Теоретические основы разработки и проектирования помещения архива

Понятие архива, его задачи и функции

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архив учебного заведения — это совокупность документов, снимков, рукописей, относящихся к деятельности учебного заведения.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

• 1) основные положения;
• 2) состав документов архива;
• 3) задачи и функции архива;
• 4) права архива;
• 5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Основными задачами архива являются:

• — комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
• — осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

• — осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
• — создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
• — организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;
• — выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
• — исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
• — ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
• — проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
• — оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• — несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• — утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• — необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу;
• — нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам.