Порядок взаимодействия служб при составлении бюджетов

Бюджеты ЦФО. Эти бюджеты составляются в соответствии с бюджетным регламентом и по бюджетным форматам, утвержденным в компании. Исполнение бюджетов (подведение итогов за бюджетный период или его часть, например за 1 мес.) осуществляется одновременно с корректировкой бюджетов на следующие периоды. Новые скорректированные бюджеты и данные о фактическом исполнении бюджетов за прошлые периоды представляются на утверждение руководителям ЦФО, ответственным за составление бюджетов и контроль за их исполнением. После этого они передаются в службу заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам для подготовки сводных бюджетов.

В случае возникновения серьезных расхождений между результатами исполнения бюджетов в ЦФО и первоначальными бюджетными наметками или по запросу первых должностных лиц ЦФО и (или) руководителей и специалистов службы заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам разработчики бюджетов ЦФО (экономисты-плановики, некоторые специалисты из бухгалтерии ЦФО) готовят также служебные записки (комментарии) о формальных причинах расхождений (с указанием статей расходов и на сколько процентов они были превышены, о невыполнении показателей или нормативов прибыли и на сколько процентов и т. п.).

В дополнение к этим запискам руководители ЦФО, контролирующие исполнение бюджетов, представляют в службу заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам служебную записку с аргументированным (содержательным) объяснением причин невыполнения тех или иных бюджетных наметок (например, непрогнозированный ранее рост цен на комплектующие, за аренду, конкретные трудности со сбытом и т. п.). В случае необходимости эти руководители должны запросить соответствующую информацию из других подразделений аппарата управления компании (сбытовых и произродственных подразделений). Все причины и объяснения должны быть подтверждены документально.

Сводные бюджеты компании. Составление сводных бюджетов является функцией службы заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам. Эта служба готовит также все материалы для заседаний бюджетного комитета (итоговый отчет об исполнении бюджетов компании и бюджетов ЦФО, комментарии к результатам исполнения бюджетов компании, варианты решений бюджетного комитета и т. п.), запрашивает при необходимости любую финансовую, бухгалтерскую и бюджетную информацию в ЦФО, выдает рекомендации руководству компании по формированию финансовой и инвестиционной стратегии компании, по направлению инвестиций в те или иные проекты или ЦФО.

Служба заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам представляет руководству компании перечень возможных мер воздействия на руководителей и специалистов ЦФО, отвечающих за бюджетирование, в случае ненадлежащего исполнения ими своих должностных обязанностей. В табл. 11.2 представлено распределение функций между структурными подразделениями компании в процессе организации контроля за исполнением бюджетов. Итогом работы по организации управления бюджетами является постановка соответствующего документооборота.

Таблица 11.2.

Распределение функций контроля и ответственности при бюджетировании.