Основные этапы проведения делового совещания

Задачи деловых совещаний. Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей. Необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность. Наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность. Поэтому и возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. 6].

Рассмотрим этапы проведения делового совещания на примере филиала ОАО «МРСК-Центра» — «Костромаэнерго».

Виды деловых совещаний на предприятии выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и другие.

Этап 1. Определение цели совещания и повестки дня.

Цель выглядит как принятие конкретного решения (чаще всего целью делового совещания выступает контроль за деятельностью сотрудников, мобильность и планирование). Поэтому этот результат формулируют заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее пройдет совещание и результат будет достигнут. В процессе определения цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить совещание другой формой решения вопроса?

Повестка дня подготавливается заранее. Участники совещания должны быть ознакомлены с предстоящим обсуждением, необходимыми материалами, чтобы иметь возможность обдумать решение. Причем, каждый пункт повестки дня должен иметь собственную цель-результат. Кроме вопросов повестки дня, участники совещания информируются о времени, отведенном на обсуждение каждого вопроса.

Этап 2. Определение времени проведения и количества участников.

Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных) проводятся в понедельник во второй половине дня. Круг участников выбран таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6−7 человек (начальник РЭС, главный инженер, мастера ОУЭиОП и ОМиВК, оперативный персонал). Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания поручают тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме.

Этап 3. Организация места проведения.

Заранее предугадывается, насколько это возможно, совместимость участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты говорящего. Расположение стола показано в приложении (рис. 3). Нередко на совещаниях осуществляется «телемост» с главным управлением из Костромы, Белгорода и Москвы.

Этап 4. Проведение совещания: продолжительность и регламент.

Деловое совещание имеет некоторые компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность не превышает 45 минут (чаще всего 15−30 минут). Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени.

Деловое совещание имеет регламент выступлений. Следит за соблюдением регламента председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников.

Этап 5. Протокол совещания.

Составляется официальный документ, фиксирующий основные этапы совещания, фамилии выступающих, предложения и принятые решения. На основании протокола, руководитель вправе требовать исполнения принятых решений.

Этап 6. Анализ подготовки и проведения совещания.

Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов (если они имели место)? Эффективно ли было потрачено время совещания?

Основные ошибки, которые допускают при проведении деловых совещаний: допускают невнимание, высоко оценивают работу только лучших сотрудников, отказываются от личной ответственности, не придерживаются общих правил.