA;и т.п.

Список литературы

Демьянов, Б. С. Современный электронный документооборот (достоинства и недостатки) / Б. С. Демьянов // Вестник Тверского государственного университета. Сер.: Управление. — 2005. — № 3 (9). С. 42−47.Зиновьев, П.В. К вопросу повышения защищенности существующих и перспективных автоматизированных систем электронного документооборота / П. В. Зиновьев // Вестник Воронежского государственного технического университета.

— 2010. Т. 6. — № 12. -.

С. 174.Информатика. Под ред. Н. В. Макаровой — М.: Финансы и статистика, 2005.

Калянов Г. Н. CASEтехнологии: консалтинг в автоматизации бизнес-прцессов. М.: Горячая линияТелеком, 2000.

Киви Берд Конфликт криптографии и бюрократии [Электронный ресурс]: Электронный журнал. — опубликовано в журнале «Компьютерра» 09 июля 2010 г. — Режим доступа:

http://www.computerra.ru/own/kiwi/546 005/.Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении. — СПб.: Издательства Михайлова, 2000.

Компьютерные системы и сети. Под ред. В. П. Косарева и Л. В. Еремина. — М.: Финансы и статистика, 2000.

Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. — № 12. — С.

25.Смирнова Г. Н., Сорокин А. А., Тельнов Ю. Ф. Проектирование экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2001.

Экономическая информатика. Под ред. В. В. Евдокимова. Учебник для вузов — СПб.: Питер, 1997.

http://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=4438.