Свойства документа. 
Требования к составлению и оформлению документов

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

• а) атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
• б) функциональность документа, т. е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т. е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
• в) структурность документа, т. е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т. е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т. д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным признакам документа относятся:

• а) наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.
• б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
• в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
• г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).