Учет, аудит и пути совершенствования товарно-материальных запасов на примере ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания»

Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия материальных запасов

ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания» может получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющие права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов. Основными товарными документами являются: счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактура выписывают в тех случаях, когда перечень отгружаемых товаров велик. Счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк в зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки расчетным документом может служить платежное поручение.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены. При этом необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

Во всех случаях товары должны принимать работники предприятия, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей. Поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом материальной ответственности.

Учетной политикой ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания» предусмотрен порядок отпуска материалов со склада, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получать материалы со складов. Материалы должны отпускаться со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, в ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания» применяются в основном следующие документы:

разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям;

накопительные, оформляющие многократный отпуск материалов по одному направлению и назначению;

лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве.

Применение различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятии используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов и их использованием. Лимитирование отпуска материалов на нужды производства оформляется лимитно-заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Лимитно-заборная карта представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров материалов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых материалов на месяц, а в некоторых случаях открывается на заказ. Обычно этот документ выписывается в двух экземплярах, в ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания» используют один экземпляр, в котором при выдаче материалов расписывается кладовщик, а работник цеха — в карточке складского учет.

Разовый отпуск материалов по различным направлениям оформляется требованиями.

Требования выписываются цехами на каждый номенклатурный номер материалов или группу материалов. Склад должен отпускать материалы в точном соответствии с требованиями цехов, о чем делается соответствующая отметка в документе. Требования являются основанием для оперативного учета отпуска материалов на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии.

Вспомогательные материалы, топливо и запасные части целесообразно отпускать по заборным листам. Заборные листы открываются по отдельным цехам и используются для отпуска со склада различных видов материалов в течение отчетного периода накопительными итогами в хронологической последовательности.

Отпуск материалов на сторону и в переработку оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписываемой службой маркетинга.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используются на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии — для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материалов.

Доверенность для получения материальных ценностей со склада поставщика работнику выдается доверенность. Доверенность — документ на право получения определенным лицом материальных ценностей. Ответственность за правильную выдачу, их учет возлагается на главного бухгалтера предприятия. Доверенность подписывают директор и главный бухгалтер ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания». Выданные доверенности регистрируют в специальном журнале, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью. В нем указывают номер доверенности, дату выдачи, срок действия, должность и фамилию лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товаров или документ, по которому получают товар. Доверенность выдается не более чем на 15 дней.

Контроль за использованием материалов в ГКП «Аркалыкская теплоэнергетическая компания» имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам.

Основные причины отклонений от норм расхода материалов — экономия или перерасход материалов, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак.