Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Кассир принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации, и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата приходного кассового ордера. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Учет поступления и выбытия денежных документов также оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (приложения 7,8).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При завершении операции кассир подписывает расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы — «Получено», расходные — «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации (ф. № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга (ф. № КО-4) ведется кассиром. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц…» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим также, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Наличные деньги выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером. Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью; приходные документы — «получено», расходные — «оплачено», с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных — кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано … страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету — поступившие наличными в кассу, а по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира). При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50−4 «Касса в иностранной валюте». Для проведения операций в иностранной валюте, как правило, открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает организации наличную инвалюту только на командировочные расходы.

В любом случае, как и по счету 52 «Валютный счет», учет движения наличной валюты ведут в двух оценках — в валюте и в рублях. Для этого используют такие учетные регистры, как журнал-ордер № 1/1 и ведомость № 1/1.Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте. ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью. В приложении № 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации приведены «Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения организациями порядка работ с денежной наличностью».

Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев. При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке; соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.

Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях (ф. № 408 026), составляемой в 3 экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

Рассмотрим отражение отдельных операций по счетам учета денежных средств, связанных с указанными факторами.

В большинстве организаций учет операций с наличной иностранной валютой связан с оплатой заграничных командировок.

Синтетический учет этих операций отражается:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — К 50−4 «Валютная касса» выдана валюта под отчет командированному лицу.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Характерной особенностью счетов учета денежных средств является отражение информации по ним в отечественной и иностранной валютах, а также организации информации о наличии и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам. Приходные ордера по приему денег в кассу структурных подразделений подписываются главным бухгалтером.

Расходные кассовые ордера, кроме того, подписываются распорядителем кредита. В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному ордеру, имеется разрешительная подпись распорядителя кредита об оплате, подпись его на расходном ордере не обязательна.

Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы оговорённых, в этих документах не допускаются.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются по журналу соответствующей бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров последовательно с начало года и до конца года.

Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы после проверки их наличия погашаются соответственно штампом «получено» или «оплачено».

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится кассиром против предъявленного получателем паспорта или заводского личного пропуска с отметкой в нижней части ордера данных о предъявлении документа. При получении денег по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и отчество лица, через которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется кассиром к расходному кассовому ордеру с отметкой в нём даты выдачи доверенности.