Инвентаризация медицинского имущества

Инвентаризация медицинского имущества как самостоятельная форма контроля проводится по приказу руководителя организации внутренней проверочной комиссией один раз в год, по состоянию на 1 января. Начальники вышестоящих органов управления медицинской службы могут, исходя из обстановки, уточнять сроки проведения инвентаризации по службе, как правило, совмещая их со сроками представления установленной отчетности (отчета-заявки). Инвентаризация может также проводиться по приказу вышестоящих начальников.

Кроме того, инвентаризация медицинского имущества обязательна при:

• — приеме и сдаче должности материально ответственными лицами, а также при убытии их в отпуск;
• — приеме и сдаче дел и должности начальником медицинской службы учреждения ВСМК;
• — реорганизации или ликвидации организации;
• — в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий;
• — проверке деятельности и документальной ревизии.

Срок проведения инвентаризации определяется в приказе по учреждению. Для небольших формирований он не должен превышать 5 дней, для лечебных учреждений — 10 дней, медицинских складов — 20 дней.

Инвентаризация медицинского имущества включает:

• — проверку фактического наличия медицинского имущества в подразделениях, аптеках и на складах воинских частей;
• — сличение данных фактического наличия имущества с учетными данными, выявление недостач, излишков и пересортицы предметов медицинского имущества;
• — проверку качественного (технического) состояния и комплектности медицинского имущества и техники.

При инвентаризации проверяется и организация поверки средств измерений, применяемых медицинской службой, соблюдение сроков годности лекарственных, перевязочных и других средств.

Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственных лиц, за которыми закреплено проверяемое имущество. Общее руководство и контроль за проведением инвентаризации возлагается на руководителя организации. Непосредственная ответственность за организацию проведения инвентаризации медицинского имущества в учреждении возлагается на начальника медицинской службы, в госпитале — на начальника аптеки, на медицинском складе — на заместителя начальника склада. Состав внутренней проверочной комиссии, ежегодно отдается приказом руководителя организации за месяц до начала календарного года. На время проведения инвентаризации председатель и члены комиссии освобождаются от исполнения своих служебных обязанностей.

Внутренняя проверочная комиссия при проведении инвентаризации медицинского имущества имеет право:

• — проверять в подразделении, аптеке, на складах наличие, качественное (техническое) состояние и условия хранения медицинского имущества;
• — проверять все документы, книги учета материальных средств, отчеты и служебную переписку по вопросам медицинского снабжения;
• — требовать от начальника медицинской службы и других должностных лиц предоставления необходимых справок и объяснений по проверяемым вопросам;
• — при обнаружении злоупотреблений изымать подлинные документы и прилагать их к акту инвентаризации медицинского имущества.

Председатель и члены комиссии несут ответственность за подписание акта инвентаризации, содержащего данные не соответствующие действительности.

Итоги инвентаризации объявляются в приказе руководителя организации с указанием положительных сторон в работе, выявление недостатков и мероприятий по их устранению.

В подготовительный период к проведению инвентаризации медицинского имущества проводятся следующие мероприятия:

• — заканчивается и документально оформляется прием имущества, поступившего перед инвентаризацией;
• — из аптек выдается имущество в подразделения с расчетом их обеспечения на период инвентаризации;
• — медицинское имущество в материальных комнатах аптек и на складах систематизируется и располагается в порядке, обеспечивающем быстрое и точное снятие остатков;
• — заканчивается обработка всех первичных учетных документов;
• — подводятся итоги в книгах учета по движению медицинского имущества за период от последней плановой инвентаризации;
• — проводится сверка учетных данных аптеки по инвентарному имуществу с данными учета подразделений.

Комиссия разрабатывает план ее проведения, с указанием в нем всех объектов, подлежащих инвентаризации, времени начала и окончании работы по каждому объекту, вопросов, подлежащих проверке, времени представления акта снятия остатков по каждому объекту, а также акта инвентаризации на утверждение командиру части. План подписывается председателем комиссии, согласовывается с заместителем руководителя и начальником медицинской службы учреждений и утверждается руководителем организации.

Перед началом инвентаризации руководителем проводится инструктаж членов внутренней проверочной комиссии о целях и задачах предстоящей инвентаризации, порядке работы комиссии, правах, обязанностях и ответственности всех членов комиссии. Членами инвентаризационной комиссии изучаются приказы, директивы, уставы, положения и другие руководящие документы, регламентирующие работу с медицинским имуществом, учету и отчетности. Также изучаются акты и материалы предыдущей инвентаризации.

Подготавливаются и оформляются рабочие тетради в двух экземплярах для записей результатов инвентаризации по каждому проверяемому объекту. Один экземпляр вручается материально ответственным лицам, другой — членам комиссии.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица расписываются в инвентаризационных описях в разделе «Расписка», о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или несписанных в расход ценностей не имеется.

Перед началом инвентаризации материальные комнаты аптек, хранилищ и помещений, где содержатся материальные средства, опечатываются личной печатью председателя инвентаризационной комиссии, а также печатью материально ответственного лица.

С началом инвентаризации временно прекращается работа аптеки (склада) по выдаче и приему медицинского имущества. В отдельных случаях эти операции могут осуществляться только по распоряжению начальника медицинской службы учреждения в присутствии комиссии.

Инвентаризация начинается с проверки правильности показаний весоизмерительных приборов и своевременности их поверки (наличие пломб, клейм). Затем проверяется состояние учета медицинского имущества. Медицинское имущество пересчитывается (взвешивается, перемеривается), одновременно проверяется соответствие его качественного (технического) состояния и комплектности учетным данным.

Проверке подлежит вся номенклатура. Имущество упакованное в тару, проверяется на количество и качество путем вскрытия тары. Не поврежденная заводская упаковка вскрывается выборочно с обязательной проверкой 10−15% мест. Ядовитые, психотропные и наркотические лекарственные средства пересчитываются во всех случаях и полностью.

В конце рабочего дня сверяются соответствие записей и итогов проверки за день в заранее заведенных тетрадях. Результаты сверки свидетельствуются подписями: в тетради материально ответственного лица — представителем внутренней проверочной комиссии, а в тетрадях представителя комиссии — материально ответственного лица.

Во всех случаях обнаружения злоупотреблений со стороны материально ответственного лица, или незаконного расходования, председатель комиссии обязан немедленно приостановить незаконные действия и доложить руководителю организации.

На основании доклада руководитель назначает административное расследование или возбуждается уголовное дело в целях выявления причин обнаруженных нарушений и виновных в этом лиц.

По номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом (по каждому объекту инвентаризации) оформляется инвентаризационная опись. Она подписывается председателем, членами внутренней проверочной комиссии и материально ответственными лицами.

Выявленные факты недостач и излишки медицинского имущества оформляются ведомостью расхождений по результатам инвентаризации.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления инвентаризационных описей, оформляется акт о результатах инвентаризации. Акт подписывается председателем и членами комиссии, утверждается командиром воинской части, после чего регистрируется в финансовом органе учреждения.

В акте отражаются:

• — результаты снятия остатков наличия и качественного состояния медицинского имущества по каждому подразделению (объекту инвентаризации);
• — условия хранения;
• — причины образования недостач и излишков;
• — состояние учета медицинского имущества;
• — мероприятия, которые необходимо провести для устранения выявленных недостатков;
• — положительные стороны в учете и хранении.

К акту о результатах инвентаризации прилагаются все инвентаризационные описи, ведомости расхождений, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и др.

Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвентаризации, для проведения административного расследования, производится только с разрешения руководителя организации. На его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда направлен, где подшит. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета и заверяется печатью «Для пакетов».

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества, на основании приказа по учреждению и акта инвентаризации с приложением ведомости расхождений, записываются на приход. Недостачи — списываются с книг (карточек) учета и записываются начальником финансовой службы организации в книгу учета недостач.

В приказе руководителя организации, по итогам инвентаризации, указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом, выявленные недостатки и мероприятия по их устранению.

После разбора и анализа результатов инвентаризации, разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков, который утверждается начальником медицинской службы учреждения.