Анализ процесса «Закупки»

По результатам аудита было выявлено, что сам процесс задокументирован частично, нет единого алгоритма проведения процесса и, следовательно, не указаны так же показатели взаимодействия между структурными подразделениями, участвующими в выполнении данного процесса. Части процесса описаны в четырех стандартах:

• · СТП404−019 «Работа с поставщиками продукции и посредниками»: стандарт устанавливает основные положения по оценки поставщика с целью определения его способности выполнять предъявляемые требования к поставляемой продукции перед заключением договоров, по контролю за качеством поставляемой посредниками и поставщиком продукции.
• · СТП 404−057 «Заключение и исполнение хозяйственных договоров»: регламентирует порядок работы при заключении и исполнении договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним и ведении претензионной работы.
• · СТП 404−020 «Входной контроль покупных комплектующих изделий»: стандарт устанавливает основные положения по организации и проведению работ по входному контролю покупных комплектующих изделий, ответственность подразделений предприятия, а также основные положения по организации хранения покупных комплектующих изделий в соответствии с ГОСТ 24 297 и ОСТ 1.41 724.
• · СТП 404−021 «Приобретение и учет специального инструмента, специального оборудования, специальной одежды и комплектующих изделий»: стандарт устанавливает порядок составления и оформления заявок на специальный инструмент, специальное оборудование, специальную одежду и комплектующие изделия.

Для упорядочения работ по процессу был разработан алгоритм процесса «Закупки». Алгоритм процесса представлен в таблице 3.1.

В ходе процесса участвуют 3 подразделения: отдел снабжения и комплектации, отдел технического контроля и служба складского хранения. Для проверки взаимодействия между участниками процесса необходимо определить показатели взаимодействия.

На основании стандартов, а так же экспертного опроса были выявлены показатели взаимодействия. Показатели взаимодействия между отделом снабжения и комплектации и отделом технического контроля:

• · целостность упаковки;
• · соответствие внутренней упаковки сопроводительной документации;
• · наличие сопроводительной документации согласно договорным условиям;
• · правильность оформления сопроводительной документации;
• · соответствие комплектности поставки продукции товарно-сопроводительной документации (паспорт, этикетка, накладная);
• · соответствие продукции определенному стандарту.

Показатели взаимодействия между отделом технического контроля и службой складского хранения:

• · наличие записи в журнале проведения входного контроля;
• · наличие записи в журнале учета поступления;
• · наличие полного комплекта сопроводительных документов;
• · процент соответствующей продукции;
• · процент несоответствующей продукции.

Таблица 3.1 — Алгоритм процесса «Закупки».

Алгоритм процесса.	Ответственный исполнитель.	Выход из операции.
Начальник ОСК.	Составление перечня материалов, запчастей с учетом остатков.
Начальник ОСК Директор по качеству.	Критерии для оценки поставщиков.
Начальник ОСК.	Перечень потенциальных поставщиков.
Начальник ОСК.	Выбранный поставщик.
Директор по качеству Начальник ОСК.	Дополнение перечня «Одобренных поставщиков».
Технический директор Коммерческий директор Финансовый директор Юрист по договорам Директор по качеству Начальник ОСК.	Согласование проекта.
Генеральный директор	Подписание контракта.
Финансовый директор Начальник ОСК.	Оплата счетов, транспортирование до складов.
Начальник ОСК.	Приемка продукции.
Начальник ОТК.	Проведение входного контроля.
Начальник ССК.	Обеспечение хранения, контроль за сроками и условиями хранения.
Начальник ССК.	Передача материальных ценностей с сопроводительными документами в цеха.

После составления алгоритма процесса были выявлены факторы, которые влияют на качество процесса «Закупки». Факторы отображены на диаграмме Ишикавы для того, чтобы провести содержательный анализ цепочки взаимосвязанных факторов, воздействующих на объект анализа. Диаграмма Ишикавы представлена на рис. 3.1.

Рисунок 3.1 — Факторы, влияющие на процесс «Закупки».

Так же был проведен экспертный опрос с целью выявления основных факторов, воздействующих на рассматриваемый процесс.

Экспертов просили расставить баллы по пятибалльной шкале каждому фактору в соответствии со степенью его важности. В опросе принимали участие 3 эксперта.

Таблица 3.2 — Факторы, влияющие на процесс «Закупки».

Итого, на качество процесса «Закупки» наибольшее влияние оказывают следующее факторы:

• · Качество продукции поставщика;
• · Комплектация товара;
• · Условия поставки;
• · Скорость реагирования на рекламации;
• · Качество входного контроля.

Как видно из опроса, факторы, имеющие наибольшее влияние на процесс, относятся в большей степени к поставщику.

Это доказывает и следующий факт: по данным о качестве закупаемой продукции, представленным группой входного контроля, в 2012 г., при входном контроле продукции в ОСК и цехах имели место 77 случаев обнаружения несоответствий поступившей продукции против 34 случая в 2011 г. Это говорит о ненадежности выбранных поставщиков. В ходе проверки АР МАК в 2011 г. было выявлено, что отсутствует процесс оценки поставщика. Сейчас же в организации разработана процедура выбора поставщиков, однако количество несоответствующей продукции, выявляемой при входном контроле, только растет. Следовательно, можно сделать вывод о разработке данной процедуры для формального представления комиссии по внешнему аудиту. Организации следует назначить владельца процесса, чтобы обеспечить эффективное и результативное протекание всех процессов в комплексе. Это ключевой постулат, который должен быть усвоен перед претворением в жизнь любой стратегии совершенствования процессов.