Система учетных документов
Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплек тования данного ведомства на 1 декабря. Сводный паспорт организаций, хранящих документы отраслевого фонда (для государственных отраслевых фондов). Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, НТД и КФД (в зависимости от состава документов) в центральном архиве ведомства. Внутренняя опись документов… Читать ещё >
Система учетных документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Государственные и муниципальные архивы и другие государственные хранилища осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архивов и паспорта источника комплектования архива и порядок их представления, устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов в организациях, не являющихся источниками комплектования, регламентируется «Основными правилами работы архивов организаций» [6].
Практически организация учета представляет собой процесс составления и ведения учетных документов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в государственных, муниципальных и архивах организаций, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом муниципальных образований субъектов РФ и Росархиве:
Архив организации. | Государ ственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки | Научные архивы региональных подразделений, региона. льных центров РАН, научноотраслевые архивы РАН | Архив РАН | Архивы федеральных органов исполнительной власти (министерства, ведомства и отраслевые фонды) | Органы управления архивным делом субъекта РФ | Росархив | |
Внутренние учетные документы | |||||||
Книга учета поступления и выбытия документов. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования. Список фондов. Лист фонда. Описи дел или сводные номенклатуры дел временного хранения. Описи ОЦД. Описи страхового фонда. Листзаверитель. Дело фонда. Внутренняя опись. Паспорт архивохранилища. | Книга учета поступлений документов. Список фондов. Описи. Лист фонда, а также другие документы. Дело фонда. Топографический указатель. | Книга учета поступлений документов. Список фондов. Описи. Лист фонда и другие документы. | См. «архив организации» . | См. «архив организации» . | ; | ; | |
Документы централизованного государственного учета | |||||||
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря. Паспорт архива организации, хранящей КФД на 1 декабря. Паспорт архива организации, хранящей НТД. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря в зависимости от состава документов. | Паспорт архива, музея, библиотеки на 1 января. Карточка фонда. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января. Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комп лектования федеральных, государственных, районных и городских архивов на 1 декабря. | Паспорт архива на 1 января. Карточка фонда. Сведения об изменении в составе и объеме фонда на 1 января. | Сводный паспорт научных и научноотрасле вых архивов РАН (1 раз в 3 года). Паспорт архива РАН. Фондовый каталог РАН. Карточки фондов архива РАН. | Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплек тования данного ведомства на 1 декабря. Сводный паспорт организаций, хранящих документы отраслевого фонда (для государственных отраслевых фондов). Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, НТД и КФД (в зависимости от состава документов) в центральном архиве ведомства. | Сум марный паспорт государственных архивов субъекта РФ. Сум марный паспорт районных и городских архивов субъекта РФ. Сум марный паспорт музеев и библиотек субъекта РФ. Фондовый каталог субъекта РФ. Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплек тования государственных, районных и городских архивов РФ на 1 декабря. Сводный паспорт, включая сведения об объеме документов научных и научноотраслевых архивов данного субъекта РФ. | Суммарный паспорт федеральных архивов. Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек. Суммарный паспорт государственных архивов субъектов РФ. Суммарный паспорт музеев и библиотек субъектов РФ. ЦФК Федерального архивного агентства. Сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках компле ктования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря. Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, научных и научноотраслевых архивах РАН. | |
Внутренние учетные документы и документы централизованного государственного учета подразделяются на основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» [9], а также «Основными правилами работы архивов организаций» [6].
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:
книга учета поступлений документов — для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
опись дел, документов — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
номенклатура дел — для учета документов в делопроизводстве и для учета документов временного хранения в архиве (архивохранилище), на которые описи не составляются — это, как правило, документы со сроками хранения до 10 лет включительно.
реестр описей дел, документов — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов ведется дело организации — сдатчика документов;
лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле;
внутренняя опись документов дела, учет которых вызывается спецификой данной документации: особо ценные документы, личные, судебные дела, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью содержания документов.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
Филиалы и представительства организаций в связи с тем, что не формируют свой архивный фонд (эта ситуация выше была подробно рассмотрена), из всего перечисленного комплекса учетных документов обязательно должны вести следующие: книгу учета поступления и выбытия документов; описи и номенклатуры дел; лист-заверитель и внутреннюю опись на документы дела; а также документы, входящие в состав дела фонда, и паспорт архива или архивохранилища.