Управление процесами

В данном случае продукция заказывается через равные промежутки времени, размер запаса регулируется за счет изменения объема партии. Объем партии принимается равным разности между фиксированным максимальным уровнем, до которого производится пополнение запаса, и фактическим его размером в момент заказа. Регулируемыми параметрами в такой системе являются: максимальный (плановый) уровень (Max) и интервал времени между двумя заказами (l, называемый также планируемым периодом). Достоинство такой системы — отсутствие необходимости регулярного учета материалов. Недостатки: иногда приходится делать заказ на незначительное количество продукции, а при непредвиденно интенсивном потреблении возможно исчерпание запаса до наступления очередного момента заказа. В данном случае можно применить систему с фиктивным уровнем запаса. Поскольку интенсивность спроса в нашем случае является случайной величиной, возможна ситуация, когда по прибытии заказанного количества продукции на склад уровень запаса все равно окажется ниже «точки заказа», т. е. в скором времени придется делать новый заказ. Зачем ждать прихода предыдущей партии, если необходимость скорого заказа следующей можно предсказать? При использовании данной стратегии в качестве индикатора, используемого для определения момента заказа, применяется фиктивный уровень запаса — сумма наличного запаса на складе и количества продукции, находящейся в процессе доставки.

Стратегия заключается в том, что при достижении фиктивным уровнем запаса «точки заказа» осуществляется новый заказ. Рассчитаем средний объем продаж товара за месяц: 6015/12 = 501. Предположим худший вариант, что товар будет идти 7 недель, т. е. 13/4 месяца. Тогда следующий заказ необходимо сделать, при точке запаса 501+(501/4*3) ≈ 877 единиц товара. Применяемая предприятием система с фиксированной периодичностью заказа обусловлена спецификой сферы моды. Поскольку ассортимент товара меняются в среднем каждый сезон, то товар можно было бы заказывать чаще, но тогда бы значительно возросли издержки, связанные с заказом товара. Организация процесса закупок в ООО «Альфа"Рассмотрим организацию процесса закупок на примере ООО «Альфа» (рис. 2.2). Рис. 2.

2. Упрощённая модель процесса «Закупка"Регламентирующими документами процесса «Закупка товаров» является план график закупок. Инструментами и технологиями процесса являются администраторы, продавцы, финансовые средства. Входы процесса — администраторы, заявки на покупку, поставщики, сопроводительные документы, товары. В результате реализации процесса образуются товары и акты закупок. Таблица 2.8Упрощённая модель процесса

Владелец процесса:

Директор

Регламентирующая документация:"Инструкция о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству" (Утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.

06.1965 N П-6) (ред. от 14.

11.1974, с изм. от 22.

10.1997).Цель процесса: формирование ассортимент товара

Поставщики входов

ВходыНаименование процесса

Закупка товара

ВыходыПотребители выходов

АдминистраторпоставщикиЗаявка на покупку

Сопроводительные документы

Товары Акты закупок

ПродавцыпоставщикиКритерии для оценки процесса, в т. ч. результативность: полнота, широта, новизна ассортимента, качество товара, удовлетворенность потребителя. Ресурсы процесса:

финансовые средствапродавцыадминистраторы

Декомпозиция процесса (подпроцессы): планирование закупки, работа с поставщиками, формирование заказов. Связь с другими процессами организации:

Формирование ассортимента, размещение товаров на предприятии. Записи процесса:

Акты, сопроводительные документы. Цель процесса — формирование ассортимента магазина, удовлетворение спроса потребителей на товары надлежащего качества. Предыдущий процесс по отношению к закупкам товара — исследование ассортимента предприятия., последующий — размещение товара на складе и в торговом зале. Требования потребителей к выходам процесса — товар надлежащего качества, удовлетворяющий требования потребителей. Требование к поставщикам — высокое качество, минимальная цена, соблюдение условий и сроков поставки по договору. Покупатель

Рис. 2.

3. Декомпозиция процесса

Рис. 2.

4. Блок-схема процесса закупки

Декомпозиция процесса закупки товаров включат в себя следующие подпроцессы: статистика реализации, расчет складских остатков, прогнозирование объема реализации товара, обслуживание заявок клиентов, расчет объема закупки, выбор поставщика, формирование заявок на закупку, расчеты с поставщиками. Декомпозиця процесса также представлена в виде блок-схемы (рис. 2.4).Составим матрицу ответственности по процессу. Таблица 2.9Матрица ответственности процесса «Управление несоответствующей продукцией"Этап процесса

Генеральный директор

ДиректорЗаведующие

АдминистраторыПродавцы-кассирыпоставщик1. Контроль продукции

ОУИ2. Идентификация брака и изоляция продукции

УУИИОУ3. Решение об использование

УОИУ4. Возврат поставщику несоответствующей продукции

ИУОИ5. Списание, утилизация

УИУО6. Доработка

УУОУ7. Складирование

ОО — ответственный, И — исполнитель, У — участвует. Субъектами, участвующими в процессе являются: Генеральный директор, директор, заведующие, администраторы, продавцы-кассиры, поставщики. Между этими лицами распределены обязанности по осуществлению процесса — ответственность, исполнение и участие. Рассмотрим систему мониторинга процесса (табл. 2.10).Таблица 2.10Система мониторинга процесса приемки цемента ПЦТ до 50Показатель процесса

Нормативное (целевое) значение показателя Источник нормативного значения (ГОСТ, ТУ и др.)Метод измерения (сбора информации) Периодичность измерения

План реагирования в случае несоответствия нормативу

Содержание клинкера100ГОСТ 1581−96 Портландцементы тампонажные. Технические условияпо ГОСТ 26 798.

1, ГОСТ 26 798.

2.ГОСТ 30 515−97Возврат товара

Содержание добавки

Не допускается—-Прочность при изгибе, МПа, не менее3,5——Тонкость помола15,0—— Водоотделение, мл, не более8,7——Растекаемость цементного теста, мм, не менее200——Время загустевания до консистенции 30 Bс**, мин, не менее90——Значение плотности цементного теста для цемента типа III, г/см1,4——Мониторинг процесса организуется на основе нормативных документов по продукту — ГОСТ 1581–96, ГОСТ 26 798.

1, ГОСТ 26 798.

2, ГОСТ 30 515–97. В документах указываются основные показатели качества продукта, а также методы отбора проб для проверки качества. Основными показателями качества цемента ПЦТ являются: содержание клинкера, содержание добавки, прочность при изгибе, тонкость помола, водоотделение, растекаемость цементного теста, время загустевания, значение плотности цементного теста. Рекомендации по совершенствованию процесса управления закупками

Сбор данных об удовлетворённости потребителей процесса закупками производится на основе опроса. При этом потребители видят только результат процесса — ассортимент и качество товара, поэтому оценить сам процесс закупки потребители не могут. Анализ несоответствий процесса представлен в виде таблицы 2.

7.Таблица 2.11Анализа несоответствий процесса

Фактические и потенциальные несоответствия (отклонения) процесса

ПричинынесоответствийКорректирующие действия

Предупреждающие действия1. Брак готовой продукции

Брак сырья или технологии поставщика, несоблюдение перевозки готовой продукции

Изолировать бракованную продукцию;

Вернуть поставщику

Сообщить поставщику

Усилить входной контроль2. Ошибка персонала при приеме товара

Недостаточная компетентность

Провести беседу с персоналом

Направить персонал на обучение

Нарушение условий хранения и перевозки

Нарушение нормативных требований, невнимательность перевозчика, нарушение договора перевозки

Изолировать бракованную продукцию

Изменить транспортную компанию

В процессе исследования были выявлены следующие фактические отклонения процесса: брак готовой продукции, ошибка персонала при приеме товара, нарушение условий хранения и перевозки. Источником несоответствий процесса могут быть: поставщики, собственный персонал ООО «Альфа», транспортная компания. На основании причины несоответствия проводятся профилактические мероприятия, а также исправляются последствия выявленных нарушений. Приведем формулу для расчета результативности процесса закупок. x 100%,(1)где

Зф — фактическое количество закупленных материалов, шт.;Зп — план закупок, шт. Таблица 2.12Карта процесса «Управление закупками"№Наименование процесса

Цель процесса

ПР 1Управление закупками

Обеспечить предприятие ассортиментом товаров

Владелец процесса

ДиректорУчастники процесса

Заведующие, продавцы, администраторы. Вложенные процессыпланирование закупки, работа с поставщиками, формирование заказов."Входы" процесса№Наименование «входа"Тип «входа"Поставщики1Заявка на покупку

Информационныйадминистраторы2Работники организации

Материальный3Сопроводительная документация

Информационный4поставщик

МатериальныйПредприятие-поставщик"Выходы" процесса№Наименование «выхода"Тип «выхода"Потребители1товар

МатериальныйПродавцы, поставщики2Акты закупок

ИнформационныйРегламентирующие документы

Ресурсы процесса

Критерии оценки процесса (за период)"Инструкция о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству" (Утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.

06.1965 N П-6) (ред. от 14.

11.1974, с изм. от 22.

10.1997).Финансовые средстваперсонал

Соблюдение условий договора по качеству, объему и срокам поставки товара. Окончание карты процесса «Управление закупками"№ п.п.Анализ процесса

ОценкаПлан

Факт1Количество закупленных материалов10 095

Результативность за отчетный период1,00,95№ п.п.Комментарий (описание и причина несоответствия) Корректирующее действие1Претензия получена от продавцов, жаловавшихся на нарушение целостности упаковки цемента1. отправка претензии поставщику товара2Попадание воды в упаковку цемента. Нарушение правил транспортировки товара. Отправка претензии транспортной компании. Таким образом, эффективность процесса закупки товара составляет: 95/100*100=95%.Заключение

В процессе исследования нами было изучено понятие и состав процесса «Управление закупками». Было выявлено, что закупка товаров — это приобретение товаров для дальнейшего целевого использования. В состав организации процесса закупок входят следующие элементы:

приобретение потребительских товаров;

организацию перемещения приобретенных товаров;

организацию смены собственника и места размещения;

сбор, анализ и передачу информации отделам предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).Благодаря организации процесса закупок становится возможным формирование оптимального ассортимента, воздействовать на производителей. Закупки обеспечивают эффективную работу предприятия. В процессе исследования закупочной деятельности в ООО «Альфа» было выявлено, что целью процесса является формирование ассортимента товара. Критериями для оценки процесса являются: результативность: полнота, широта, новизна ассортимента, качество товара, удовлетворенность потребителя. Регламентирующей документацией является «Инструкция о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (Утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.

06.1965 N П-6) (ред. от 14.

11.1974, с изм. от 22.

10.1997) и государственные стандарты, такие как: ГОСТ 1581–96 Портландцементы тампонажные. Технические условия. Список использованной литературы

ГОСТ 1581–96 Портландцементы тампонажные. Технические условия"Инструкция о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству" (Утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.

06.1965 N П-6) (ред. от 14.

11.1974, с изм. от 22.

10.1997).Волкова О. Г. Организация системы закупок продукции в условиях глобализации // Экономика сельского хозяйства. Реферативный журнал. 2005. №

2. С. 389. Создание системы электронных государственных закупок агропродукции // Экономика сельского хозяйства. Реферативный журнал. 2005. №

3. С. 651.

0Формирование системы государственных закупок на региональном рынке зерна // Экономика сельского хозяйства. Реферативный журнал. 2008. № 1. С. 116. Ремонт кораблей и судов ВМФ с закупкой комплектующего оборудования на условиях лизинга / Клячко Л., Белышев Л., Макзренко А.

// Морской сборник. 2008. № 5. С. 33−38.Терёхин С. Н. Совершенствование управления проектированием и закупкой пожарной техники на конкурсной основе / диссертация на соискание ученой степени кандидата технических наук / Санкт-Петербург, 2002

Коптев Р.Д. О проблемах, связанных с закупкой работ для государственных нужд на стадии исполнения контракта // Закон и право. 2009. № 11. С.

94−95.Воскобойников Я. Новые подходы потребительской кооперации к закупкам сельскохозяйственной продукции // Международный сельскохозяйственный журнал. 2007. № 2. С. 43−45.

http://www.grandars.ru/college/biznes/zakupka-tovarov.html