Система документации по личному составу

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Федеральное Государственное Образовательное Учреждение Высшего Профессионального Образования Ижевская Государственная сельскохозяйственная Академия

Контрольная работа по документированию управленческой деятельности

На тему «Система документаций по личному составу»

Проверил: Е.А. Некрасова

Выполнил: Дубовцева Наталья Вячеславовна Специальность:80 502

«Экономика и управление

на предприятиях АПК"

гр.50 шифр10 050 148

Ижевск 2011

1.Система документаций по личному составу

2. Характеристика документов входящих в личное дело

3. Порядок составления и оформления одного из документов входящих в личное дело, его образец

Заключение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ — это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т. п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т. д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Актуальность. Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом. Инструкцией по ведению трудовых книжек и т. д

В результате изучения данного раздела студент должен 1) знать требования к оформлению структуру и содержание различных видов договоров. Понимать значение в осуществлении коммерческой деятельности предприятия.

2) Уметь составлять и оформлять документы по снабжению и сбыту предприятии я и организаций.

Глава 1. Система документаций по личному составу

документ личный дело управление Документы по личному составу — это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т. д.

При подготовке организационно — распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации — ГОСТ Р.6.30 — 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30−2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — «Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения», включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно — распорядительных документов.

Помимо нормативно — методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты — практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14−72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» .

Нормативно — справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения» .

Законодательные акты и нормативно — методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Глава 2. Характеристика документов входящих в личное дело Документы по личному составу — это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно — биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе — заверителе.

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

текст;

дата;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

дата;

Ф.И.О.;

почтовый адрес претендента;

телефон;

текст;

подпись.

Текст излагается по разделам:

Цель резюме.

Образование.

Трудовая деятельность.

Специальные знания.

Семейное положение.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

текст;

подписи;

дата;

печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров — перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т. п.

Анкета — аналогичная форма «личного листка по учету кадров», содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров — документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка — основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Глава 3. Порядок составления и оформления одного из документов входящих в личное дело, его образец

Важным моментом при поиске работы является резюме или CV (curriculum vitae) — краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Этот вид самопрезентации уже достаточно давно и прочно закрепился на российском рынке труда, но, к сожалению, грамотное составленное резюме все еще большая редкость.

Грамотное, лаконичное резюме, выделит вас на фоне других соискателей.

При составлении резюме необходимо помнить, что от того, как Вы представите в нем свой профессиональный опыт, во многом зависит Ваш успех в поиске работы. Резюме — тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Ознакомление с CV занимает в среднем 2−3 минуты, поэтому сведения, содержащиеся в нем, должны быть поданы так, чтобы сразу привлечь к себе внимание.

В Вашем CV обязательно должна присутствовать дата отправления резюме, чтобы менеджер по персоналу мог сориентироваться, когда оно было составлено, т.к. данные могут быть устаревшими, а значит, необходима предварительная беседа для уточнения ряда вопросов, и самый принципиальный из них: продолжаете ли Вы поиск работы?

Пункты, которые должны содержаться в резюме

Личные данные и контакты

Профиль

Образование

Опыт работы

Дополнительные навыки: Владение компьютером Иностранные языки Интересы (опционально)

1. Личные данные и контакты Личные данные — Ф.И.О., возраст (предпочтительнее дата рождения), семейное положение, адрес и телефон.

2. Профиль Если вы квалифицированный специалист, можно написать короткое резюме, чтобы выдвинуть на первый план области, в которых вы специализируетесь, а так же ваши главные навыки и способности.

3. Образование

Состоит из двух разделов: основное (среднее, среднее специальное, высшее, 2-е высшее) и дополнительное (курсы стажировки, тренинги, семинары и т. д.). В обоих случаях необходимо указать название учебного заведения, факультет, специальность по диплому (если речь идет о курсах, то указывается специализация или название курса).

4. Опыт работы

Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы. Для работодателя или сотрудника кадрового агентства удобнее, если они расположены в нисходящем порядке, т. е. начиная с последнего. Вы указываете месяц и год поступления на работу и месяц и год увольнения, название фирмы, сферу деятельности организации и Вашу должность. Особое внимание обратите на указание сферы деятельности фирмы, в которой Вы работали. Мало написать 'производство' или 'торговля'. Обязательно раскройте, чем именно торговала и что конкретно производила компания. Hе используйте такие общие понятия, как 'продукты питания' или 'товары народного потребления', старайтесь как можно точнее конкретизировать ту группу товаров или услуг с которой Вы работали, т.к. очень часто такая узкая специфика имеет принципиальное значение для работодателя. Не забывайте кратко описать должностные обязанности на каждом месте работы, т.к. на одной и той же должности в разных компаниях обязанности отличаются.

5. Дополнительные навыки Владение компьютеров Владение компьютером содержит сведения о Ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми Вы работали.

Иностранные языки Знание иностранных языков. Вы указываете все иностранные языки и степень, в которой Вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок: 'в совершенстве' - знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом 'свободно' - владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики. 'хороший' - способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника. 'разговорный' - общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию. 'базовый' - знание элементарных основ языка, общение на уровне 'Как дела?', 'Сегодня хорошая погода', способность понять простой текст.

Дополнительная информация Здесь Вы сообщаете те сведения, которые Вы считаете необходимым донести до работодателя: наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок. Сюда можно также включить интересы, увлечения и личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.

Пример резюме Мария Иванова Адрес: г. ххххххх, xxxxxxxxx ул., д. x, кор. х, кв.хх.

Контактный телефон: +7(xxx)xxx-xxxx

E-mail: [email protected]

Дата рождения: 01.01.1981 (26 лет)

Семейное положение: замужем

Образование

2004 — 2006

Московский Институт Международного Бизнеса при Всероссийской Академии Внешней Торговли. Специальность: Маркетинг.

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана. Специальность: Оператор баз данных MS Access 2003.

Высшая Школа Психологии при Институте Психологии РАН. Курсы повышения квалификации, специальность: Менеджер по персоналу.

1999 — 2004

Государственный Университет Гуманитарных Наук. Специальность: Психология.

Опыт работы

2004 — н.в.

«Flash Production» (производство телевизионной рекламы, компьютерная графика).

Должность: ассистент продюсера.

Обязанности: составление смет, организация процесса съемок, фотосессий и озвучивания рекламных роликов, подготовка договоров с рекламными агентствами и физическими лицами. Прямые продажи услуг студии («холодная» база). Подготовка бухгалтерской документации (счетов, счетов-фактур и т. д.), контроль платежей по проектам. Работа с базами данных отечественных и зарубежных режиссеров, переписка и телефонные переговоры с Российскими и зарубежными режиссерами, переговоры с рекламными агентствами.

Иностранные языки и владение компьютером Уровень владения иностранными языками:

Разговорный английский. Изучала на курсах при МПГУ, в университете, в данное время изучаю на курсах.

Владение компьютером и ПО:

Персональный компьютер (опытный пользователь). Windows 9. x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко осваиваю новое программное обеспечение.

Дополнительная информация

Личные качества:

Работоспособность, обучаемость, аккуратность.

Заключение

В данной работе описан состав и характеристики документов, а так же показан образец одного из них.

1. Андреева Т. И. «Дело производство»

2. Белов М. А. «Делопроизводство и документооборот»

3. Стелюков «Делопроизводство»

4. http://www.rjb.ru/about.cgi?s=resume

5. http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div2/gl1.html