Доведение решения до сведения исполнителей

Данный этап имеет своей целью ознакомить исполнителей с содержанием управленческого решения. Непосредственно в органы внутренних дел управленческие акты вышестоящих субъектов могут поступать тремя основными способами:

• 1) Рассылка актов управления курьерской почтой — это основной способ получения документа секретариатами органов внутренних дел. Курьерская связь организуется в строгом соответствии с установленными правилами. Поступивший акт управления после регистрации докладывается начальнику органа внутренних дел и по его резолюции (письменному указанию) передается лицам, ответственным за организацию исполнения решения.
• 2) Рассылка текстов документов по каналам телефонной связи стала шире применяться (наряду с фототелеграфной) после внедрения факсимильных аппаратов и применения систем модемной связи. Данные технические средства не предназначены для передачи документов с грифом ограничения доступа. Факсограмма также подлежит учету
• (регистрации) и по мере наложения соответствующей резолюции начальника передается секретариатом лицу, ответственному за организацию исполнения данного документа.
• 3) Рассылка текстов документов по каналам электронной кабельной связи стала применяться с распространением более мощных персональных ЭВМ и с целью создания электронных баз управленческой информации. Электронный документ циркулирует в электронной сети, и программный продукт, обслуживающий эту сеть, создает электронную почту с системой допуска к «почтовым ящикам» пользователей. Электронный документ может обладать юридической силой, если орган внутренних дел имеет лицензию на право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи и при наличии соответствующих программно-технических средств.

В случае, когда в резолюции начальника органа внутренних дел указаны два и более лиц, ответственных за организацию исполнения решения, приобретает значение порядок и способ их ознакомления с документом. Последовательный способ ознакомления применяется, когда действия последующих исполнителей невозможны без организационных мер предшествующего исполнителя; это чрезмерно увеличивает время, необходимое на исполнение решения в целом. Параллельный способ ознакомления наиболее продуктивен и имеет несколько вариантов: копирование оригинала документа для каждого исполнителя; создание соответствующих выписок для каждого из них; проведение инструктивного совещания с исполнителями с одновременным обсуждением вопросов, связанных с организацией исполнения управленческого решения.