Особенности проведения совещаний разных видов

Инструктивное совещание. Его цель — передача участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделений и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

• — проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;
• — доклады по схеме «что не сделано — какая помощь нужна» ;
• — отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;
• — относительная непродолжительность (20−30 мин.).

Основное задание такого совещания — получение информации «снизу» о состоянии дел. По мере ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает и др.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать.

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

• 1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.
• 2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения и др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.
• 3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие — оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.
• 4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

Контрольные вопросы

• 1. Раскройте сущность таких форм коллективной работы, как совещания, заседания, собрания.
• 2. Назовите позитивные и негативные стороны делового совещания.
• 3. Приведите классификацию деловых совещаний.
• 4. Из каких этапов состоит процедура проведения делового совещания?
• 5. Раскройте суть подготовки делового совещания.
• 6. В чем заключаются особенности проведения делового совещания?
• 7. Охарактеризуйте этап подведения итогов делового совещания.
• 8. Назовите особенности проведения инструктивного и оперативного совещания.
• 9. В чем заключаются особенности проведения телеконференции?