Составление акта передач основных средств и инвентарной карточки

Акт приёма-передачи основных средств сопровождает сделки купли-продажи, мены, дарения или аренды. На основании этого документа бывший владелец списывает, а новый — принимает по акту ОС на свой баланс.

Акт приёма-передачи основных средств по форме № ОС-1 составляется, когда купленное (подаренное, обменянное или арендованное) имущество зачисляют в состав основных средств и вводят в эксплуатацию. Или, наоборот, если этот объект выбывает.

Заполнение акта ОС Если основное средство состояло на учёте продавца, то потребуется совместное заполнение акта приёма-передачи основного средства по форме № ОС-1. Продавец заполняет акт ОС в двух экземплярах, оставляя пустым раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учёту».

Раздел 2 акта ОС заполняет покупатель. Также ему нужно оформить ещё один акт приёма-передачи основных средств. Ведь для бухучёта должны быть зафиксированы дата принятия на учёт, амортизационная группа, инвентарный номер, а в акте ОС от поставщика эти разделы уже заполнены.

Если основное средство до покупки числилось как товар (например, в розничном магазине), то акт приёма основных средств по форме № ОС-1 покупатель составляет сам. При этом некоторые разделы опускаются.

В акте ОС всегда должны быть отражены следующие сведения:

номер и дата;

полное наименование основного средства;

название организации-изготовителя;

место приёмки ОС;

заводской и присвоенный инвентарный номера ОС;

номер амортизационной группы и срок полезного использования ОС;

сведения о содержании драгоценных металлов, камней;

другие характеристики основного средства. 12].

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств». Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании. Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т. п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств». Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н). (Приложение 2).

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет — бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо — это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах. 6].