Инвентаризация производственных запасов как способ проверки обеспечения их сохранности. 
Порядок отражения в учете результатов инвентаризации

Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются:

• — установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
• — контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• — выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
• — проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Инвентаризации материальных ценностей в организации должны проводиться в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы, и утверждаться руководителем.

Инвентаризации в обязательном порядке проводят перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества организации в аренду и продаже; при преобразовании организации; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий. 15].

В начале ревизии необходимо проверить наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризаций должны быть оформлены инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. 16].

Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации»; аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма). 15].

Для выявления результатов инвентаризации составляются: сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей от материально ответственных лик, должны быть получены письменные объяснения. На основании: представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют:

• — наличие наименования предприятия;
• — место проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая);
• — время ее проведения;
• — полноту записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков;
• — порядок исправления показателей;
• — наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии;
• — записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и др.

Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются в том случае, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

Количественный учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется в суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие документы в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и их возможного использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет организации при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей как исключение допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на внереализационные расходы. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, то в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете организации. 16].

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 42-З регулирует порядок отражения в бухгалтерском учете выявленных расхождений фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Принципы отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации следующие:

• 1. Выявленные излишки товарно-материальных ценностей и денежных средств отражаются по дебету соответствующих счетов и по кредиту 92 «Внереализационные доходы и расходы» (Дебет 10, 20, 41, 43, 50 и др. Кредит 92).
• 2. Выявленные недостачи товарно-материальных ценностей и денежных средств отражаются по дебету активного счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и по кредиту соответствующих счетов (Дебет 94 Кредит 10, 20, 41, 43, 50 и др.).
• 3. Сумма недостачи материальных ценностей (кроме денежных средств), облагается налогом на добавленную стоимость (Дебет 94 Кредит 68/ субсчет НДС)
• 4. В пределах норм естественной убыли недостачи относятся с кредита счета 94 на затраты производства, т. е. на себестоимость продукции (Дебет 20, 23, 25 Кредит 94).
• 5. Недостачи сверх норм естественной убыли с кредита счета 94 относятся на виновных лиц: Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 (вместе с НДС)

На разницу между учетными и рыночными ценами делается дополнительная проводка: Дебет 73 Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

• 6. Если недостача произошла по причине, независящей от материально-ответственного лица (пожар и др.), а также в случае отказа судом во взыскании с виновного лица ущерба, то недостача списывается в Дебет 92 «Внереализационные доходы и расходы» с Кредита 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
• 7. Возмещение материального ущерба виновными лицами (материальноответственными лицами) отражается в учете следующим образом:
• 7.1. Внесение в кассу наличных денег:

Дебет 50 «Касса»;

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

7.2. Удержание из заработной платы:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба"[17].