Управление инновационными проектами

Управление инновационными проектами

1. Сущность управления инновационными проектами

2. Классификация инновационных проектов

3. Жизненный цикл проекта и продукта

4. Основные фазы жизненного цикла проекта

5. Структура знаний управления проектами

6. Программное обеспечение управления инновационными проектами

1. Сущность управления инновационными проектами Инновационный проект — намечаемый к планомерному осуществлению, объединенный единой целью и приуроченный к определенному времени комплекс работ и мероприятий по созданию, производству и продвижению на рынок новых высокотехнологичных продуктов с указанием исполнителей, используемых ресурсов и их источников.

Единого определения понятия «управление проектом» официально не существует. Приведем несколько определений.

Управление проектом (УП; project management, PM) — это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта [США, Свод знаний по управлению проектами (PMI)].

Управление проектами — это управленческая задача по завершению проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. Проект-менеджер является ответственным за достижение этих результатов [Английская ассоциация проект-менеджеров]. Управление проектом — это единство управленческих задач, организации, техники и средств для реализации проекта [Германия — DIN 69 901].

Основными признаками проекта являются: 1) новизна; 2) изменения как основное содержание проекта; 3) неповторимость; 4) конкретная цель, ограниченная во времени; 5) временная ограниченность продолжительности проекта; 6) ограниченность требуемых ресурсов; 7) бюджет, относящийся к проекту; 8) комплексность решения проблемы; 9) выделение сферы проекта в сфере взаимодействия организации и рынка.

В основные компоненты проекта включают: 1) состав работ; 2) взаимосвязь работ, определяющую структуру проекта; 3) временной режим реализации проекта; 4) ресурсы; 5) бюджет или смету; 6) ограничения, определяющие специфику проекта или отдельных его составляющих

2. Классификация инновационных проектов Идеи, замыслы и технические решения, а также реализующие их проекты имеют различные уровни научно-технической значимости:

Модернизационный (псевдо-инновации), когда конструкция прототипа или базовая технология кардинально не изменяются (расширение размерных рядов и гаммы изделий; установка более мощного двигателя, повышающая производительность станка, автомобиля);

Новаторский (улучшающие инновации), когда конструкция нового изделия по виду своих элементов существенным образом отличается от прежнего (добавление новых качеств, например, введение средств автоматизации или других, ранее не применявшихся в конструкциях данного типа изделий, но применявшихся в других типах изделий);

Опережающий (базисные инновации), когда конструкция основана на опережающих технических решениях (введение герметических кабин в самолетостроении, турбореактивных двигателей, ранее нигде не применявшихся);

Пионерный (базисные инновации), когда появляются ранее не существовавшие материалы, конструкции и технологии, выполняющие прежние или даже новые функции (композитные материалы, первые радиоприемники, электронные часы, персональные компьютеры, ракеты, атомные станции, биотехнологии).

Виды инновационных проектов по основным типам:

1. По периоду реализации проекта, могут быть:

— Краткосрочными (1−2 года);

— Среднесрочными (до 5 лет);

— Долгосрочными (более 5 лет).

2. По характеру целей проекта, могут быть:

— Конечными — отражать цели, решения проблемы в целом;

— Промежуточными.

3. По виду удовлетворяемых потребностей, могут быть ориентированы на удовлетворение существующих потребностей или на создание новых потребностей;

4. По типу инноваций, могут быть:

— Введение нового или усовершенствованного продукта;

— Создание нового рынка;

— Освоение нового источника сырья или полуфабрикатов;

— Реорганизация структуры управления.

5. По уровню принимаемых решений, могут носить:

— Международный;

— Федеральный;

— Региональный;

— Отраслевой;

— Фирменный характер.

6. С точки зрения масштабности решаемых задач инновационные проекты подразделяются следующим образом:

1) Монопроекты — проекты, выполняемые, как правило, одной организацией или даже одним подразделением; отличаются постановкой однозначной инновационной цели (создание конкретного изделия, технологии), осуществляются в жестких временных и финансовых рамках, требуется координатор или руководитель проекта;

2) Мультипроекты — представляются в виде комплексных программ, объединяющих десятки монопроектов, направленных на достижение сложной инновационной цели, такой, как создание научно-технического комплекса, решение крупной технологической проблемы, проведение конверсии одного или группы предприятий военно-промышленного комплекса; требуются координационные подразделения;

3) Мегапроекты — многоцелевые комплексные программы, объединяющие ряд мультипроектов и сотни монопроектов, связанных между собой одним деревом целей; требуют централизованного финансирования и руководства из координационного центра. На основе мегапроектов могут достигаться такие инновационные цели, как техническое перевооружение отрасли, решение региональных и федеральных проблем конверсии и экологии, повышение конкурентоспособности отечественных продуктов и технологий.

3. Жизненный цикл проекта Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Жизненный цикл инновационного проекта — полный комплекс работ и мероприятий, выполняемых в строго определенной последовательности всеми исполнителями проекта. Таким образом, жизненный цикл проекта охватывает все стадии его воплощения — от появления замысла, проведения НИОКР, подготовки производства и непосредственного производства продукции до ее реализации. В него могут входить послепродажное обслуживание, эксплуатация, а иногда и утилизация продукта.

Рис. 1. Фазы жизненного цикла проекта и продукта Процессы управления проектом определяются жизненным циклом проекта и зависят от области его приложения.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп: 1) процессы инициации — от формулирования идеи до принятия решения о начале выполнения проекта; 2) процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения; 3) процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана; 4) процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих воздействиях; 5) процессы управления — определение корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение; 6) процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

4. Фазы жизненного цикла проекта Разработка концепции инновационного проекта В процессе формирования инвестиционного замысла проекта должны быть получены ответы на следующие вопросы:

* цель проекта;

* район размещения;

* назначение, мощность и основные характеристики объекта инвестирования;

* срок окупаемости;

* доходность проекта;

* предполагаемые источники и схема финансирования.

На фазе разработки концепции заказчик (инвестор), исходя из своих целей и анализа ситуации, подготавливает декларацию о намерениях. В этом документе излагается замысел инвестора. В процессе его подготовки анализируются: 1) потребность в конечных результатах; 2) имеющиеся ресурсы; 3) влияние проекта на окружающую среду; 4) общий инвестиционный климат; 5) уровень качества и стоимость и др.

Планирование проекта Сущность планирования состоит: 1) в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса мероприятий, действий, которые должны быть выполнены; 2) применении методов и средств реализации проектных работ; 3) увязке ресурсов, необходимых для их выполнения; 4) согласовании действий организаций — участников проекта. Проектирование — это построение модели реализации проекта. Планирование означает детальное определение того, что необходимо для успешной реализации проекта с соблюдением требований по трем параметрам — качеству, времени и затратам.

План проекта может включать: 1) краткий обзор проекта; 2) введение (цели и ожидаемые результаты проекта, стратегия, объем работ, организационные связи, ссылки на внешние документы); 3) структуру проекта (роли и ответственность, процесс управления проектом, обзоры и утверждения); 4) комплекс работ (работы проекта, оценка объема работ и квалификации, внешние задачи, возможные изменения); 5) график работ (график работ по этапам, список всех участников); 6) ресурсное обеспечение (персонал, оборудование, средства и пр.); 7) финансирование (история финансирования подобных проектов, бюджет, план затрат, фонды, предположения); 8) ограничения, риск и неопределенность проекта (зависимость от внешних обстоятельств, риск и неопределенность, процесс решения проблем).

Особую роль на этом этапе играют информационные системы управления проектами, которые могут упростить процесс планирования, модификации, внесение изменений, особенно при реализации крупных и сложных проектов.

Реализация проекта Среди профессиональных проект-менеджеров бытует юмористическое представление жизненного цикла проекта: 1) всеобщий ажиотаж; 2) полная неразбериха; 3) сплошные ошибки; 4) поиск виноватых; 5) наказание невиновных; 6) награждение непричастных. Если «всеобщий ажиотаж» — фаза инициации, «полная неразбериха» — фаза планирования, то «сплошные ошибки», «поиск виноватых» и «наказание невиновных» — фаза реализации (осуществления) проекта, а «награждение непричастных» — фаза завершения проекта.

На стадии реализации проекта осуществляются следующие основные группы процессов:

* мониторинг и контроль хода осуществления проекта;

* обеспечение корректирующих воздействий (управление изменениями);

* ведение различного типа переговоров и совещаний;

* разрешение возникающих противоречий.

Цель системы мониторинга — собрать и подготовить в отчетной форме необходимую информацию. Цель системы контроля — действовать, используя эти данные. Контроль — это действия, направленные на уменьшение разницы между плановым заданием и фактическим результатом. Контроль сфокусирован на трех элементах проекта — выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд факторов, которые приводят к необходимости контроля:

* выполнение работ — непредвиденные технические проблемы, недостаточность ресурсов, проблема качества и надежности, требование изменения спецификаций со стороны заказчика, межфункциональные сложности;

* затраты — увеличение ресурсов, требующихся для решения проблем; расширяющийся масштаб работ; заниженность первоначальных оценок; неудовлетворительная или поздняя отчетность; неудовлетворительное составление бюджетов; корректировки, произведенные не вовремя; возросшие цены на ресурсы;

* время — отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы; излишне оптимистичные первоначальные оценки сроков проекта; неправильное определение последовательности действий; недоступность необходимых ресурсов; задержки при выполнении предшествующих задач; «катастрофическое» изменение спецификаций заказчиком. Контроль является центральным видом деятельности в ходе реализации проекта.

Процесс завершения проекта не бывает легким. Различают следующие варианты завершения проекта.

1. Проект завершен вследствие того, что он был успешным и достиг своих целей. Проект может быть также завершен, если его постигла неудача.

2. Проект был завершен созданием самостоятельного структурного подразделения организации. В этом случае персонал, собственность, оборудование передаются из проекта в подразделение.

3. Сложный проект успешно завершен. Имущество, люди, материалы, оборудование и функции проекта распределяются между соответствующими структурами организации.

4. Медленное «угасание проекта» вследствие сокращения бюджета.

На фазе завершения проекта следует осуществить необходимые действия по контрольному списку вопросов.

1. Протестировать результаты проекта (провести контрольные испытания).

2. Составить инструкции по использованию результатов проекта, выпустить паспорта на технические объекты.

3. Завершить выпуск откорректированного комплекта документации.

4. Передать заказчику по акту результаты проекта.

5. Обучить персонал заказчика работе с результатами проекта.

6. Расформировать (переместить) команду проекта.

7. Переместить оборудование и материалы.

8. Освободить производственные мощности.

9. Суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта.

10. Документировать достижения.

11. Разработать рекомендации для будущих проектов.

12. Обобщить опыт взаимодействия с внешними организациями.

13. Написать отчеты по работе всех участников проекта.

14. Обеспечить обратную связь по результатам работы каждого участника проекта.

15. Провести окончательный аудит проекта.

16. Подготовить окончательный отчет.

17. Обсудить результаты проекта с высшим руководством фирмы-исполнителя и заказчика.

18. Подписать акт сдачи-приемки работ по проекту.

19. Объявить об окончании проекта.

Заключительный отчет по проекту составляется менеджером проекта и включается в папку проекта. Он должен содержать следующую информацию: название проекта, координаты заказчика проекта, характеристику команды проекта, цель проекта, выполнение графика работ по проекту, выполнение бюджета проекта, координаты поставщиков и подрядчиков (их роли, произведенные затраты, своевременность и качество работ), сведения по обучению персонала, индивидуальный вклад участников проекта, извлеченные уроки, заключение.

5. Структура знаний управления проектами управление инновационный проект цикл Структура знаний (функций) управления проектами определяет виды деятельности по управлению проектами. Различают базовые и интегрирующие функции управления проектами. К базовым функциям относятся управление содержанием (предметной областью) проекта, управление временными ресурсами, управление стоимостью и управление качеством проекта. К интегрирующим функциям относятся управление командой проекта (персоналом), управление коммуникациями, управление рисками, управление контрактами и поставками (снабжением) и управление интеграцией.

В понятие «управление содержанием» («предметной областью») включаются следующие виды деятельности: 1) разработка концепции проекта; 2) определение предметной области; 3) выбор базовых проектных решений; 4) определение системы контроля предметной области; 5) проведение контроля и оценки результатов проекта. Эффективное управление содержанием предполагает обязательное участие в процессе профессионалов в предметной области знания. Первым документом, в результате которого реализуется данная функция, является бизнес-план проекта.

В понятие «управление временем» включаются следующие виды деятельности: 1) определение работ; 2) структурная декомпозиция в определении взаимосвязей работ; 3) оценка продолжительности работ; 4) разработка календарного плана; 5) контроль времени.

Под управлением стоимостью понимается планирование требуемых для выполнения проекта ресурсов, оценка стоимости ресурсов, формирование бюджета проекта и контроль стоимости. Укрупненная оценка стоимости проекта осуществляется при разработке концепции проекта (бизнес-план проекта). Более детальная оценка стоимости осуществляется при обосновании проекта (технико-экономическое обоснование проекта, ТЭО). Стоимостное планирование, или бюджетирование, применяется при планировании и реализации проекта. Окончательная оценка стоимости проекта осуществляется при его завершении.

Виды бюджетов, составляемых на разных стадиях выполнения проектов, представлены в табл. 6.1.

Таблица 6.1 Виды бюджетов Под управлением качеством проекта понимаются планирование, обеспечение, контроль и повышение качества. При планировании качества анализируются затраты и выгоды, которыми сопровождаются мероприятия по обеспечению качества, устанавливаются целевые уровни показателей качества, разрабатываются программы проведения экспериментальных работ в обеспечение требуемых показателей качества. Выходными документами могут быть программа обеспечения качества, процедуры контроля и испытаний, карты технологических процессов и др.

Главный принцип эффективной работы системы обеспечения качества проекта — легче предупредить, чем исправить. Многие российские предприятия, выходящие со своей продукцией на международные рынки, проходят сертификацию на соответствие Международным стандартам качества, например, ISO 9001—9003; ISO 14 001.

Под управлением персоналом проекта понимаются организационное планирование, подбор персонала и формирование команды проекта.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы взаимодействий между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на достижение целей проекта. Функция управления информационными связями включает следующие процессы:

* планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы ее доставки);

* сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора, своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

* оценка и отображение прогресса — обработка фактических результатов состояния работ проекта, сопоставление с плановыми заданиями, анализ тенденций, прогнозирование;

* документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Причиной возникновения рисков является неопределенность внешней среды и параметров проекта. Управление рисками — это процессы, связанные с идентификацией, анализом и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий.

В рамках функции управления поставками и контрактами рассматривается выполнение следующих процедур:

* планирование поставок;

* инициация и изучение предложений;

* подготовка документации;

* выбор источников поставок и услуг;

* управление контрактами;

* закрытие контрактов.

Управление интеграцией — это всеобъемлющий процесс, имеющий отношение ко всем внутренним и внешним факторам проекта, влияющим на изменения в проекте. Управление изменениями включает следующие основные процессы:

* мониторинг состояния и тенденций изменения основных факторов внешней среды проекта, способных вызвать в нем изменения;

* прогнозирование возможных изменений внешней среды и оценку степени их влияния на проект;

* разработку стратегии и планов защиты проекта от внешних воздействий;

* определение необходимых изменений в проекте;

* сопровождение и поддержку внесения одобренных изменений в проект;

* контроль осуществления изменений;

* проверку эффективности и степени достижения целей посредством осуществленных изменений.

6. Программное обеспечение управления инновационными проектами Для инновационных проектов, состоящих из нескольких сотен наименований работ, качественное и оперативное выполнение планирования вручную становится либо очень трудоемким, либо попросту невозможным.

Неоспоримые преимущества ЭВМ вызвали к жизни широкий спектр специализированных систем (программных продуктов) для управления проектами, в том числе инновационными.

Информационные системы могут упростить процесс планирования, модификации, внесение изменений, особенно при реализации крупных и сложных проектов. Вместе с тем они не могут определить концепцию проекта, цели, бюджетные и временные требования, ключевые точки контроля, действия и взаимосвязи. Все это должно быть сделано руководителями проектов или членами команды.

В настоящее время на рынке присутствует множество программных продуктов, позволяющих эффективно управлять проектами. (Среди них: Microsoft Project 2002, Spider, Open Plan, Primavera и др.) Обычно программное обеспечение для управления проектами подразделяют на три основные группы:

* мощные профессиональные системы;

* программное обеспечение среднего класса;

* различные дешевые пакеты для быстрого и несложного планирования.

Примерами дешевых систем для планирования являются Hilestones фирмы Kidasa Software, Protracs фирмы Applied Micro Systems (только диаграммы Ганта). Такие системы содержат только отдельные функции сетевого планирования и не отвечают всем требованиям, предъявляемым к системам для управления проектами.

Для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ разрабатывались Большие системы, основными показателями которых являются их высокая мощность и в то же время способность достаточно детально описывать проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы, занимающиеся корпоративным планированием и управлением (SAP, ВAAN и др.), ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой крупнейших проектов, и стоят десятки и сотни тысяч долларов. Примерами таких систем являются Artemis Project фирмы Metier, Primavera Project Planner или Open Plan. Системы этого класса использовались для управления крупными проектами— н-р космическими.

Для более мелких проектов были разработаны пакеты среднего класс, составляющие золотую середину на рынке программного обеспечения для управления проектами. В них оптимально сочетаются внешняя простота системы и расширенные функциональные возможности и мощность, что позволяет им приблизиться к системам высшего класса. В нашей стране для эффективного управления инновационными проектами применяются следующие системы этого класса: Microsoft Project, Time Line, Project Expert.

Системы типа Microsoft Project и Time Line предназначены для разработки календарного плана работ и сетевого графика проекта, включая длительность и затраты по его стадиям, и применяются в основном как системы управления проектами.

Project Expert занимает промежуточное положение на рынке между программами, осуществляющими управление проектами (Microsoft Project, Time Line и др.), и мощными комплексами, занимающимися корпоративным планированием и управлением (SAP, BAAN и др.). Пакет Project Expert является автоматизированной системой планирования и анализа эффективности инвестиционных проектов на базе имитационной модели денежных потоков. Система Project Expert объединяет в себе два типа систем: системы управления проектами и корпоративные системы.

Объединяющим модулем является модуль «Инвестиционный план», в котором составляется сетевой график проекта с описанием этапов работ, которые затем объединяются в активы в соответствии с требованиями бухгалтерского учета. Наиболее эффективно Project Expert используется при подготовке и анализе бизнес-планов инвестиционных проектов.