Документальное оформление инвентаризации кредиторской задолженности

При проведении инвентаризации подвергаются проверке следующие документы:

• — Договоры (контракты) на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), заключенные с поставщиками, подрядчиками и заказчиками.
• — Акты сверки задолженности по оплате за поставленную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) в рамках заключенных договоров (контрактов).
• — Выставленные получателю бюджетные средства на оплату счета (акты взаиморасчетов) за фактически поставленную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) и товарно-транспортные накладные согласно имеющимся договорам (контрактам).

Государственным комитетом Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации» от 18 августа 1998 года, № 88 (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36). Утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения её результатов в учёте типовые унифицированные формы первичной учётной документации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи либо акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе — наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники и другой организационной техники, так и ручным способом — чернилами либо шариковой ручкой чётко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий результат количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, то есть зачёркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации, инвентаризация собственность опись учет Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

• 1. число порядковых номеров материальных ценностей;
• 2. общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, — в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути, являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество — уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т. д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов — в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное либо полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то итоги оформляются актом и регистрируются и книге учета контрольных проверок правильности, проведения инвентаризации.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.