Официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка общения в сфере управления

Участниками делового общения являются органы и звенья управления — организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники делового общения зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.

Условия делового общения Актуальность информации для правильного принятия решения.

Достоверность (объективность) информации, непредвзятое отражение фактического состояния дел.

Убедительность (аргументированность) документа для формирования определенной реакции на него. (Пример, у Нестеровой 7 раз со служебной запиской).

Полнота (достаточность) информации. Недостаток информации — дезинформация. В разных документах допускается разная полнота (протокол краткий и полный).

Особенности официально-делового стиля.

«Коллективный субъект». Независимо от того, кто конкретно является составителем документа, его адресатом или руководителем, документ представляет организацию в целом.

Адресность информации, содержащейся в документе.

Повторяемость управленческих действий и ситуаций: «игра по правилам» — повторяемость управленческой информации.

Тематическая ограниченность в применении одних и тех же языковых средств. В отличие от других стилей языка (научного, разговорного, литературного и т. д.), деловой стиль характеризуется следующим:

Нейтральный тон изложения = официальный, неличный характер с дистанцией людей без эмоциональной и экспрессивной окраски.

Точность и ясность изложения для однозначного понимания, адекватности восприятия текста его автором и адресатом.

Лаконичность текста. Логичность структуры и содержания документа.

Этикет делового общения Этикет — это установленный порядок поведения где-либо.

Деловой этикет в сфере делового общения — вежливость, уважение к партнеру;

соблюдение определенной дистанции между сотрудниками разного уровня, служебного положения;

умение принимать решения и способность их выполнять.

Честность;

Умение говорить «нет», не задевая самолюбия партнера;

Терпимость к чужому мнению;

Умение признавать свои ошибки;

Умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

Так как деловое общение осуществляется в основном через документы, то деловой этикет находит в них свое отражение.

Обращение к личности адресата:

«Уважаемый господин (фамилия)».

«Уважаемый господин Президент».

«Уважаемый Игорь Иванович».

При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п.:

«Предлагаем Вашему вниманию», «Просим сообщить».

Правила делового поведения:

Не затягивайте с ответом;

Не пишите «отписок»;

Не пишите лишних слов;

Поблагодарите за ответ или действие;

Исключите местоимение «Я», «он» (не «мы выполним», а «нами будет выполнено»);

Не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

Деловой стиль предполагает употребление специальной лексики. Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин — слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации — это:

Отраслевая терминология;

Специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термины динамичны: меняется содержание уже имеющихся понятий, устаревают термины и уходят из обращения, появляются новые.

«дьяк», «писарь», «челобитная», «столбец» ушли;

«телеграмма», «телефонограмма», «факс» пришли.

Кроме того, имеются слова-синонимы, когда одно и то же понятие обозначается несколькими терминами. Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Например, анкета — вопросник. Договор — контракт — соглашение, хотя и можно отнести к полным синонимам, но они различаются практикой их употребления:

в трудовом законодательстве — трудовой договор (контракт);

в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами;

во внешнеторговых сделках — контракт, договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях.

Омонимия — совпадение по звучанию одного или нескольких терминов, различных по значению (пример: поле на бумаге и поле на земле, фаланга в армии, в медицине, в зоологии, ключ).

Профессионализмы — слова, которые становятся неофициальным заменителем термина (трансплантация и пересадка, карданное устройство — кардан и др.). Использование профессионализмов в деловой документации крайне не желательно!

Профессионально-жаргонная лексика — форма профессионального просторечия (студент — дневник, наличка — нал, безнал и т. д.) Использование этих слов не допустимо не только в письменной, но и в официальной устной речи!