Учёт товарно-материальных ценностей в 1-С

Как правило, все товарно-материальные ценности поступают на склад. Учет ценностей на складе ведет работник, которого назначает руководитель (например, кладовщик). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Учет материалов на складе ведут в специальных карточках (форма N М-17), товаров — в журнале (форма N ТОРГ-18).

Для карточки учета материалов предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Бухгалтер заполняет карточку в одном экземпляре на основании приходного ордера (форма N М-4) или акта о приемке материалов (форма N М-7). Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер или вид материалов (например, отдельные карточки выписывают на кирпич, цемент, доски и т. д.). Затем карточку передают кладовщику.

Кладовщик должен фиксировать в карточке каждую операцию по приходу или расходу материала и заверять ее своей подписью.

Кладовщик сдает карточку в бухгалтерию после того, как она будет полностью заполнена (но не реже одного раза в месяц). К карточке прикладывают все документы по приходу и расходу материалов.

Если при заполнении карточки кладовщик допустил ошибку, можно сделать необходимые исправления. Все исправления должны быть заверены подписями как самого кладовщика, так и работника, которому были отпущены материалы.

Карточка должна храниться в архиве организации в течение 5 лет.

Бухгалтеру организации следует ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета товаров с данными, отраженными в журнале. Заполненный журнал сдается в архив организации и хранится там 5 лет.

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

• — в производство;
• — на другой склад;
• — в торговый зал.

При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма N М-8) или требование-накладную (форма N М-11).

При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

Бухгалтер оформляет карту на каждое наименование материалов в 2 экземплярах:

• — первый экземпляр передают потребителю материалов (например, в цех);
• — второй экземпляр передают на склад.

Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кладовщику. Кладовщик должен указать на всех экземплярах карты дату отпуска, количество отпущенных материалов, а также остаток лимита. После этого кладовщик расписывается в карте работника, получающего материалы. Работник, получающий материалы, расписывается в экземпляре карты, находящемся у кладовщика.

При заполнении карты в графе «Учетная единица выпуска продукции» указывают наименование готовой продукции, для выпуска которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

На основании карты бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 10.

— материалы переданы для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Как заполнить карту, покажет пример.

Требование-накладную оформляют, если в организации не установлено ограничения (лимита) на отпуск материалов со склада. Для требования-накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Требование составляет кладовщик, отпускающий материалы, в 2 экземплярах:

• — первый экземпляр остается на складе;
• — второй экземпляр передается работнику, который получает материалы.

На материалы разных наименований можно выписать общее требование-накладную.

Графу «Код вида операции» заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Заполняя графу «Учетная единица выпуска продукции», указывают наименование готовой продукции, для выпуска которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

В требовании можно указать номенклатурный номер материалов (графа «Номенклатурный номер»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004−93) или разработать собственные кодировки.

Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя графу «Единица измерения» («Код» /" Наименование"), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015−94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

Заполняя графу «Количество» («Затребовано» /" Отпущено"), не забудьте о том, что количество отпущенных материалов не должно превышать количество затребованных.

Оба экземпляра требования сдают в бухгалтерию. Бухгалтер должен заполнить графу «Корреспондирующий счет» и сделать соответствующие проводки:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 10.

— переданы материалы со склада для нужд основного производства;

Дебет 23 Кредит 10.

— переданы материалы со склада для нужд вспомогательного производства;

Дебет 29 Кредит 10.

— переданы материалы со склада для нужд обслуживающего производства;

Дебет 26 Кредит 10.

— переданы со склада материалы на общехозяйственные нужды;

Дебет 44 Кредит 10.

— переданы со склада материалы для обеспечения процесса продаж;

Дебет 10 Кредит 10.

— переданы материалы с одного склада на другой (проводка по субсчетам).

Требования-накладные должны храниться в архиве организации 5 лет.

При поступлении товарно-материальных ценностей на склад, на основании поступившей в бухгалтерию накладной, мы приходуем товар, разнося его в 1-С. ДокументыУчёт материаловПоступление материалов. В высветившемся приходном ордере мы выбираем вид поступления (как правилоэто поступление от поставщика), выбираем склад, на который приходуем материалы, наименование поставщика и договор, по которому происходит поступление. Заполняя табличную часть, мы выбираем из справочника Материалы необходимое наименование (если товар с такими характеристиками уже существовал) либо вводим новую позицию (если характеристики нового товара отличаются). Выбрав необходимую позицию, вводим её количество. И поскольку цена приобретения уже существует, то программа рассчитывает суммы, НДС и итоговую сумму. Сверяем с существующей накладной, полученной от поставщика и если суммы сходятся, то записываем накладную и проводим её.

При перемещении материалов, выбираем пункт меню Документы — Учёт материаловПеремещение материалов. Документ Требование-накладная. Выбираем вид перемещения. Если это складское перемещение, то выбираем склад, с которого происходит списание и склад-приёмник. Далее заполняем табличную часть, которая состоит из таких граф, как Материал, Вид МПЗ, Затребовано и Отпущено.

При выбытии ТМЦ, заполняем накладную, где отражаем склад, с которого происходит отгрузка, наименование получателя, вид отпуска материала (продажа, передача в переработку на сторону, возврат поставщику).

Инвентаризация материалов:

Предприятия обязаны проводить перед составлением годового баланса ежегодные проверки наличия у них материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств, т. е. инвентаризацию. Эти ежегодные проверки должны оформляться актами. Кроме плановых проверок обязательными являются также инвентаризации в следующих случаях:

при смене материально-ответственных лиц;

в случаях расхождений бухгалтерского и складского учета;

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

при передаче имущества в аренду;

при чрезвычайных ситуациях.

Инвентаризация может также проводиться в любое время по инициативе руководства предприятия.

При инвентаризации производственных запасов проверяются следующие моменты:

• 1) сохранность материальных ценностей, наличие излишков или недостач;
• 2) правильность хранения ценностей;
• 3) правильность отпуска материальных ценностей;
• 4) точность измерительных инструментов и приспособлений, используемых при приемке и отпуске материалов;
• 5) порядок учета ценностей;
• 6) количество материалов, находящихся в пути и пока не поступивших;
• 7) количество материальных ценностей, не вывезенных со складов поставщиков;
• 8) наличие и объем материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки);
• 9) суммы задолженностей предприятия перед поставщиками за полученные материальные ценности.

Чаще всего инвентаризация материалов проводится из-за расхождений бухгалтерского и складского учетов.

Во всех случаях наличия излишков или недостач составляются акты и делаются соответствующие проводки. Излишки приходуются по рыночным ценам, их стоимость включается в состав доходов (для коммерческого предприятия — счет 91 «Прочие доходы и расходы», для некоммерческой организации — счет 86 «Целевое финансирование»):

Д 10 — К 91 (86) — оприходованы излишки материалов, выявленные при инвентаризации.

Недостачи материалов списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим анализом и определением виновных лиц. В большинстве случаев потери списываются за счет материально-ответственных лиц. При расчете сумм недостач материалов необходимо учесть долю транспортно-заготовительных расходов, приходящихся на утраченные материалы, а также разницу между балансовой стоимостью и рыночными ценами, по которым необходимо будет их приобретать. Кроме того, следует помнить, что списанный на зачет с бюджетом НДС, приходящийся на утраченные материалы, следует восстановить и перечислить в бюджет. В бухгалтерском учете эти операции будут отражаться следующим образом:

Д 94 — К 10 — выявлена недостача на сумму учетной стоимости материалов без НДС;

Д 19−3 — К 68 — восстановлена сумма НДС, списанная на зачет с бюджетом;

Д 94 — К 19−3 — включен в состав недостач НДС, списанный ранее на зачет с бюджетом;

Д 73−2 — К 94 — предъявлена к взысканию сумма недостачи (учетная стоимость + НДС);

Д 73−2 — К 98 — отражена разница между рыночной ценой и суммой недостачи, где: счет 10 «Материалы», субсчет 19−3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 73−3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба», счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 98 «Доходы будущих периодов» .

Более удобным, на взгляд автора, является прямое восстановление списанного НДС в стоимости материалов, при котором операции по предъявлению претензии материально-ответственному лицу по недостачам отражаются такими проводками:

Д 10 — К 68 — восстановлена в недостающих материалах величина списанного НДС;

Д 94 — К 10 — списана с баланса сумма утраченных материалов с НДС;

Д 73−2 — К 94 — предъявлена к взысканию сумма недостачи (учетная стоимость + НДС);

Д 73−2 — К 98 — отражена разница между рыночной ценой и суммой недостачи.

В случае бесспорной вины материально-ответственного лица у него будут осуществляться вычеты из заработной платы, при этом сумма доходов будущих периодов (разница между рыночной ценой и балансовой стоимостью материалов) будет переводиться в текущие доходы в доле пропорциональной сумме удержания:

Д 70 — К 73−2 — отражено очередное ежемесячное удержание из зарплаты виновного лица;

Д 98 — К 91 — переведена часть доходов будущих периодов в текущие доходы, где: счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

Недостача может возникнуть не только по вине материально-ответственного лица. Она может быть обусловлена хищением. В этом случае руководство предприятия обязано составить заявление в органы внутренних дел. Пока проводится следствие, недостача числится на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При установлении и поимке похитителя делается проводка:

Д 76 — К 94 — недостача отнесена на похитителя, где: счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

Удержания с расчетного счета похитителя в сберегательном банке отражаются следующим образом:

Д 51 — К 76 — отражен процесс погашения похитителем недостачи материалов.

Если органам внутренних дел в заданные сроки не удается раскрыть дело о хищении материальных ценностей, они обязаны официально известить об этом руководство предприятия. В этом случае недостача относится на текущие расходы предприятия:

Д 91 — К 94 — сумма недостачи списана на текущие расходы предприятия, где: счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

При определении суммы недостач материалов следует иметь в виду, что некоторые продовольственные и промышленные ценности в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются и утверждаются отраслевые нормы естественной убыли.

При инвентаризации подобных материалов часть недостачи (в пределах норм естественной убыли) может быть списана на издержки производства и обращения (счета: 20 «Основное производство» и 44 «Расходы на продажу»), а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально-ответственное лицо:

Д 94 — К 10 — отражена недостача материальных ценностей;

Д 20, 44 — К 94 — списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Д 73−2 — К 94 — погашена недостача сверх норм естественной убыли;

Д 73−2 — К 98 — отражена разница между рыночной ценой и учетной стоимостью потерь.

Нормы естественной убыли могут применяться только тогда, когда установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как инструмент списания части материалов.

При прохождении практики, мне довелось принять участие в проведении инвентаризации на центральном складе, связанную со сменой материальноответственного лица.

Для проведения инвентаризации в организации была создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии — директора организации, членов комиссии — главного бухгалтера, начальников отделов, Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Материально ответственные лица составляют отчеты приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Затем проверяется фактическое наличие имущества. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись. ДокументыОбщего назначенияИнвентаризация ТМЦ. Выбираем вид проверяемых ТМЦ, склад на котором производится ревизия и материально-ответственное лицо. Заполняя табличную часть, записываем документ и нажимаем кнопку заполнить. Таблица заполняется по данным бухгалтерского учёта. Наименование, цена, количество и сумма. При поверке ТМЦ на складе, заполняем графы фактического значения, сравнивая с данными бухгалтерского учёта.

Описи или акты составляются в двух экземплярах.

Далее производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. При проведении инвентаризации на нашем предприятии ни излишков, ни недостатков выявлено не было.

Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.