Документ. 
Юридическая сила документа. 
Функции и классификация документов

Понятие документа и его юридическая сила

Результатом документирования любой информации является, как правило, документ. Современное документирование сочетает традиционные способы фиксации информации (рукописный и машинописный) с искусственными (с помощью электронно-вычислительной техники). Способ фиксации информации определяет и выбор средств документирования. Это могут быть как простые инструменты, используемые для составления документа (карандаш, ручка), так и механические (электромеханические) средства, такие как магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника. Это могут быть также и средства электронно-вычислительной техники.

В зависимости от средств документирования различаются способы документирования:

• • текстовые;
• • кино-, фото-, видеодокументирование;
• • электронные.

Документ — от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство». Понятие «документ» имеет много определений, которые можно найти не только в государственном стандарте, но и в словаре и энциклопедии. При этом остается неизменным то, что как носитель информации документ выступает в качестве обязательного элемента взаимодействия внутри любой организации, предприятия, фирмы, а также между ними.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8−2013 документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого вида документа, является обязательным для придания ему юридической силы. Это применимо как к управленческим документам, так и к некоторым документам гражданско-правового характера, например, документарным ценным бумагам.

Юридическая сила документа в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8−2013 — это свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Признаки и свойства документа

К основным признакам документа относятся следующие.

• 1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа представляет собой выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами — составителями документа. Именно содержание документа определяет те правовые и хозяйственно-административные последствия, которые влечет создание такого документа.
• 2. Наличие материальной объективированной формы, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Следует отметить, что документ обязательно должен существовать в материальной форме, т. е. представлять собой информацию, закрепленную на материальном носителе. Произнесенная устно информация к документам не относится, хотя и может порождать правовые последствия.

3. Полнота информации, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик или проект приказа, не может быть признано полноценным документом с точки зрения наличия у него юридической силы. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

К основным свойствам документа относят следующие.

• 1. Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа — это содержание (мысли, идеи), материальная — это форма, которая служит для закрепления и передачи информации.
• 2. Функциональность — это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.
• 3. Структурированность документа. Структура есть тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях.