Методика формирования бюджета организации

Бюджетирование призвано обеспечить координацию различных организационных функций, что находит свое отражение в порядке составления бюджетов.

Функции бюджета как средства контроля и оценки деятельности предприятия и его подразделений раскрываются только тогда, когда прогнозируемые показатели сравниваются с фактическими. Следовательно, по завершении планового периода необходимо составлять отчеты о деятельности подразделений (центров ответственности), в которых будут сравниваться прогнозируемые и фактические показатели.

Организация бюджетирования предусматривает комплекс мероприятий, отражающих индивидуальные особенности каждой организации. При этом необходимо учитывать организационную структуру и правильно определять ответственных за полученные показатели. Организация центров ответственности значительно облегчит эту работу.

Планирование целесообразно начинать с выбора ограничивающего фактора, так называемого «узкого места». Для большинства организаций это объем производства и продаж. Остальные бюджеты (прямых затрат, коммерческих расходов, денежных потоков и др.) в основном зависят от бюджета продаж. При подготовке бюджета продаж должны быть рассмотрены и утверждены цена и объем продаж каждого вида продукции, ожидаемая маржинальная прибыль от вида продукции. Кроме того, необходимо проанализировать цены и объем реализации продукции за прошлые годы и за отчетный год, затраты на рекламу и маркетинг, прогнозы общехозяйственной конъюнктуры.

Рисунок 1 — Схема организации бюджетирования.

Бюджет продаж в системе бюджетирования организации составляется первым, поскольку без оценки и планирования объемов продаж продукции невозможно составить бюджет производства, бюджеты закупок и использования сырья и материалов, затрат труда и т. д. бюджет продаж составляется на основе обсуждения управляющими, аналитиками и персоналом отдела продаж продукции предприятия. При планировании продаж необходимо учитывать множество факторов — спрос, категория покупателей, сезонность, география сбыта и других. Как правило, размер затрат по сбыту планируется в относительном выражении к объему продаж с учетом этапов жизненного цикла товара.

Бюджет производства представляет собой необходимый (плановый) объем производства продукции в натуральных и денежных показателях и составляется исходя из бюджета продаж с учетом производственных мощностей, сезонности производства, бюджета производственных запасов, объема потребности во внешних закупках. После установления планируемого объема продаж в натуральном выражении можно определить количество единиц продукции, которые необходимо произвести для выполнения бюджета реализации и поддержания запасов готовой продукции на запланированном уровне.

Объем производства в натуральных показателях можно рассчитать по формуле.

Бюджет производства = Бюджет продаж + Прогнозируемый запас готовой продукции на конец года — Запас готовой продукции на начало периода.

Для определения общих затрат на производство необходимо рассчитать себестоимость единицы продукции, складывающуюся их материальных, трудовых затрат и накладных расходов. Поэтому на следующем этапе подготовки генерального бюджета необходимо составить частные бюджеты: бюджет закупки и использования материалов, бюджет трудовых затрат, бюджет общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

Для разработки бюджета использования материалов потребуются сведения о планируемом производстве продукции и о нормативах (лимитах) использования материалов при производстве каждого вида продукции.

При планировании закупок материалов необходимо учитывать уровень запасов материалов на начало и на конец планируемого периода.

Для расчета расхода материалов в натуральных единицах необходимо иметь данные о запасах материалов на начало отчетного периода и потребности в материалах для выполнения производственного бюджета. Потребность сырья и материалов для производства продукции определяется по формуле.

Количество материала = Норма расхода материала х Запланированное количество производства продукции.

После того, как будет известно о потребности материалов для реализации производственной программы, появляется возможность определить объем закупок материалов в плановом периоде. Следует учитывать, что в сельскохозяйственном основном производстве материальные ресурсы (семена — в растениеводстве, корма — в животноводстве) зачастую производятся в самих организациях. Таким образом, потребность в покупке этих видов ресурсов отпадает частично или полностью, что также следует учитывать при составлении бюджета. Сырье и материалы должны закупаться в количестве достаточном для достижения запланированного уровня производства и для образования желаемого уровня запасов сырья на конец бюджетного периода.

Количество материалов, необходимых для обеспечения плановых показателей производства, рассчитывается по формуле.

Объем закупок (ц) = Материалы для производства + Норма запасов материала на конец планового периода — Остатки материалов на складе на начало планового периода.

После определения прямых материальных затрат на производство в плановом периоде и объемов закупок необходимо рассчитывать прямые затраты труда.

Бюджет трудовых затрат основного производственного персонала содержит данные о потребности в работниках основного производства и затратах на оплату труда в плановом периоде. При расчете затрат труда следует основываться на данных о количестве и видах производимой продукции, ее трудоемкости, системы и формы оплаты труда, применяемых на предприятии. В бюджете трудовых затрат необходимо определить рабочее время в часах, которое требуется для производства запланированных объемов продукции:

Количество производимой продукции х Норма затрат труда на единицу продукции, час.

Для того чтобы представить данный показатель в денежном выражении необходимо рабочее время умножить на различные часовые ставки оплаты труда.

Количество человеко-часов определяется по формуле.

Количество человеко-часов = количество продукции х трудоемкость единицы продукции.

Сумма затрат труда в рублях определяется как произведение количества человеко-часов на ставку оплаты одного часа.

Бюджет общепроизводственных расходов отражает затраты на содержание производственных подразделений со всей их инфраструктурой, необходимой для производства продукции. При составлении этого бюджета по возможности целесообразно подразделять расходы на переменные и постоянные. Если данные расходы не изменяются при сокращении или увеличении производственной программы, то они будут считаться постоянными. Если подобная зависимость существует, то — переменными.

В связи с тем, что общепроизводственные расходы в момент совершения не могут быть сразу включены в себестоимость конкретного носителя затрат, основной целью этого бюджета является объединить все бюджеты общепроизводственных расходов, разработанные разными подразделениями хозяйства.

Бюджет общепроизводственных расходов рекомендуется составлять по следующим статьям:

• — затраты на оплату труда работников аппарата управления производственными подразделениями (главных и старших агрономов, зоотехников, заведующих отделениями, фермами и участками и т. п.) и прочего персонала (агрономов, зоотехников и других специалистов; бригадиров, полевых объездчиков и т. п.);
• — отчисления по страховым взносам от фонда оплаты труда работников аппарата управления подразделениями и других специалистов;
• — содержание основных средств, которое включает суммы начисленной амортизации и ремонта основных средств общепроизводственного назначения (полевых станов, агрокабинетов, агрохимлабораторий, помещений для хранения сельскохозяйственных машин, ветбаклабораторий, зоокабинетов и других);
• — охрана труда и техника безопасности, включающая расходы по устройству различных приспособлений, обеспечивающих безопасность работ на машинах и оборудовании (устройство ограждений и агрегатов, сигнализации, вентиляции, затраты на производственную санитарию, приобретение справочников, оформление предупредительных надписей и другие мероприятия);
• — прочие расходы включают прочие общепроизводственные расходы, не предусмотренные предыдущими статьями (расход хозяйственного инвентаря, расходы на карантинные мероприятия, потери от простоев, от брака и другие).

При наличии информации о нормах (лимитах) расхода материалов, трудоемкости производимой продукции, общепроизводственных расходах можно приступать к составлению бюджета производственной себестоимости продукции. В сельскохозяйственных организациях составление данного бюджета обязательно должно осуществляться на базе технологических карт, которые полностью учитывают сельскохозяйственную специфику.

Бюджет коммерческих расходов отражает затраты, связанные со сбытом продукции в предстоящем бюджетном периоде. Он напрямую зависит от запланированного объема продаж и включает плановые затраты по транспортировке продукции, хранении ее в местах продажи, тару, упаковку и другие. Кроме того, этот бюджет отражает усилия организации, которые она намерена приложить для продвижения своей продукции на рынке (расходы на рекламу и т. д.). При составлении данного бюджета следует учитывать, что часть коммерческих расходов может носить прямой характер по отношению к видам продукции, а часть — косвенный. Поэтому и в бюджете следует разделить их на указанные виды.

Бюджет общехозяйственных расходов содержит плановые показатели затрат на управление организацией. В большинстве своем это постоянные затраты. К общехозяйственным расходам относятся затраты, связанные с управлением и обслуживанием производства в целом по организации (расходы на оплату труда с отчислениями на социальные нужды административно-управленческого персонала; расходы на служебные разъезды и командировки; конторские, типографские, почтово-телеграфные расходы; амортизационные отчисления и затраты на ремонт основных средств общехозяйственного назначения; расходы на противопожарные мероприятия, охрану труда и технику безопасности (устройство ограждений, сигналов, вентиляции и т. д.); содержание легкового транспорта и компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и т. д.

Разработка такого бюджета необходима для целей контроля этих расходов и получения информации к подготовке бюджета денежных средств.

На следующем этапе появляется возможность составить бюджет себестоимости проданной единицы продукции (полной себестоимости). Она складывается из производственной себестоимости, общехозяйственных и коммерческих расходов на единицу продукции.

Финансовый бюджет представляет собой план предполагаемых источников финансовых средств и направления их использования. Он состоит из инвестиционного бюджета и бюджета движения денежных средств.

Инвестиционный бюджет отражает вложения, которые предприятию необходимо осуществить в предстоящем бюджетном периоде с указанием их размера и направления использования.

Бюджет движения денежных средств должен обеспечить сбалансированность поступлений и использования денежных средств. При этом в каждом периоде конечное сальдо должно быть положительным. Поскольку денежные средства являются важнейшим ресурсом любой организации, бюджет денежных средств является одним из основных ее бюджетов. Он призван, во-первых, обеспечить такое наличие денежных средств, которое позволит в любой момент времени выполнить обязательства и решить задачи, поставленные перед организацией; во-вторых, гарантировать эффективное использование избытка денежных средств.

На практике бывают ситуации, когда организация испытывает как нехватку, так и избыток денежных средств. Следовательно, необходимо предусмотреть меры во избежание денежного дефицита (например, договориться с банком о возможности снижения затрат), либо, наоборот, найти применение временно свободным денежным средствам (например, с помощью краткосрочного инвестирования).

Затем на основе всех имеющихся бюджетов следует составлять балансовый отчет, который даст возможность оценить основные показатели производственно-финансовой деятельности на планируемый период и выявить ее слабые стороны.

Бюджетный отчет о финансовых результатах дает представление о различии между двумя понятиями — прибылью и денежным потоком. Суть этих различий состоит в том, что бюджет денежных средств строится на основе информации о денежных поступлениях и выплатах. Признание прибыли базируется на принципе начислений в момент возникновения прав на получение денежных средств или обязательств их выплатить. Причем эти периоды далеко не всегда совпадают. Составление генерального бюджета завершается разработкой плана финансовых результатов.

Всю ответственность за исполнение бюджета несет руководитель организации по составлению бюджета. Успешность этого процесса определяется такими факторами, как: точным пониманием действий и целей всеми ответственными лицами организации, поддержкой и системой поощрений со стороны высшего руководства.