Оформление документов по аттестации кадров

Аттестация — это процесс, результатом которого является объективное заключение об уровне (квалификации) работника, сделанное на основании сопоставления современных требований с достигнутыми результатами; сравнения выводов самодиагностики специалиста и объективного изучения, измерения, анализа и оценки его профессиональной деятельности.

Аттестация проводится периодически (1 раз в 3 — 5 лет). Конкретная периодичность должна быть определена в локальном Положении об аттестации персонала. При установлении периодичности проведения аттестации рекомендуется определить дату начала течения этого срока с момента издания руководителем приказа (распоряжения) о проведении аттестации (см. Приложение 9) или же с даты, указанной в приказе (распоряжении).

Цели проведения аттестации:

• — административные: проверка квалификации и деловых качеств работника, определение уровня его профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности и получение объективной информации для пересмотра оплаты труда, повышения/понижения в должности, перевода на другую работу, увольнения и т. д.;
• — оценка качества управленческой деятельности (получение объективной информации для оценки качества управления организацией);
• — предоставление работникам обратной связи (оценка степени их профессионализма, соответствия требованиям организации), использование обратной связи как инструмента мотивации и прояснения требований;
• — развитие сотрудников (определение целей развития и областей приоритетного обучения);
• — совершенствование процесса управления персоналом (дополнительный метод контроля за работой персонала, способ поддержания установленных стандартов деятельности, выяснение причин неудовлетворительной работы).

Срок, который отводится на проведение аттестации до установления итогов (от начала). Этот срок устанавливается каждой организацией самостоятельно, исходя из штатной численности, состава аттестационной комиссии и количества этих комиссий, квалификационного состава аттестуемых и других факторов.

У инспектора по кадрам на оформительские моменты (составление графика, сбор материала, заполнение аттестационных листов, протокола заседания комиссии, вплоть до составления отчета о результатах аттестации) отводится 0,76 чел./час по каждому работнику. Это время не учитывает работу аттестационной комиссии, т. е. собственно проведение аттестации.

Оптимальным можно считается срок 3−6 месяцев, в течение которого должна проводиться аттестация. Однако эти сроки могут существенно различаться на предприятиях (в организациях) в зависимости от численности работников, подлежащих очередной аттестации, и количества действующих аттестационных комиссий. Если численность аттестуемых работников до 50 человек-эта работа может быть проведена менее чем за 3 месяца.

Графики проведения аттестации составляются отделом кадров совместно с руководителями структурных подразделений предприятия (организации) исходя из общей численности работников, включаемых в очередную аттестацию, сроков проведения аттестации, также с учетом времени, необходимого для аттестации одного человека. В графике проведения аттестации рекомендуется указывать: наименование подразделения, в котором работает аттестуемый; фамилию, имя, отчество аттестуемого; должность аттестуемого; дату проведения аттестации; дату представления в аттестационную комиссию необходимых документов; должность, ФИО работников, ответственных за подготовку документов.

При составлении графика проведения аттестации следует предусматривать вначале аттестацию работников подразделений предприятия (организации), а затем возглавляющих их руководителей. Это способствует более полному анализу деятельности подразделений в целом, всесторонней и объективной оценке результатов работы, как руководителя, так и подчиненных ему исполнителей, определению путей совершенствования их труда. Члены аттестационных комиссий проходят аттестацию на общих основаниях. Их аттестация предусматривается в графиках проведения аттестации вместе с работниками тех подразделений, руководителями или специалистами которых они являются. Кроме того, в графики проведения аттестации включаются работники, которым была назначена повторная аттестация через год после прохождения очередной аттестации (т.е. работники, признанные по результатам аттестации, соответствующими занимаемым должностям при условии выполнения ими рекомендаций аттестационной комиссии), а также работники, у которых окончился срок освобождения от очередной аттестации.

Приказом о проведении аттестации согласно п. 8 Типового положения утверждаются сроки и график проведения аттестации, список аттестуемых, состав аттестационной комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии), перечень необходимых материалов на аттестуемых и порядок их представления.

Характеристика должна содержать полную и объективную оценку профессионально-деловых и личностных качеств аттестуемого работника, выполнения должностных обязанностей, результатов его практической деятельности. Аттестуемого работника необходимо ознакомить с характеристикой не менее чем за неделю до начала аттестации. Аттестационная комиссия назначается из числа руководящих работников предприятия, руководителей структурных подразделений, высококвалифицированных специалистов. В состав комиссии могут входить также представители работников и (или) общественных организаций — участников коллективных договоров (соглашений). При необходимости в организации может создаваться несколько аттестационных комиссий, специализация которых зависит от особенностей профессионально-квалификационного состава работников, подлежащих аттестации.

Аттестуемые работники могут вносить на рассмотрение нанимателя свои предложения, которые секретарь комиссии должен занести в специальную форму учета для их дальнейшего рассмотрения с целью определения необходимости и возможности практического использования. По результатам аттестации комиссией оформляется аттестационный лист или решение аттестационной комиссии (см. Приложение 14). Материалы аттестации в недельный срок после ее завершения передаются нанимателю для принятия соответствующих решений. Аттестационный лист и служебная аттестационная характеристика передаются в кадровую службу для хранения в личном деле аттестуемого.

От аттестации освобождаются:

• — лица, проработавшие в данной должности, либо по данной профессии менее одного года;
• — выпускники дневных учебных заведений в течение первого года работы после окончания учебы;
• — беременные женщины;
• — работники, находящиеся на длительном излечении;
• — женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, в течение первого года после выхода их на работу.

Подготовку к аттестации осуществляет кадровая служба нанимателя при участии руководителей структурных подразделений, представителей работников (например, профсоюза) и (или) общественных организаций.