Документальное оформление и учет кассовых операций

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет кассу. Учет кассовых операций организуется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РБ, утвержденными постановлением Правления НБ РБ от 26.03.2003 г. № 57.

Предприятию устанавливается лимит кассы, т. е. норма остатка наличных денег в кассе, которая может находиться в кассе в течение месяца. Всю денежную наличность сверх лимита предприятие обязано сдавать в банк на р/с. Разрешается превышение лимита в дни выдачи заработной платы (3 дня, включая день получения денег в банке на выдачу ЗП).

Кассовые операции осуществляет кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Руководитель предприятия под расписку должен ознакомить кассира с действующими правилами ведения кассовых операций.

В основном деньги поступают в кассу с р/с через кассира, который получает их по денежным чекам. Кроме того, в кассу поступают деньги от работников за отпущенную им специальную одежду, топливо, материалы, возврат подотчетных сумм и др. средства.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным гл. бухгалтером и кассиром. При этом, сдавшему деньги выдается на руки квитанция приходного ордера, подписанная гл. бухгалтером, кассиром и скрепленная печатью. Квитанции — являются бланками строгой отчетности, имеют те же номера, что и приходные кассовые ордера.

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой ЗП, премий, материальной помощи, пособий по временной нетрудоспособности, выдачи денег на командировочные расходы. Указанные выплаты производятся по расчетно-платежным или платежным документам с проставление штампа, с реквизитами расходного кассового ордера, без составления такого ордера на каждого получателя.

Разовые выплаты отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Документы на выдачу денег из кассы подписываются руководителем, гл. бухгалтером, кассиром.

До передачи в кассу, приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистраций приходных и расходных кассовых документов, которые открываются отдельно по приходным и отдельно по расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег по платежной ведомости, по истечению установленного срока выдачи ЗП, кассир против фамилии лиц, не получивших ЗП, ставит штамп или надпись «депонировано» и составляет реестр невыданной ЗП. В платежной ведомости указываются суммы фактически выданной и депонированной ЗП. Депонированные суммы возвращаются в банк на р/с и могут быть получены по первому требованию работника.

Учет движения наличных денег осуществляется в кассовой книге. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей. Одна из них (с горизонтальными линиями), заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется под копирку, является отрывной и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаково.

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и гл. бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (приход, расход) и выводит остаток денег в кассе на следующее число. Отрывной лист в кассовой книге, вместе с приложенными приходными и расходными документами передается в бухгалтерию.

В бухгалтерии кассовые отчеты и документы проверяются: каждая запись проверяется по существу операций, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего счета, а также проверяется правильность выведения оборотов и остатков. Периодически проводится внезапная ревизия кассы, которая оформляется актом ревизии кассы. Излишки денег в кассе приходуются, недостача денег относится на виновное лицо — кассира.