Синтетический и аналитический учет расчетов с работниками организации

Все расчеты с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляются на синтетическом счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Этот счёт пассивный. По кредиту счёта отражают начисления по оплате труда по всем основаниям, а по дебету — удержания различного характера из начисленной суммы оплаты труда. Сальдо этого счёта, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед работниками по заработной плате и другим платежам.

Начисленная заработной платы, с одной стороны, показывает возникновение обязательств перед работниками по выплате заработной плате, а с другой стороны, увеличение затрат на производство, и её необходимо включить в себестоимость выпущенной продукции (выполненных работ и услуг). Как элемент издержек производства и обращения (расходов на продажу) оплата труда должна быть отнесена на соответствующие счета затрат в зависимости от характера и назначения использованного в организации труда. Операцию по начислению и распределению оплаты труда оформляют следующими бухгалтерскими записями:

Дебет сч.20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих); сч.23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочим вспомогательных производств); сч.25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала); сч.26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда персонала администрации организации); сч.29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств); сч.44 «Расходы на продажу» (оплата труда работников занимающихся продажей) и др.;

Кредит сч.70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Распределение затрат на оплату труда по указанным счетам производится ежемесячно на основании первичных документов: нарядов, рапортов, ведомостей выработки и др. По этим документам, сгруппированным в зависимости от направления расходования средств на оплату труда, составляют машинограмму — ведомость распределения начисленной заработной платы по направлениям затрат [27, с.232].

В ЗАО «Промжилстрой» начисление и распределение оплаты труда ежемесячно отражаются в своде проводок (Приложение 13). Рассмотрим операции по начислению и распределению зарплаты за декабрь 2005 года.

• 1. Начислена заработная плата персоналу, выполняющему работы по капитальным вложениям Дебет сч.08 Кредит сч.70 в сумме 1123,96 руб.;
• 2. Начислена заработная плата производственным рабочим Дебет сч.20 Кредит сч.70 в сумме 364 020,17 руб.;
• 3. Начислена заработная плата рабочим ОГМ Дебет сч.25 Кредит сч.70 в сумме 280 592,17 руб.;
• 4. Начислена заработная плата работникам аппарата управления Дебет сч.26 Кредит сч.70 в сумме 217 184,72 руб.

В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2004 г. № 202-ФЗ «О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2005 год» первые два дня пособия по временной нетрудоспособности оплачивает предприятие. А начиная с третьего дня — уже за счет средств Фонда социального страхования [32,с.14].

В ЗАО «Промжилстрой» в декабре 2005 года начисленные пособия по временной нетрудоспособности за счет средств предприятия отражены в бухгалтерском учете следующей записью: Дебет сч.26 Кредит сч.70 в сумме 4006,89 руб.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счёт средств органов социального страхования отражают следующей бухгалтерской записью: Дебет сч.69 «Расчёты по социальному страхованию» Кредит сч.70.

В ЗАО «Промжилстрой» начисление пособий по временной нетрудоспособности за декабрь 2005 года оформлены бухгалтерской записью: Дебет 69.1 Кредит 70 на сумму 14 942,36 руб.

На многих предприятиях отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создаются резервы для оплаты отпусков работникам. Резервируемые суммы относят в дебет счетов производственных затрат, на которых начислена зарплата работников (сч. 20,23,25,26 и др.), и в кредит счёта 96 «Резервы предстоящих расходов». По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. Составляется следующая бухгалтерская запись: Дебет сч.96 Кредит сч.70.

В ЗАО «Промжилстрой» в соответствии с учётной политикой (Приложение 3) не создаются резервы на оплату отпусков, поэтому отпускные начисляются: за счёт текущих затрат — Дебет сч.20,23,25,26 Кредит сч.70 и за счёт расходов будущих периодов — Дебет сч.97 Кредит сч.70.

Счёт 97 «Расходов будущих периодов» предназначен для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчётном периоде, но относящихся к будущим отчётным периодам. В частности, на этом счёте отражены расходы связанные с оплатой отпусков (когда организацией не создаётся соответствующий резерв). Учтённые на счёте 97 расходы списываются в дебет счетов 20,23,25,26 и др.

В ЗАО «Промжилстрой» в декабре 2005 года начисленные отпускные оформляются следующей бухгалтерской записью: Дебет сч.97 Кредит сч.70 в сумме 9858,74 руб. Также в декабре 2005 года списаны расходы на оплату отпусков: Дебет сч.23 Кредит сч.97 на сумму 655,67 руб. и Дебет сч.26 Кредит сч.97 на сумму 3144,17 руб.

Начисление вознаграждений, материальной помощи, оплата дополнительных отпусков осуществляется за счет средств предприятия, и относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

В ЗАО «Промжилстрой» начисления вознаграждений, помощи, дополнительного отпуска и др. за декабрь 2005 года оформляются следующим образом Дебет сч.91.2 Кредит сч.70 на сумму 82 987,73 руб.

При выдаче заработной платы кредиторская задолженность предприятия перед работниками погашается, а на сумму выданной заработной платы делается бухгалтерская проводка: Дебет сч.70 Кредит сч.50 «Касса».

В ЗАО «Промжилстрой» в декабре 2005 года была выдана заработная плата в размере 986 453,87 руб. В главной книге отражена выдача сумм заработной платы и пособий следующей бухгалтерской записью: Дебет сч.70 Кредит сч.50 на сумму 986 453,87 руб.

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью: Дебет сч.70 Кредит сч.76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», субсчёт 4 «Расчёты по депонированным суммам». Депонированная сумма, т. е. сумма, принятая организацией на ответственное хранение. Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по Дебету сч.76.04 и Кредиту сч.50. По истечению трёх дней депонированная сумма должна быть сдана в банк на расчётный счёт. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись: Дебет сч.51 «Расчётный счёт» Кредит сч.50. Невостребованная депонированная сумма хранится на расчётном счёте предприятия в течение трёх лет. По истечению срока хранения эта сумма рассматривается как доход предприятия, т. е. как невостребованная кредиторская задолженность. Это оформляется следующей бухгалтерской записью: Дебет сч.76.04 Кредит сч.91 «Прочие доходы и расходы».

Аналитический учет депонированной зарплаты ведется по каждой невостребованной сумме в книге депонентов или на депонентских карточках.

В ноябре 2005 года в ЗАО «Промжилстрой» сумма депонированной заработной платы составила 491,61 руб. По ее отражению в бухгалтерском учете сделана запись Дебет сч.70 Кредит сч.76.4 на сумму 491,61 руб. В ЗАО «Промжилстрой» аналитический учет депонированной заработной платы ведется в книге депонентов.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов (форма №Т-54 и №Т-54а).

Для определения общей суммы выплат за месяц необходимо сгруппировать первичные документы, суммировать заработок, начисленный в соответствии с принятой для каждого конкретного работника повременной или сдельной оплатой труда, добавить доплаты и произвести удержания [16,с.198].

Для того, чтобы собрать все виды начисленной оплаты труда за расчетный период из различных документов, на каждого работника в момент принятия его на работу заводят лицевой счет. На лицевой стороне лицевого счёта заполняются необходимые сведения о работнике, а на обратной стороне — все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц, а также суммы, причитающиеся к выплате.

В ЗАО «Промжилстрой» используется лицевой счёт формы №Т-54а (Приложение 15). Форма №Т-54а применяется при обработке учётных данных с применением средств вычислительной техники. Данные по расчёту заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счёт. Эти данные являются основанием для исчисления среднего заработка при расчете отпускных, оплаты больничного листа, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и др.

Сведения о начисленных суммах зарплаты и произведенных удержаний ежемесячно переносятся из лицевых счетов в расчетную ведомость (ф.№Т-51), в которой собираются сведения по всем работникам предприятия. Результаты расчетов сумм, причитающихся каждому работнику к выдаче, переносятся в платежную ведомость (ф.№Т-53), и по ней выдается заработная плата. В платёжной ведомости указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении зарплаты.

В ЗАО «Промжилстрой» применяются расчётные ведомости (Приложение 16) и платёжные ведомости.

На малых предприятиях расчёты производят обычно в расчётно-платёжной ведомости (ф.№Т-49), которая единовременно служит для расчета и выдачи заработной платы за месяц. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по её видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой — удержания по их видам и суммы к выдаче. Расчётно-платёжная ведомость выполняет несколько функций — расчётного и платёжного документа — и, кроме того, служит регистром аналитического учёта расчётов с работникам по заработной плате [26, с.210].

Таким образом, синтетический учет заработной платы ведется на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». На нем отражается на начало каждого месяца задолженность по оплате труда. Кредитовое сальдо этого счёта отражается в бухгалтерском балансе в Y разделе «Краткосрочные обязательства», по статье «Задолженность перед персоналом организации». В случае переплаты заработной платы работникам предприятия, возникает дебетовое сальдо, которое найдёт отражение во II разделе актива баланса «Дебиторская задолженность».

На исследуемом предприятии ЗАО «Промжилстрой» «Задолженность перед персоналом организации» на 01.01.2006 г. составила 579 447,95 руб. Дебетовое сальдо счета 70 в размере 44 978,91 руб. отражено во II разделе актива баланса «Дебиторская задолженность». Аналитический учет в ЗАО «Промжилстрой» ведется по каждому работнику на лицевых счетах.