Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ)

Лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

В соответствие с ч. 5 ст. 325 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.

К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске. Так сказано в абз. 2 п. 3 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утв. постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455. Однако Верховный Суд РФ решением от 18.03.2009 № ГКПИ09−92 признал недействующим со дня вступления решения суда в законную силу указанную выше норму Правил в части, предусматривающей условием оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно членам семьи работника период нахождения работника в отпуске. Соответственно, постановлением Правительства РФ от 12.08.2009 № 659 слова «в период нахождения работника в отпуске» из второго абзаца п. 3 Правил исключены.

Это решение ставит ряд вопросов, которые, в свою очередь, также требуют разрешения. Во-первых, до наступления права на оплату проезда у самого работника оно не может возникнуть у членов его семьи, тем самым право членов семьи уже связано с отпуском самого работника. Во-вторых, законодатель во всех случаях оплату проезда членам семьи связывает с местом проведения отпуска самим работником, что также связывает право членов семьи с отпуском работника: пока работник не выехал во время отпуска в определенное место, членам его семьи оплачивать проезд некуда. В-третьих, законодатель (ст. 325 ТК РФ) определяет выплаты на оплату проезда как целевые и ограничивает их двухгодичным сроком. Соответственно, после истечения двухгодичного срока у работника, утрачивается право и у членов его семьи. В-четвертых, договорные отношения у работодателя имеются только с работником, но не с членами его семьи, а решение Верховного Суда РФ от 18.03.2009 № ГКПИ09−92 дает основание членам семьи требовать оплату проезда и после прекращения трудовых отношений между работодателем и работником. Понятно, что работодатель заинтересован в хорошем отдыхе работника и может понести дополнительные расходы, чтобы дать ему возможность общаться с членами семьи во время отпуска, но почему он должен за счет своих средств удовлетворять потребности членов семьи работника независимо от самого работника, неясно.

В тех случаях, когда работнику не предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, необходимый для проезда к месту использования отпуска и обратно, выезд и возвращение могут приходиться на выходные и праздничные дни, ближайшие к отпуску. Кроме того, выезд может производиться в нерабочее время (в период ежедневного отдыха) в день, непосредственно предшествующий отпуску или выходным дням перед отпуском.

Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.

В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т. д.

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации.

Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию.

Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

• а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
  • — железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • — водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • — воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • — автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
• б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
• в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

В случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом, на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

• а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
• б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
• в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
• г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа.

Судебная практика признает, что в случае утраты авиабилетов могут быть представлены их копии, выданные авиаперевозчиком.

Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. Учитывая, что согласно ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, автомобиль может принадлежать любому из супругов независимо от того, на имя кого из супругов он приобретен либо на имя кого или кем из супругов внесены денежные средства (см. письмо Минздравсоцразвития России от 20.10.2008 № 1501−13).

В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов.

Трудовое законодательство не содержит положений в части ограничения периода нахождения работника в пункте остановки по пути следования от места использования отпуска к постоянному месту жительства. В связи с этим в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, решается администрацией организации на основании объяснительной записки работника и предоставленных проездных документов.

В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами.

При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией.

В случае использования отпуска на территории Украины или Республики Беларусь основанием для компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа являются проездные документы и справка транспортной организации о стоимости перевозки по территории РФ.

Справка о стоимости перелета должна быть представлена транспортной организацией, осуществившей перевозку. При ее отсутствии расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транспортной организации, но минимальному тарифу в салоне экономического класса (см. письмо Минздравсоцразвития России от 20.10.2008 № 1501−13).

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за две недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

• а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
• б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
• в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
• г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
• д) маршрут следования;
• е) примерная стоимость проезда.

Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск.

Для окончательного расчета работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить организации отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией.

Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.

Компенсация расходов работнику организации предоставляется только по основному месту работы.

Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета.

Правила не восприняли действовавшую до их принятия норму п. 39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утв. приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2, ограничивавшую количество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию стоимости проезда и провоза багажа, двумя членами семьи.

Выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Согласно ст. 325 ТК РФ право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска и на другие отпуска (по беременности и родам, по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, учебные отпуска и др.) не распространяется.

В соответствии со ст. 260 ТК РФ перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя. Сам же отпуск по уходу за ребенком не дает права на оплату проезда к месту его проведения за счет средств работодателя.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

В случаях, когда с работником расторгается трудовой договор и он не возвращается на работу в северный район, окончательный расчет по расходам на проезд к месту проведения отпуска производится на основе документов, присланных работником работодателю. При отсутствии разногласий работодатель обязан перечислить работнику причитающиеся ему суммы по новому месту жительства.

В настоящее время в Минздравсоцразвития России ведется работа по анализу и обобщению поступающих писем от организаций, финансируемых из федерального бюджета, в целях подготовки официального разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил в соответствии с п. 3 постановления Правительства РФ от 12.06.2008 № 455. Некоторые особенности применения Правил разъяснены в письме Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 № 194−13.

Компенсация расходов стоимости проезда пенсионерам, являющимся получателями трудовой пенсии по старости и по инвалидности, к месту отдыха на территории РФ и обратно один раз в два года осуществляется в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 34 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520−1). Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионерам, являющимся получателями трудовых пенсий по старости и по инвалидности и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, к месту отдыха на территории Российской Федерации и обратно утверждены постановлением Правительства РФ от 01.04.2005 № 176. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.08.2008 № 408Н утверждены разъяснения о применении этих Правил, касающиеся, в частности, сочетания двух видов компенсации расходов пенсионеров (предоставление проездных документов и возмещение фактических затрат), определения двухгодичного периода, за который производится компенсация расходов; порядка обращения граждан с заявлением о компенсации расходов. В приложении к документу содержатся рекомендуемые формы заявлений о предоставлении компенсации.