Классификация по признаку временной ориентации

• • Реактивные — закрепляют достижения прошлого и предусматривают мероприятия по обеспечению устойчивости развития предприятия в рамках ранее заданных пропорций.
• • Инактивные — обеспечивают инерционность развития, поддерживая заданные тенденции.
• • Преактивные — обеспечивают инновационные изменения в деятельности.

Классификация планов по целевым приоритетам:

• • Целевые комплексные программы.
• • Проектное планирование.
• • Общехозяйственные планы (планы хозяйственно-финансового развития (производственно-финансового развития) предприятия.

Классификация планов по видам (сферам) деятельности или объектам планирования.

• • Производственный план (план основной деятельности).
• • План материально-технического снабжения производства.
• • Планирование запасов.
• • Планирование текучести кадров.
• • Планы повышения квалификации.
• • План научно-исследовательской деятельности.
• • План маркетинговых исследований.
• • Финансовый план.

Планирование как функция выполняет очень важную роль в оптимизации управленческой деятельности. Управленческий цикл включает в себя уже на втором этапе (после прогнозирования и определения стратегии) этап планирования (конкретизацию путей реализации стратегии предприятием). Исходя из этого, мы можем утверждать, что обоснованность планов — необходимое условие существования и развития предприятия.

В системе управления планирование выполняет следующие функции:

• • формализует и описывает оптимизированные процессы будущей деятельности с расчетом альтернатив и способов адаптации;
• • обеспечивает синхронизацию действий структурных подразделений и специалистов;
• • обеспечивает синхронизацию и оптимизацию привлекаемых ресурсов;
• • снижает риск потерь от неблагоприятных внешних изменений;
• • учитывает специфику сезонных колебаний спроса;
• • формирует условия для объективной оценки и доли вклада всех участников деятельности.

Современный этап развития общества усиливает значение планирования для успешного функционирования предприятия в условиях конкуренции, неопределенности и высокой динамике спроса.

Различают планирование по целям и бюджетное планирование, бизнеспланирование и наконец, текущее планирование.

По целям — определение критериев достижения цели и оценка действий подразделения ведется по степени приближения к цели: по конечным показателям: объем продукции или услуг, уровень издержек, производительность труда, низкая текучесть кадров, норма дивидендов и т. д.

Бюджетное планирование — метод распределения ресурсов на жизнедеятельность компании.

Бизнес-план: описание товара или услуги, оценка конкурентоспособности, план производства, особенности инвестирования, экономика проекта.

Если предыдущие виды планирования называют прогнозированием, стратегическим планированием, то текущее (или оперативное) планирование занимается детальной организацией всех видов деятельности предприятия и их увязкой по срокам и ответственности. Наиболее распространенным является годовой план основной деятельности: загрузка производственных площадей, необходимое количество работников основного производства, его материально-техническое обеспечение. Разрабатываются также: финансовый план, планы отдельных функциональных подразделений, обеспечивающих бесперебойную качественную работу основного «производственного» процесса: маркетинговых исследований, планы распределения персонала, план опытно-конструкторских работ, планы перевозок, планы рекламной деятельности, планы сбытовой деятельности, планы послепродажного сопровождения (гарантийные службы) и т. д.

И, наконец, оперативное планирование — планы конкретных вопросов организации деятельности: например оперативное планирование основного производства заключается в выполнении календарно-плановых расчетов и разработки конкретных нормативов и мероприятий вплоть до сменно-суточных заданий и графиков выполнения работ на отдельные рабочие места.

Обратите внимание, что эта функция оперативного планирования пригодна в таком развитом виде только для организаций бюрократического (не органического) типа.

В качестве примера давайте рассмотрим особенности реализации функции планирования в рамках ведения выставочной деятельности.

Грамотная организация выставочной деятельности предусматривает функцию планирования выставочных работ и выставочных программ. В практике оперативного планирования известны следующие методы.

Планирование по контрольным срокам. Наиболее распространенный метод — перечень действий с указанием ответственного за его исполнение лица и сроков проведения работ. Трудности — в оперативном использовании данных планов в целях текущего контроля. Поскольку там только завершающие сроки указаны. И возможные сбои трудно отследить и вовремя ликвидировать.

Метод линейных диаграмм. Он в виде графических отрезков с разметкой по датам позволяет увидеть реальную картину исполнения каждой работы в любой временной период. Позволяет синхронизировать усилия всех: и исполнителей и руководителей, обеспечить оперативный контроль и координацию. Можно отследить отставание, принять дополнительные меры по выполнению вида работы, повысить персональную ответственность каждого в общем деле. Такой план может быть доступен в электронном режиме. Он мобилизует трудовой коллектив, поднимает соревновательный дух и делает процесс управления демократичным: включает элементы самоуправления.

Метод сетевого планирования в рамках организации выставочной деятельности очень выгоден. Он устраняет еще один недостаток линейного планирования, а именно — слабую координацию совместных работ по таким планам. Приходится собирать организационные совещания, чтобы отладить такие совместные действия разных групп исполнителей. Сетевое планирование сложнее в разработке, но эффективнее.

В сетевом плане каждый этап отражается графическим фрагментом. Кружочек — это факт, а линия — это процесс и требуемое для него время.

Факт или событие — то, что в кружочке: тематический план, художественный проект, монтаж выставочного оборудования, художественное оформление, приемка, открытие.

Из таких основных кружочков исходят по нескольку линий — процессов. Они могут, в свою очередь, ветвиться для обозначения более подробных действий в рамках процесса.

Стержнем плана является критический путь — кривые, наложенные на осьХ, — количество последовательных этапов, например, следующих.

• 1. Подготовка распорядительного документа.
• 2. Составление сметы расходов.
• 3. Приглашение участников и рекламная компания будущей выставки.
• 4. Определение перечня экспонентов и экспонатов.
• 5. Разработка дизайн-проекта.
• 6. Издание каталога и рекламных раздаточных материалов.
• 7. Монтаж (строительство) и художественное оформление.
• 8. Приемка и размещение экспонатов.
• 9. Встреча и размещение участников.
• 10. Сдача выставки приемной комиссии.
• 11. Официальное открытие.

Двойными цифрами на графике указывают параллельно выполняемые работы. Пунктиром можно наложить «фиктивные» виды работ в качестве подстраховки. Если без них можно обойтись, они так и останутся пунктиром — их не будут проводить.

Такой график позволяет спланировать детально и взаимосвязано любые по сложности мероприятия и скоррелировать все этапы, исходя из лимита времени «от конца работ».

Планирование любой выставки состоит из трех основных этапов.

• • Подготовка.
• • Проведение.
• • Послевыставочные мероприятия.

Каждый из этапов детализируется прежде всего бизнес-планом (финансы, ресурсы, отчетность, сметы, себестоимость, реализация или сбыт, структура затрат и доходов).

Вот посмотрите на этот «джентльменский» набор планов только одного этапа: этапа предвыставочных мероприятий.

На этом этапе оставляется рабочий план подготовки и проведения выставки.

Он содержит следующий типовой перечень мероприятий.

• 1. Оформление создания оргкомитета, дирекции выставки. Набор персонала. Определение компаний-соисполнителей и подрядчиков.
• 2. Разработка концепции, финансового плана, бюджета, сметы затрат.
• 3. Разработка сетевого плана-графика мероприятий по подготовке выставки.
• 4. Разработка и утверждение тематического и экспозиционного планов.
• 5. Разработка пакета документов для участников: форма договоразаявки на участие. Информационное письмо, прайс-листы на услуги организации участия, персональные приглашения и т. д. В них условия участия, регламенты, требования к экспонатам — все должно быть сформулировано однозначно, точно. Должна быть предусмотрена электронная регистрация и взаимодействие с будущими участниками. Добавим, что подобные документы для участников из зарубежья должны оформляться либо на международном английском, либо на языке страны-участницы.
• 6. Утверждение плана экспозиционных площадей и их размеров под выставку.
• 7. Разработка рекламной кампании: задействованные виды рекламы, набор и содержание рекламных материалов и сообщений, частота и каскадность их демонстрации (особенно за неделю-две до начала работы выставки), тут же прописанный акцент на директ-рассылку. Расчет бюджета рекламной компании, уровень охвата заинтересованных секторов населения и бизнеса и т. д.
• 8. Регистрация заявок, контроль денежных поступлений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок и предоставляемых площадей с участниками.
• 9. Разработка единого художественного дизайн-проекта выставки.
• 10. Разработка технорабочего проекта выставки (с подробными схемами водоснабжения, телекоммуникаций, электроснабжения, участками строительства и монтажа).
• 11. Разработка плана пожарной, санитарной, технической безопасности, антивандальной, антитеррористической компоненты. План действий в рамках обеспечения информационной безопасности и охраны интеллектуальной собственности.
• 12. Подготовка, составление и издание каталога выставки.
• 13. Подготовка рекламных материалов, буклетов, приглашений, входных билетов, ознакомительных и информационных путеводителей по выставке.
• 14. План строительных работ.
• 15. План монтажных и сборочных работ.
• 16. Комплектование выставки экспонентами и экспонатами. Проводится в режиме двусторонних коммуникаций об условиях участия, особенностях размещения стендов и экспонатов, дополнительных услуг по монтажу, рекламе, дизайн-оформлению, участию в основных мероприятиях, затребованию подробной информации об экспонатах и экспонентах на предмет построения маршрутов, экскурсий, целевых посещений и перспектив награждения.
• 17. Подготовка и инструктаж обслуживающего персонала: гиды, переводчики, пресс-служба, группа встречающих, консультанты, стажеры, группы сопровождения.
• 18. Разработка программы основных мероприятий и графика их проведения с ответственными лицами.
• 19. Рассылка приглашений.
• 20. Организация продажи входных билетов.
• 21. Организация заезда участников, учет и размещение.
• 22. Координация работ по завозу, транспортировке, растаможке и монтажу экспонатов.
• 23. Утверждение и обеспечение режима работы, дифференцированного под отдельные группы посетителей. Организация движения потоков посетителей. Инструктаж обслуживающего персонала по работе с посетителями. Инструктаж специалистов экспозиций.
• 24. Сдача выставки приемной комиссии. Подписание акта приемки.

Вот такова структура рабочего плана выставки. Этот документ представлен перечисленными разделами. И его «листинг» может варьировать в значительных рамках. Так, со слов В. Г. Петелина, пятилетний план подготовки Всемирной универсальной выставки в Португалии (Лиссабон) «Экспо—98» имел несколько томов документации (планы мероприятий, сметы, диаграммы, графики, табличные перечни — вот компоненты этого непростого в разработке и исполнении документа). Степень подробности плановых документов — на усмотрение дирекции. Искусство планирования — это нахождение оптимума в степени детальности и подробности формирования заданий и распределения ответственности всем организаторам выставки.

Давайте рассмотрим следующий плановый документ — Тематический план выставки. Это систематизированный перечень экспонатов с указанием их основных характеристик. Он определяет фактографические и семантические описания экспозиций, разделов и подразделов выставки. Отвечает на вопрос: что будет являться объектами показа? В то же время он задает условия, необходимые для достойного показа: размеры площадей для демонстрации, высоту потолков, угол обзора, виды энергообеспечения для демонстрации, требования безопасности при показе, возможности моделирования деятельности экспоната и показа с помощью виртуальных средств.

На основании тематического плана разрабатывают тематико-экспозиционный план с указанием формы показа.

Современные электронные средства позволяют создавать одновременно и тематический и тематико-экспозиционный план. Два этих документа называют еще сценарием, а также экспозиционным планом.

После завершения компоновки этого основного документа по разделам выставки его корректируют, рассматривают на заседании оргкомитета и рассылают участникам для согласования, подготовки экспонатов и формированию рекламной информации.

Не позже чем за 2 месяца (для рядовой выставки) до открытия тематический план передается в проектно-оформительское бюро (фирму) для выполнения подряда на проектно-дизайнерские и оформительские работы. Этот подряд называют «художественное оформление выставки». Результатом этих разработок является художественный проект. Его цель — создать в определенном архитектурном пространстве из экспонатов и художественных материалов единый выставочный ансамбль, увязав его с целями выставки. Проект доложен гармонично сочетать разные экспонаты, рекламные и пристендовые материалы. В этом проекте сочетаются архитектурные основы, дизайн помещений, художественные основы, в том числе цветовые решения. Проект должен учитывать современные материалы и формы художественных и дизайнерских решений.

Первым этапом разработки художественного проекта выставки является эскизный проект — он может быть разбит на ряд зон (например, по вертикали: 1 м от пола, от 1 до 1,7 м, от 1,7 до 4 м). И, конечно, необходим план размещения разделов и экспонатов с намеченными маршрутами.

При создании эскизного проекта большое внимание уделяется искусству освещения! Важно умение реализовать в процессе проектирования возможности компьютерной графики и мультимедийных средств. Не менее важно оснастить ими выставочное пространство с демонстрациями в режиме нон-стоп основных мероприятий выставки.

Итак, к числу специальных (для данной отрасли сервиса — выставочной деятельности) планов можно отнести тематический и экспозиционные планы. Несмотря на вид этих документов — «план», относятся они не к планированию деятельности, а к проектированию. В таких планах доминируют не сроки работ и процессы, а содержание, идеи и задачи выставки. Уместно было бы воспользоваться хорошо забытой практикой планирования (проектирования) научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Там, в строгом соответствии с техническим заданием (в нашей лексике — это стратегия исследования), составлялись технические проекты, рабочие проекты и их гибриды — технорабочие проекты. В их рамках весьма успешно планировалась очень специфическая деятельность. Подробности проектирования см. в соответствующей главе пособия.

Надо добавить в заключение темы, что необходимым инструментом поддержки организационно-управленческой деятельности выставок является простенькая автоматизированная система класса управления ресурсами ERP — Enterprise Resours Planing.

Система позволяет обеспечивать эффективное управление основными средствами, финансовыми потоками, осуществлять планирование, контроллинг, управлять техническим обслуживанием, персоналом, всеми тремя проектами (тематический, экспозиционный, художественный), инвестициями, составлять отчетность под любым углом зрения, анализировать комплексные показатели деятельности, управлять связями с клиентами, заказчиками, участниками, соисполнителями, оптимизировать потоки посетителей, определять прямой и косвенный эффекты от выставки.