Проведение аудиторской проверки учета материалов

Аудиторская проверка компании Регионнефтегаз осуществлялась как в целом по предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям.

На предприятии существует группа внутреннего аудита, систематически проверяющая состояния учета на предприятии, что облегчает работу внешних аудиторов и повышает достоверность проверяемых данных.

Проверка учета материалов на подразделениях состояло из следующих этапов:

Сверка информации, полученной по данным соответствующих строк бухгалтерского баланса подразделения с данными по субсчетам, входящим в каждую строку, полученными из Главной книги подразделения.

В случае отсутствия расхождений по первому пункту следующим этапом является анализ помесячного движения по самому материальному субсчету.

Если в ходе анализа не было выявлено каких-либо ошибок или необычных колебаний, то далее выборочно проверяются несколько первичных документов на предмет их правильного отражения в бухгалтерском учете. Если же в ходе анализа выявляются ошибки, то производится их анализ и более тщательная проверка первичной документации.

Параллельно с этим осуществляется проверка корреспонденции счетов на предмет выявления необычных проводок. В случае наличия таковых, производится их анализ.

Следующим этапом проверки является анализ своевременности отражения в бухгалтерском учете поступления материалов. С этой целью анализируются первичные документы на начало января 2002 г.

С предыдущими этапами проверки неразрывно связана информация, полученная из годовой инвентаризации. Так, наличие существенных недостач или излишков может свидетельствовать о слабости системы учета и контроля материалов, а абсолютное отсутствие недостач на больших складах — о недостаточном качестве инвентаризации.

При проведении аудита материалов в компании Регионнефтегаз, Управлению производственно-технического обеспечения и комплектации оборудования (УПТОиКО), как обладающему наибольшим количеством материалов было уделено повышенное внимание. Здесь была осуществлена не только аналитическая проверка регистров бухгалтерского учета, но и проведен осмотр склада.

Для целей анализа информации строка баланса 211 «Материалы» была рассмотрена в разрезе счетов и субсчетов. Были получены следующие результаты (табл. 2):

Таблица 2. Строка баланса 211 в разрезе субсчетов (тыс. Руб.).

В связи с тем, что в начале 2001 г. УПТОиКО вело ручной учет движения материалов, сводный помесячный учет движения материалов по субсчетам не велся. В результате для дальнейшего анализа материалы были рассмотрены в разрезе складов. Данные журнала-ордера № 3 были сверены с Главной книгой. В результате были получены следующие данные (табл. 3 стр. 41).

Далее информация по складам, на которых хранится наибольшее количество материальных ценностей (на складе № 3 — сырья и материалов хранится на сумму 52 622 тыс. руб.; на складе № 10 -сумма хранящихся запчастей составила 18 862 тыс. руб.) была рассмотрена в разрезе помесячных приходов и расходов. Затем самое материальное движение (раздельно приход и расход) было сверено с первичными документами (счета-фактуры, транспортные накладные).

Однако при проведении анализа помесячного движения материалов на складах выяснилось, что УПТОиКО не вело сводного учета помесячных поступлений (ситуация, аналогичная субсчетам). Поэтому дальнейший анализ производился путем выборочной проверки первичных документов и сверки их с регистрами бухгалтерского учета.

Следующим этапом проверки является тестирования первичных документов на предмет своевременности отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. С этой целью проверяется несколько счетов за последние числа декабря 2001 г. и первые числа января 2002 г. Данные счета обязательно должны быть отражены в том отчетном периоде, к которому относятся транспортные накладные.

Таблица 3. Анализ субсчетов 10.1 «Сырье и материалы» и 10.5 «Запасные части» в разрезе складов (на 31.12.01. тыс. руб.).

После проверки на своевременность отражения операций в учете следует осмотр складов. Он осуществлялся следующим образом: из имеющихся у кладовщика инвентарных карточек произвольно выбираются несколько штук (в данном конкретном случае 5). После этого осуществляется осмотр самого склада. В процессе осмотра склада данные инвентарных карточек сверяются с фактическим наличием материалов на складе. Параллельно с этим среди материалов случайно выбирается несколько наименований, они пересчитываются, обследуются на предмет наличия бирок. Данные по этим материалам по возвращении сверяются с данными соответствующих инвентарных карточек.

Одним из существенных моментов проведения аудиторской проверки материалов является беседа с заведующим складом и кладовщиком. В процессе общения с небухгалтерскими работниками подчас выявляются аспекты, скрываемые или неучитываемые бухгалтерами. В частности в результате разговора с кладовщиком может быть получена информация о залежалых, устаревших и непригодных к применению предметах.

По результатам годовой инвентаризации в УПТОиКО не было выявлено недостач или излишков, что и было подтверждено в ходе выборочной проверки.

Проверка материалов на прочих подразделениях компании.

Структура строки 211 баланса в УБР (Управления буровых работ), СУ (строительного управления) и НГДП (Нефтегазодобывающего подразделения) представлена в таблицах 4, 5 и 6 соответственно.

Таблица 4. Строка 211 баланса в УБР.

Таблица 5. Строка 211 баланса в СУ.

Таблица 6. Строка 211 баланса в НГДП.

Проверка материалов в данных подразделениях проводилась во многом идентично с проведением проверки на складском подразделении.

Здесь, как и в УПТОиКО, в целях детального анализа 211 строки баланса она была рассмотрена в разрезе субсчетов (табл. 4−6 стр.42−43). После этого по самым материальным субсчетам было проанализировано помесячное движение (на данных подразделениях в отличие от УПТОиКО велся компьютерный учет материалов на самостоятельно разработанном программном обеспечении, позволяющим проводить подобный анализ). Затем из самых материальных месяцев прихода и расхода были выборочно проверены несколько первичных документов. В процессе проверки помесячного движения материалов выявлялись те месяцы, где колебания материалов в подразделении были существенны. В подобных случаях колебания анализировались более детально.

Наряду с этой проверкой также был произведен анализ корреспонденции самого материального субсчета на предмет выявление нетипичных проводок и операций.

Следующим этапом проведения аудита, как и в УПТОиКО, является проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду. Также проводился анализ результатов инвентаризации и информации о неликвидных материалах, предоставленной подразделениями.

Рассмотрим полученные результаты по каждому из проверявшихся подразделений.

Проверка материалов в Управление буровых работ (УБР).

Анализ движения материалов по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 7 и на рисунке 1 (стр. 44−45).

Из таблицы 7 и рисунка 1 видно, что наиболее существенный приход имел место в апреле, а выбытие в августе. Причем апрельский приход существенно превышает расход. При детальном анализе первичных документов за апрель выяснилось, что этот факт объясняется покупкой подразделением в апреле 2001 г. оборудования для телеметрии. Однако, это оборудование не использовалось для производственных нужд и до конца года хранилось на складе. Таким образом, можно сделать вывод, что средства, использованные для приобретения данного оборудования, необоснованно изъяты из производственного оборота, а расходы на его хранение увеличивают себестоимость продукции, тем самым уменьшают прибыль предприятия. Анализ корреспонденции субсчета 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 8.

Таблица 7. Помесячное движение материалов в УБР по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» (тыс. руб.).

Рисунок 1. Динамика движения материалов по счету 10.1 в УБР (тыс. Руб.).

Таблица 8. Корреспонденция субсчета 10.1 «Сырье и материалы» (тыс. руб.).

При проведении анализа корреспонденции никаких нетипичных корреспонденций выявлено не было.

Проверка материалов в строительном управлении.

Анализ движения материалов по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 9 и на рисунке 2.

Таблица 9. Помесячное движение материалов в СУ по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» (тыс. Руб.).

Рисунок 2. Динамика движения материалов по счету 10.1 в СУ (тыс. Руб).

Из таблицы 9 и рисунка 2 видно, что наиболее существенный приход и расход имел место в июле. Причем с июня по октябрь наблюдается существенный рост прихода и расхода материалов. При детальном анализе первичных документов и беседе с главным бухгалтером выяснилось, что это обстоятельство объясняется сезонностью работ по строительству дорог в данной местности. Превышение прихода над расходом в декабре объясняется закупкой СУ большой партии грунта, который не использовался до следующего сезона, благоприятного для строительства (май-июнь). Таким образом выяснилось, что у организации не было необходимости закупать большое количество грунта до начала строительного сезона. Необоснованное отвлечение средств, и расходы на хранение данного материала, как и в случае с УБР, неблагоприятно повлияли на конечный результат работы предприятия.

Анализ корреспонденции субсчета 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 10.

Таблица 10. Корреспонденция субсчета 10.1 «Сырье и материалы» (тыс. Руб).

Примечания:

• 1. Поступления грунта (для подразделения, поставляющего грунт, он является основным средством, а для СУ — материалом);
• 2. Перемещение материалов между материально ответственными лицами;
• 3. Оборот по дебету счета 23 означает передачу материалов в переработку в цех по производству асфальта, по кредиту — получение из этого цеха асфальтовой смеси.

Проверка материалов в нефтегазодобывающем подразделении.

Анализ движения материалов по субсчету 10.5 «Запасные части» представлен в таблице 11 и на рисунке 3.

Таблица 11. Помесячное движение материалов в НГДП по субсчету 10.5 «Запасные части» (тыс. руб.).

Рисунок 3. Динамика движения материалов по счету 10.1 в НГДП (тыс. Руб).

Из таблицы 11 и рисунка 3 видно, что наиболее существенный приход имел место в сентябре, а расход — в октябре, но в целом все движение по счету было небольшим. Обращает на себя внимание существенное снижения прихода и расхода в июне 2001 г. Это вызвано тем, что в связи с переходом основного поставщика материалов (УПТОиКО) в мае-июне на автоматизированную систему учета им был снижен материалооборот в целях снижения нагрузки на сотрудников бухгалтерии.

Анализ корреспонденции субсчета 10.5 «Запасные части» представлен в таблице 12.

Таблица 12. Корреспонденция субсчета 10.5 «Запасные части» (тыс. Руб).

В ходе проведения анализа годовой инвентаризации на всех трех подразделениях были выявлены незначительные недостачи и излишки, которые были соответствующим образом учтены и отражены в бухгалтерском учета:

Дт 84 Кт 10 недостачи; с последующим отнесением либо на виновных лиц, либо ан финансовые результаты Дт 10 Кт 80 излишки.

Вместо счета 84 для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных, выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи в новом плане счетов используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

В данном случае вместо счета 80 «Прибыли и убытки» для учета излишков, по новому плану счетов, используется счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

В ходе проведения проверки состояния учета материалов на предприятии было выявлено, что в силу ряда причин подразделения не всегда соблюдают учетную политику в отношении учета материалов по фактической стоимости на счете 10. Вследствие этого необходимо привести существующую практику учета в соответствие с учетной политикой предприятия.