Современные организационные формы службы делопроизводства. 
Регламентация основных задач и функции службы ДОУ

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационные работы, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Децентрализованная форма организации документационного оборота представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение данной организации создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Основными функциями документационной службы организации являются:

• — осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и информационно-справочной работы по ним;
• — организация своевременного рассмотрения поступающих на предприятии документов;
• — осуществление контроля за правильностью оформления, поставляемых на подпись руководителю документов; внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;
• — организация контроля за составом применяемых видов и форм документов;
• — регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений и регулярное информирование руководства о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;
• — организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
• — разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• — организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации;
• — разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
• — осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;
• — организация работы архива;
• — повышение квалификации работников службы ДОУ, секретарей руководителей организации и структурных подразделений, архива;
• — организация рабочих мест, в том числе автоматизированных, и условий труда работников службы ДОУ.