Информация в системе современной логистики

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах.

Логистическая информация — это целенаправленно собираемая совокупность знаний о фактах, явлениях, событиях, представляющих интерес и подлежащих регистрации и обработке для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия^[1].

Информационный поток — это совокупность сообщений, циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой, необходимых для управления и контроля логистических процессов.

Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Информационные потоки классифицируются: в зависимости от вида связываемых потоком объектов — горизонтальный и вертикальный; в зависимости от места прохождения — внешний и внутренний; в зависимости от направления по отношению к логистической системе — входной и выходной.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или отставать от него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным (такие преобладают в системах толкающего типа), так и в противоположную.

(характерны для систем вытягивающего типа). Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком поступает информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки грузов по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; регулируя скорость передачи данных в соответствии с уровнем их срочности (приоритетности), а также режимом работы их источников и приемников; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельных узлов преобразования данных или участка пути.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. За единицу количества принята двоичная единица — бит или байт. В практике хозяйственной деятельности информация измеряется преимущественно количеством обрабатываемых или передаваемых документов, более точно — суммарным количеством документострок.

Информация в сочетании с оптимальными методами принятия решений является мощным производственным фактором. Благодаря ее эффективной обработке и использованию могут существенно сократиться расходы иа складирование, достигнуто лучшее управление запасами, достигнута согласованность действий поставщика и потребителя, произведена эффективная замена запасов готовой продукции необходимыми запасами соответствующих полуфабрикатов и сырья (экономятся оборотные средства, снижаются складские расходы), ускорена транспортировка за счет согласованности всех звеньев транспортной цепи и т. и. Примером негативного влияния недостатка своевременной информации или ее ненадежности является накопление избыточных запасов материальных ценностей, поскольку недостаточная информированность потребителя о возможностях их получения, так же как и поставщика о существующем спросе, обычно вызывает желание подстраховаться.

Информационная логистика (information logistics) — область логистики, изучающая и решающая проблемы организации и рациональной интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах.

Логистическая информационная система (ЛИС) — объединенная информационными потоками структура, состоящая из персонала, средств вычислительной техники, средств регистрации, передачи и отображения данных, необходимых баз данных (справочников), компьютерных программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), используемая организацией для управления ее логистической системой. По характеру взаимодействия с окружающей средой данные системы относятся к классу открытых.

ЛИС при квалифицированном построении и использовании позволяет органически объединить все логистические подсистемы организации, включая заготовительную, внутрипроизводственную, распределительную логистику и т. д., т. е. создать общий информационный каркас, на который монтируются все элементы логистической системы.

Данные — это информация, представленная в формализованном виде, пригодном для автоматизированной обработки. Данные формируются в группы, образуя компоненты баз данных. Их наименьшим компонентом является элемент данных — информационный объект, определяемый его наименованием и совокупностью описывающих его значений (величин). Объектом может быть процесс, явление, предмет, страна и т. д.

Совокупность элементов данных, которая описывает рассматриваемый объект, именуется записью (например, изделие — его номер, наименование, размеры, стоимость, материал, из которого оно изготовлено). Для передачи данных последние формируются в блоки данных. Для хранения они компонуются в файлы, каталоги, массивы, таблицы, списки.

Файл — это набор информации, рассматриваемый как единое целое, имеющий свое имя и являющийся основным элементом хранения данных. Расположение и структура данных в файле, включая размер и последовательность компонентов, определяются принятым его описанием. В файл добавляются новые и стираются ненужные записи. Каждый файл состоит из атрибутов и содержимого. К атрибутам в первую очередь относятся его имя, тип содержимого, дата и время создания, фамилия создателя, размер файла, условия предоставления разрешений на его использование, метод доступа к нему.

База данных (БД) — совокупность текстовых и (или) цифровых данных, систематизированных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования исходной информацией. БД как правило, представляет собой несколько групп специальным образом организованных файлов. Для работы с БД используется система управления базой данных (СУБД). Основные характеристики базы данных задаются совокупностью требований, определяемых представлениями пользователей о необходимой им информации. Каждая из отдельно рассматриваемых баз данных одновременно может обслуживать тысячи пользователей. Все большее распространение получают распределенные базы данных и создаваемые на их основе информационные хранилища. Создание распределенных баз данных требует их тиражирования, копирования всех изменений, вносимых в одну из частей распределенной базы. Данные в базе располагаются таким образом, чтобы их можно было легко найти и обработать. Эти задачи выполняются системой управления базой данных.

Хранение данных — процесс обеспечения целостности, доступности и защищенности данных. Хранение данных является одной из главных функций информационной системы, т. к. потеря либо искажение данных может иметь тяжелые последствия, поэтому применяется множество технологий хранения и восстановления данных, основной из которых является их резервирование.

Передача данных — процесс транспортирования данных из одной информационной системы в другую.

Обработка данных — процесс выполнения последовательности операций над данными. Она выполняется в соответствии с вводимым через интерфейс заданием пользователя, либо в соответствие с имеющейся в ЛИС прикладной программой. Обработка может осуществляться в одной либо нескольких информационных системах, работающих параллельно. В последнем случае происходит распределенная обработка данных.

Архитектура информационной системы характеризует ее общую логическую структуру, аппаратное обеспечение, программное обеспечение (ПО), описывает методы кодирования информации (представления данных последовательностью символов). Архитектура определяет также интерфейс пользователя с системой.

Аппаратное обеспечение (hardware) — комплекс электронных, электрических и механических устройств, входящих в состав информационной системы или сети.

Программное обеспечение (software) — комплекс компьютерных программ, обеспечивающий обработку или передачу данных, а также разработку новых программ.

Программное обеспечение совместно с аппаратным обеспечением являются важнейшими характеристиками информационных систем и сетей. Оно характеризуется функциональностью, качеством, размерами.

Функциональность представляется целями, которые должны быть достигнуты, типами используемых данных и результатами, которые необходимо получить.

Качество программного обеспечения характеризуется скоростью обработки данных, отсутствием тупиковых ситуаций, поведением при возникающих отказах.

Размеры программного обеспечения определяют сложность используемой системы, объем и типы ее запоминающих устройств, затраты на обслуживание.

По видам выполняемых функций программное обеспечение делится на классы: системное, ядром которого является операционная система; прикладное, представленное комплексом прикладных программ; инструментальное программное обеспечение, предназначенное для разработки программ всех видов, сетевое (если информационная система входит в сеть).

К системному программному обеспечению относятся: операционные системы, операционные оболочки, операционные среды.

Операционная система — комплекс программ, обеспечивающий в информационной системе выполнение других программ, распределение ресурсов, планирование хода вычислительного процесса; вводвывод и управление данными.

Операционная оболочка — комплекс программ, ориентированных на определенную операционную систему и предназначенный для облегчения диалога между пользователем и компьютером.

В настоящее время функции операционной системы и операционной оболочки совместились в так называемых операционных средах типа Windows. Данная операционная среда существенно расширила возможности пользователя в процессе работы в диалоговом режиме.

Прикладное программное обеспечение — специальные профессионально ориентированные программные средства, направленные на решение узкоспециализированных задач. В эту группу входят, в частности, системы управления базами данных, программы-планировщики, электронные таблицы, текстовые редакторы, деловая и презентационная графика.

Интерфейс пользователя — система взаимодействия человека с информационной системой.

Платформа — функциональный блок, интерфейс и услуги которого (определяются стандартом, вводимым международной организацией или группой производителей) являются базой для размещения на нем процессов, объединенных какой-либо целью. Благодаря платформе размещенные на ней процессы могут использовать те функции, которые выполняют протоколы и операционные системы, составляющие архитектуру платформы. Характеристики платформы подбираются таким образом, чтобы иметь возможность использовать ее для решения необходимого круга прикладных задач.

Две и более взаимодействующие друг с другом информационные системы и соединяющие их каналы связи образуют информационную сеть.

Канал связи — средство или путь, по которому передаются сигналы или данные.

Наряду с информационной сетью различают коммуникационную сеть, часто именуемую также сетью передачи данных. На базе коммуникационной сети может быть построена не только одна, но и группа информационных сетей. Главной задачей коммуникационной сети является доставка адресатам без ошибок и искажения блоков данных, которые при этом не должны терять своей целостности. Важными в сети являются также операции по предотвращению перегрузок, больших очередей и переполнения буферов систем. С этой целью происходит управление потоком данных. На основе интеграции обработки и передачи данных строятся интеллектуальные сети. Наряду с многопрофильными сетями распространение получают сети, предназначенные для выполнения определенных целей. Например, сеть Hermes, созданная Европейским объединением железных дорог; сеть Aeronet — информационная сеть Международного общества связи для авиации.

Высокопроизводительные коммуникационные сети называются базовыми сетями. Примером такой сети является сеть TWBNET (Transcontinental Wide Band NET work) — Трансконтинентальная широкополосная сеть.

Коммуникационные сети подразделяются на корпоративные и государственные.

В зависимости от покрываемой территории различают локальные, территориальные, глобальные и смешанные сети.

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) — это сеть, информационные системы которой расположены на небольшом расстоянии друг от друга. Она охватывает небольшое пространство, чаще всего здание. Большие локальные сети именуются корпоративными сетями.

Территориальная (региональная) сеть охватывает большое пространство — район, область, регион, страну, группу стран. В том случае, когда она охватывает континенты, используется определение глобальной сети.

Глобальная сеть — это сеть, расположенная в нескольких странах.

Информационная логистика обеспечивает две стороны управления общим логистическим процессом: оптимизацию и интеграцию каждого основного и его обслуживающих потоков по горизонтали, синхронизацию и интеграцию процессов управления по вертикали.

Интеграция информационных потоков означает, что любая информация подготавливается и записывается в базу данных только один раз, причем она может использоваться для разных целей, т. е. информационные процессы взаимодействуют через посредство единой базы данных.

Горизонтальная интеграция позволяет органично связать материальные потоки с общей системой управления на уровне организации, т. е. управление потоками становится органически встроенным в ее общесистемный менеджмент. В частности достигается эффективная координация всех функций управления. В идеальном случае это позволяет добиться того, что ни одно решение, касающееся логистики, не может быть принято и реализовано без соотнесения с общей стратегией и целями организации, в том числе текущими.

Вертикальная интеграция логистической информационной системы заключается в связи и воздействии друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, от стратегического до оперативного.

Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми — сверху вниз, так и обратными — снизу вверх связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации, связанной с его логистической деятельностью и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.

Документписьменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов (например, совершения логистической операции), имеющих юридическое значение.

Выделяют первичные документы (путевой лист, товарно-транспортная накладная и т. п.) и вторичные документы (журнал учета приходных ордеров и др.). Для первичных документов обязательны следующие реквизиты: наименование, дата составления, наименование организации, от имени которой был составлен документ, содержание отображаемой операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения, личные подписи указанных лиц.

Маршрут документа — путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот может трактоваться как движение документов в организационном пространстве (образовано подразделениями предприятия, его подрядчиками и логистическими партнерами) и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Она рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Информационные технологии — совокупность производственных и программно-технологических средств, а также методов, обеспечивающая сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации при соблюдении требований снижения трудоемкости информационных процессов, повышения их надежности и оперативности.

Информационные ресурсы — эго отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Они могут быть государственными и негосударственными и как особый вид имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством Российской Федерации. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.

Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного доступа. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является ее документирование.

• [1] Хотя здесь и далее речь идет о предприятии как объекте логистики, большая частьсодержания справедлива для логистических систем других уровней.