Создание архива организации

Расчет площади архивохранилища

Общество с ограниченной ответственностью «Гранит 21» создано в 2001 г. в Санкт-Петербурге с целью реализации проектов в сфере промышленного и гражданского строительства на территории России.

Основная специализация компании — выполнение комплекса строительно-монтажных работ, начиная от проектирования, устройства несущих конструкций зданий и сооружений, выполнения инженерных сетей и заканчивая монтажом различного оборудования, сантехническими, электромонтажными и отделочными работами (в том числе дизайном помещений). Так же организация выполняет работы по вертикальной планировке, прокладке наружных сетей, асфальтированию и благоустройству территорий, инженерной защите.

Таблица 1. Исходные данные для подсчета площади архивохранилища.

Для подсчета необходимо выполнить следующие операции:

• 1. Выяснить количество дел, создаваемых за год. Выяснить, сколько из них дел по личному составу, сколько постоянного хранения.
• 2. Рассчитать, сколько понадобиться погонных метров для размещения полученных дел.
• 3. Выяснить, сколько полок поместиться в 1-ом стеллаже при высоте потолка равной 2,50 м.
• 4. Рассчитать, сколько понадобиться стеллажей для размещения всех дел как по личному составу, так и постоянного хранения.
• 5. Рассчитать площадь архивохранилища для размещения найденного количества стеллажей.
• 6. Разместить стеллажи и другое оборудование вместе с рабочим местом архивариуса на чертеже.

Для выполнения данных операций, необходимо провести следующие расчеты:

1. Необходимо узнать количество дел, составляемых ежегодно.

Следовательно,.

(1).

где N_{док/год} — количество документов в год;

V_док. — объем документооборота;

N_л.д. — количество листов в деле;

N_дел. — количество дел.

Значит, общее количество дел будет равно:

• 115 000×67/180=42 805
• 2. Необходимо найти количество дел по личному составу.

Следовательно,.

(N_с. Т_.к.) + N_дел.с. = N_деллс., (2).

где N_с — количество сотрудников организации;

Т_к — текучесть кадров;

N_дел.с — количество дел сотрудников;

N_деллс — количество дел по личному составу.

Значит, количество дел по личному составу будет равно:

• 115×3,5 +115 =517
• 3. Необходимо найти количество дел постоянного хранения. При этом необходимо учесть количество дел временного хранения.

Следовательно,.

(N_дел + N_дел-лс) (1 — 0,38)= N_{дел пост. хр}, (3).

где N_дел.с — количество дел, создаваемых ежегодно.

N_деллс — количество дел по личному составу.

N_{дел пост. хр} — количество дел постоянного хранения Значит количество дел постоянного хранения будет равно:

• (42 805 + 517)(1 — 0,38) = 26 859
• 4. Дела до передачи на постоянное хранение в государственный архив хранятся в архиве организации 15 лет. Необходимо сосчитать количество дел образуемых в ООО «Гранит 21» за 15 лет.

Следовательно,.

N _{пост.хр}. 15 л. = N _дел (4).

Значит, количество дел за 15 лет будет равно:

• 26 859 15 = 402 885
• 5. Необходимо рассчитать количество погонных метров, необходимых для размещения дел постоянного срока хранения. При этом необходимо учесть толщину дела.

Следовательно,.

N_дел. b_д = S_п.м., (5).

где N_дел — количество дел постоянного хранения;

b_д — ширина 1-го дела;

S_{п.м. -} количество погонных метров.

Толщина одного дела равна 4 см, что составляет 0,04 м Значит, количество погонных метров равно:

• 402 885 0,04 м = 16 115 м
• 6. Необходимо определить количество стеллажей, необходимых для размещения общего количества дел постоянного срока хранения. Для этого нужно учесть, что один стеллаж состоит из 6 полок, так как высота потолка архива равна 2,5 м.

Следовательно,.

(6).

где S_п.м. — количество погонных метров;

b_п — ширина полки;

N_п — количество полок.

Ширина полки равна 0.3 м в соответствии с исходными данными. Значит, количество полок, необходимые ля размещения всех дел, будет равно:

16 115/0,3=53 716.

Значит необходимо 8953 стеллажа для хранения всех дел.

7. Необходимо найти количество стеллажей, необходимых для размещения дел по личному составу. Для начала необходимо найти количество погонных метром для размещения этих дел.

Следовательно,.

N_дел-лс. b_д = L_п.м., (7).

Значит, количество погонных метров будет равно:

517 15×0,04 м = 310.

Рассчитываем количество полок по тому же принципу. Значит, для хранения дел по личному составу, понадобится следующее количество полок.

310/0,3=104.

Значит, необходимо 18 стеллажей для хранения дел по личному составу.

8. Необходимо найти площадь, которую будут занимать 8 953 стеллажа. Для этого необходимо знать площадь 1-го стеллажа, а также параметры стеллажа.

Следовательно,.

Nс x lс bс = Sс, (8).

где N_с — количество стеллажей;

l — длина стеллажа;

b — глубина стеллажа;

S_с — площадь, занимаемая стеллажами.

длина стеллажа равна 0,74 м, глубина стеллажа равна 0,3 м. Значит, площадь, занимаемая 8 953 стеллажами, будет равна:

• 0,74 м 0,3 м 8 953 = 1,987 м²
• 9. Необходимо найти площадь помещения. Для этого необходимо найти его длину и ширину с учетом требований к размещению стеллажей в архивных помещений. Для расчета необходимо составить схему архивохранилища (Приложение 1).

Следовательно,.

L_а b_а = S_а, (9).

где L_a — длина архивохранилища,.

b_a — ширина архивохранилища,.

S_a — площадь архивохранилища.

Значит, площадь одного помещения архивохранилища равна:

(0,45 м 2 + 3 1,48 м + 2 1,2) (83 0,3 м + 2 0,45 м + 39 0,75м) = = 426,087 м²

Всего ООО «Гранит 21"Выделил 18 помещений для хранения документов.

Следовательно,.

18×426,087=7,669.566.