Обзор законодательных и нормативных актов российской федерации и субъектов рф документации и документационного обеспечения управления

Общие принципы организации документационного обеспечения управления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В основном законе Российской Федерации — Конституции говорится о том, что «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом». «Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается».

Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации, составляющей основу гражданского законодательства, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т. д.

Так статья 52 Гражданского кодекса РФ устанавливает виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и состав необходимых реквизитов. Глава 27 содержит в себе общие положения о договоре, т. е. соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, определение формы и особенности заключения, изменения и расторжения договора.

Уголовным кодексом Российской Федерации предусматриваются наказания за нарушения тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений.

22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения владельцев и пользователей архивными документами в сфере организации хранения, комплектования, учета и исполнения архивных документов независимо от формы их собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

В вышеуказанном законе говорится о защите прав собственности на архивные документы, что изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещено. Огромный минус закона — отсутствие норм, устанавливающих порядок изъятия этих документов.

Согласно Закону организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В соответствии с Законом организации обеспечивают в соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные муниципальные архивы.

Наряду с вопросом о систематизации дел, в Законе установлена ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

В законе Российской Федерации «О государственной тайне» определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау).

Совокупностью принципов и правил, устанавливающей единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях, является Государственная система документационного обеспечения управления.

В данной системе устанавливаются единые требования к организации документирования, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Эти требования выступают в качестве нормативно-методической базы для совершенствования документирования и повышения его эффективности посредством унификации состава и форм документов, совершенствования работы служб документационного обеспечения управления на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

«Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Данный перечень должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

ГОСТ Р 6.30−2003 является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организации. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов.

Практическое значение имеют рекомендации по организации внедрения ГОСТ Р 6.30−2003. Поскольку стандарт имеет рекомендательный характер, основой его внедрения должна стать разработанная инструкция по делопроизводству, которая утверждается руководителем организации и получает статус распорядительного документа, являющегося обязательным для исполнения всеми сотрудниками.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение этих терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной и справочной литературе.