Организация и технологии документационного обеспечения управления

Основные понятия главы

ГОСТ Р 7.0.8−2013 определяет следующие понятия.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот — это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Документопоток — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Плотность документопотока — количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Общие положения о службе документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации (далее — ДОУ) — это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, эта служба может называться служба документационного обеспечения управления, служба делопроизводства. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Цели службы ДОУ:

• — руководство документопотоком;
• — координация работы с документами;
• — контроль за работой с документами;
• — организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

• — совершенствование форм и методов работы с документами;
• — обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем;
• — контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
• — унификация форм документов;
• — сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
• — методическая работа по совершенствованию ДОУ;
• — внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы.

• 1. Документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний).
• 2. Организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов — обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа).
• 3. Организационная деятельность (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ).

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ, как правило, представлены следующими локальными актами организаций и органов власти:

• — положение о службе ДОУ;
• — должностные инструкции работников службы ДОУ;
• — инструкция по делопроизводству.