Порядок учёта расчётов с подотчётными лицами

Выдача подотчётных сумм

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Под отчёт денежные средства могут выдаваться на:

• 1) Командировочные расходы;
• 2) Операционные и хозяйственные расходы (для приобретения основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, оплаты работ или услуг сторонних организаций, для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий);
• 3) Представительские расходы.

Для выдачи подотчётных сумм должны быть соблюдены следующие условия:

• 1. Предыдущий аванс должен быть погашен, представлен авансовый отчёт и сдан остаток неизрасходованных сумм.
• 2. Работник, которому выдаётся подотчётная сумма, должен быть сотрудником, работающим в данном бюджетном учреждении.
• 3. На выдачу аванса должно быть оформлено распоряжение руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдаётся, также устанавливаются максимальные суммы выдачи денег под отчет и порядок представления отчета об израсходованных суммах.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии отсутствия за конкретным лицом задолженности по ранее выданному ему авансу. Не допускается выдача подотчетных сумм в счет денежного довольствия (заработной платы), за исключением разрешенных к выдаче сумм (аванс в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Выдача наличных денежных средств оформляется по кредиту счёта учёта денежных средств и дебету счёта учёта расчётов с подотчётными лицами по соответствующим счетам.

Пример 1. Раздатчик Демидов А. А. получил из кассы института под отчёт 150 000 рублей для выдачи з/п сотрудникам кафедры. По истечении 3-х дней Демидов предоставил в бухгалтерию института отчёт и сдал ведомости, по которым выдана з/п полностью.

Таблица 2.

Ведомости.