Совершенствование электронного документооборота

Совершенствование электронного документооборота

1. Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения

делопроизводство автоматизация больница документооборот

1.1 Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фотои кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются:

— в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

— в создании условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);

— в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

— в создании условий для хранения документов.

Документооборот — это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т. е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Виды документационного оборота В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).

Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.

Классификация деловых документов Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:

1). По содержанию (важнейший вид классификации):

— по административным вопросам,

— вопросам материально-технического снабжения,

— планирования,

— бухгалтерского учета,

— подготовки кадров,

— лечебно-профилактической деятельности и т. д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

— внешние — полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

— внутренние — составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов — это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т. д.

Особенности организации управления входящими документами В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

— организацию доставки (получения) документов;

— первичную обработку документов;

— предварительное рассмотрение документов;

— регистрацию документов;

— рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами — в пределах предоставленных полномочий) учреждения.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).

Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача.

Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.

Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:

— подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;

— регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т. п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.

Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами — в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям.

Особенности организации управления исходящими документами В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:

— прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;

— регистрацию документов;

— тиражирование документов;

— подготовку документов к отправке;

— сортировку документов;

— передачу документов.

Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:

— соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

— правильности оформления документа;

— комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);

— наличия и достоверности сведений об адресате;

— наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой — в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.

Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.

Подготовка к отправке включает:

— простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);

— фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;

— заклеивание конвертов (упаковок);

— маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.

Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю.

Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.

Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).

Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача.

Особенности организации управления внутренними документами Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:

— лично — исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);

— через секретарей отдела документационного обеспечения — между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т. д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;

— посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;

— посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.

Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:

— в инициативном порядке;

— в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);

— во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;

— во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.

— при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.

В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:

— определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);

— подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);

— определение предварительного варианта структуры документа;

— составление чернового варианта содержания документа;

— редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;

— оформление проекта документа;

— согласование проекта документа, в необходимых случаях — его уточнение и дооформление;

— представление проекта документа на подпись (утверждение).

При определении вида и темы документа принимаются во внимание:

— функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;

— информационный повод для письменного обращения к адресату.

Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т. д.

При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.

Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.

Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.

Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стили изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Окончательный выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а, в конечном счете, способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.

Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.

Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение).

Подводя итог об особенностях управления документами в процессе документооборота, следует отметить сроки их подготовки. В общем случае документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.

При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.

Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющие пометку «Срочно», подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющие пометку «Оперативно» — в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступление в адрес учреждения письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.

Способы ведения При организации работы с документами в учреждении здравоохранения предпочтительно используется смешанная форма организации. При смешанной форме организации работы с документами часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, изготовление, оперативное хранение) сосредотачивается в отделе документационного обеспечения управления, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

При данном способе ведения документации организуется такая работа с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов централизованно (в отделе документационного обеспечения), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется секретарем главного врача, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируются внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.

В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный (неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.

В некоторых отделах существует частично электронное ведение документооборота. Например, в отделе документационного обеспечения, с помощью программы электронной регистрации документов ведется контроль исполнения поступающей и внутренней документации. В других отделах существуют свои базы данных: в бухгалтерии, отделе кадров, отделе материально-технического снабжения. В регистратуре поликлиники существует база данных регистрации пациентов по всем приписным участкам. Во многих стационарных и поликлинических отделениях больницы существуют свои базы данных на пациентов, состоящих на диспансерном учете.

Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.

Отличия делопроизводства от документооборота Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят, документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот — движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Электронный архив В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаются в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Делопроизводство и деловые процедуры Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:

1. представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;

2. заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;

3. выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;

4. счет передается в бухгалтерию;

5. бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;

6. услуга предоставляется определенной группой специалистов;

7. количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;

8. выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;

9. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Отличие делопроизводства от деловых процедур В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры — за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Западные системы автоматизации делопроизводства в России Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

1. системы workflow (автоматизации деловых процедур);

2. системы groupware (коллективной работы);

3. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);

4. системы электронной почты (служат для обмена документами).

Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, Lotus Domino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, электронной почты, популярность с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2−3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

1.2 Современный подход к организации документационного обеспечения управления и правовая основа его ведения

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства — это организация регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме Единой государственной системы документационного обеспечения управления с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ — систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Рис. 1. Примерная схема электронного документооборота

В ближайшем будущем (ориентировочно в ближайшие полгода, основываясь на финансовое состояние учреждения) планируется введение внутренней электронной сети по больнице, полный переход на электронный документационный оборот в учреждении (электронная регистрация документов, передача корреспонденции по внутренней сети ответственным исполнителям).

Конечно, полностью перейти на электронную систему документооборота в данный момент не получиться, т.к. еще во многих учреждениях, на предприятиях существует бумажный способ ведения делопроизводства. Но с помощью развития современной техники есть уверенность, что эта проблема будет решаться.

Но с переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

В связи с этим в отделе документационного обеспечения документы в электронной виде создаются на компьютерах, которые могут быть получены по электронной почте. Кроме того, возможен способ перевода документа, поступающего в учреждение в бумажном виде, в электронную форму путем сканирования.

Созданные и полученные из вне документы систематизируются с помощью создания папок с документами. Систематизация может проходить несколькими способами:

— основанная на номенклатуре дел учреждения;

— по географическому признаку;

— по должностному признаку;

— по исполнительности документа определенным должностным лицом, отделом, отделением, учреждением (организацией).

В отделе документационного обеспечения чаще используется систематизация электронных документов путем создания папок по исполнителям документов: у каждого заместителя главного врача, начальника, отдела, заведующего отделением имеется отдельная папка; также имеются папки документов отделений учреждения здравоохранения. Отдельно имеется папка приказов по основной деятельности. По номенклатуре дел созданы папки организаций и учреждений, которым отправляются запросы, ответы на запросы, либо информационные письма.

По окончании календарного года создается архивная папка, куда заносятся вся документация за истекший год.

Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в любом учреждении, является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

— устойчивого электропитания;

— резервного копирования;

— антивирусной защиты.

Решение первой задачи — это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров (источники бесперебойного питания (ИБП)).

Третье обеспечение сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

— все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

— каждая дискета, диск или флеш-карта, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вирусов.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относят:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30−97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 года).

4. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление делами.

5. Основные правила работы ведомственных архивов.

6. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный).

Централизованным бюро нормативов по труду разработано достаточное количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 года

№ 72);

2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 года № 152);

3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 года № 189/11−64);

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

1.3 Ведение документационного оборота в медицинском учреждении

Одной из особенностей документооборота учреждения здравоохранения является его видовой состав документов, (например, в любом отделе документационного обеспечения учреждения здравоохранения Города Екатеринбурга существует примерно одинаковый состав документов). В первую очередь он связан с медицинской деятельностью учреждения:

1. Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций:

— Приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

— Приказы Министерства здравоохранения Свердловской области

— Распоряжения Правительства свердловской области;

— Распоряжения главы Города Екатеринбурга;

— Постановления главы Города Екатеринбурга;

— Приказы комитетов и управлений администрации Города Екатеринбурга (отдельно в дело для важности вынесены приказы комитета по здравоохранению при администрации Города Екатеринбурга);

— Приказы главного врача учреждения здравоохранения по основной и административно-хозяйственной деятельности;

— Должностные инструкции отдела документационного обеспечения.

2. Документы рекомендательного характера:

— Решения расширенного заседания коллегии Министерства здравоохранения Свердловской области;

— Решения думы Города Екатеринбурга, решения различных комиссий при администрации Города Екатеринбурга;

— Выступления на врачебных планерках и планерках заместителей главного врача;

— Протоколы аппаратных совещаний, различных комиссий (например, тарификационной комиссии);

— Приглашения и т. д.

3. Письма:

— Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

— Министерства здравоохранения Свердловской области;

— Учреждений и организаций Свердловской области по вопросам здравоохранения;

— Учреждений и организаций Города Екатеринбурга по вопросам здравоохранения;

— Администрации Города Екатеринбурга;

4. Письма-запросы о деятельности учреждения здравоохранения.

5. Письма-ответы:

— на запросы органов внутренних дел, прокуратуры, федерального суда, мирового суда по поводу нахождения лиц на диспансерном или консультативном учете; на стационарном или амбулаторном лечении; а также статистические данные за какой-либо период по травмам криминального характера, дорожно-транспортным происшествиям, по освидетельствованию лиц, управляющих транспортными средствами;

— на запросы предприятий по производственным травмам;

— по обращениям и жалобам граждан личного характера.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

С учетом объема документопотоков и их цикличности организуется вся работа отдела документационного обеспечения: определен количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

В учреждение часто приходит корреспонденция, которая не вскрывается: имеющая гриф «Лично», адресованная общественным организациям (например, профсоюзному комитету учреждения), а также должностным лицам, имеющим доступ к секретной информации или информации ограниченного пользования. К ним относятся врачи-специалисты (психиатры, наркологи, фтизиатры, дерматовенерологи, инфекционисты, онкологи), судебно-медицинские эксперты, главный бухгалтер, начальник материально-технического снабжения, начальник отдела по гражданской обороне и мобилизационной работе и специалист данного отдела по бронированию медицинских работников.

Практически в каждом структурном подразделении имеется доступ к секретной информации или информации ограниченного доступа, поэтому сотрудники данный подразделений при поступлении на работу в учреждение подписывают соглашение о неразглашении врачебной тайны.

2. Характеристика Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница и анализ документационного оборота в учреждении

2.1 Общая характеристика учреждения Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница

Областная детская клиническая больница № 1 была открыта в 1957 году. История больницы складывалась из нескольких периодов. В феврале 1957 года — стационар больницы насчитывал сначала 15, а затем 50 коек для детей с соматическими заболеваниями разного профиля. Размещалась больница в поселке «Ромашка» на берегу озера Балтым в небольшом деревянном корпусе.

Рис. 2. Главный корпус ГУЗ ОДКБ № 1

В 1964 году была открыта областная детская консультативная поликлиника, в 1967 — во вновь выстроенных кирпичных корпусах больницы открыты первые в области специализированные детские отделения соматического профиля на 170 коек. В 1979 году закончено строительство нового корпуса Областной детской клинической больницы, где выделены специализированные отделения соматического профиля и впервые на Урале открыты специализированные хирургические отделения. В 1994;1998 гг. пущены в строй еще 2 новых лечебных корпуса больницы, в которых размещаются детский онкогематологический центр, лабораторные, диагностические и соматические отделения.

C мая 2005 г. по январь 2007 г. по немецкому проекту проводилось строительство нового корпуса Центра детской онкологии и гематологии общей площадью 8500 кв. м в соответствии с современными международными требованиями, предъявляемыми к помещениям, предназначенным для оказания высокотехнологичной медицинской помощи, включая трансплантацию гемопоэтических стволовых клеток. Открытие нового корпуса состоялось 3 февраля 2007 года. В состав центра входят 4 клинических отделения, рассчитанные на 87 коек, в том числе 6 реанимационных и 6 трансплантационных. Создан уникальный лабораторный комплекс, состоящий из 5 лабораторий.

ОДКБ № 1 сегодня — это крупный детский многопрофильный больничный комплекс, оснащенный современным диагностическим и лечебным оборудованием, в котором оказывают специализированную медицинскую помощь детям Свердловской области, Уральского федерального округа и других субъектов Российской Федерации.

Возглавляет ОДКБ № 1 главный врач, кандидат медицинских наук, заслуженный врач РФ Боярский Сергей Николаевич.

ОДКБ № 1 является медицинским учреждением, имеющим лицензию Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития №ФС-99−01−5 595 от 04.09.2009 г. 5Б — самой высокой категории в педиатрии и лицензию №ФС-99−01−5 302 от 30.04.2009 г. на проведение высокотехнологичной медицинской помощи больным с онкологическими и гематологическими заболеваниями, трансплантацию органов и тканей.

Пять лет подряд больница награждается дипломом Ассоциации детских больниц «ЛУЧШАЯ ДЕТСКАЯ БОЛЬНИЦА РОССИИ». В больнице работают 309 высококвалифицированных врачей, из них 50 имеют ученую степень (кандидаты и доктора наук). 70% врачей имеют высшую квалификационную категорию. Ежегодно в больнице проходят лечение 12 000 детей, выполняется 3000 хирургических операций, более 80 000 детей получают консультации в поликлинике. Многие отделения больницы являются уникальными.

На базе ОДКБ г. Екатеринбурга ежегодно проводятся неонатологические, хирургические, неврологические и другие специализированные конференции для детских врачей Уральского федерального округа. Сотрудники больницы принимают активное участие в зарубежных и отечественных научно-практических конференциях, съездах и симпозиумах.

ОДКБ — это:

· высокая компетентность специалистов;

· современные методы лабораторной, функциональной, ультразвуковой, рентгенологической, радиологической, рентгенкомпьютерной и магниторезонансной диагностики;

· консультативные приемы высококвалифицированных специалистов;

· база шести кафедр Уральской государственной медицинской академии;

· уникальные хирургические технологии;

· все виды современного обезболивания;

· единственные в Уральском регионе детский онкогематологический центр, отделение хирургии новорожденных детей, урологии, торакальной хирургии, отделение детского диализа (Рис. 3).

В составе ОДКБ:

· 22 лечебных отделения на 564 койки, из них 3 реанимационных отделения на 30 коек

· поликлиника на 250 посещений в смену, где ведут прием 79 специалистов по 24 специальностям

· амбулаторное отделение раннего возраста по адресу ул. 8-е Марта, 1

· отдел функциональной, лучевой, эндоскопической диагностики, лабораторный отдел, отдел клинической иммунологии, лабораторный отдел онкоцентра

· оснащенные высокотехнологичным оборудованием операционный блок, отделение переливания крови, централизованное стерилизационное отделение

· пансионат, магазин, столовая Рис. 3. Детский онкогематологический Центр Специализированные центры ОДКБ

· областной реанимационно-консультативный центр для новорожденных детей;

· областной реанимационно-консультативный центр для детей старше одного месяца;

· областной центр клинической иммунологии;

· областной уронефрологический центр;

· областной центр для детей с эндокринологической патологией;

· областной центр эпилепсии и пароксизмальных состояний;

· областной центр детской гастроэнтерологии и гепатологии;

· областной детский кардиологический центр;

· областной детский ревматологический центр;

· межрегиональный центр детской онкологии и гематологии Государственное учреждение здравоохранения Областная детская клиническая больница является многопрофильным лечебно-профилактическим учреждением, осуществляющим диагностику, лечение, профилактику и реабилитацию заболеваний и другую медицинскую и медико-социальную деятельность в соответствии с нормативными актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Фонда обязательного медицинского страхования, утвержденными в установленном порядке инструкциями, методиками и протоколами ведения больных. Право на осуществление определенных видов деятельности удостоверяется лицензией.

Учреждение обеспечивает оказание медицинских услуг населению в соответствии с муниципальным заказом, государственными, территориальными и страховыми программами.

Вспомогательные лечебно-диагностические подразделения:

— Клинико-диагностическая лаборатория;

— Бактериологическая лаборатория;

— Лаборатория клинической иммунологии;

— Отделение лучевой диагностики;

— Кабинет эндоскопических исследований;

— Отделение функциональной диагностики.

Областная детская клиническая больница строит свои отношения с другими учреждениями, предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах деятельности на основе договоров. В своей деятельности Областная детская клиническая больница учитывает интересы потребителей, обеспечивает качество работ, услуг.

Цены (тарифы) на оказываемые учреждением платные услуги определяются в соответствии с правовыми актами органов местного самоуправления.

Основными обязанностями учреждения являются:

1. Планирование и осуществление деятельности, обеспечивающей первоочередное выполнение Государственного заказа на оказание медицинской помощи населению Города Екатеринбурга, участие в реализации целевых программ на муниципальном, уровне субъекта и федеральном уровнях.

2. Прохождение в установленном порядке лицензирование для участия в выполнении Государственного заказа и программ обязательного и добровольного медицинского страхования.

3. Планирование и анализ деятельности Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, проведение анализа показателей заболеваемости, инвалидности и смертности населения Города Екатеринбурга.

4. Осуществление эффективного использования средств, полученных из источников финансирования учреждения.

5. Несение ответственности в пределах предоставленных полномочий за нарушение договорных, кредитных, расчетных обязательств, правил хозяйствования, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

6. Проводить возмещение ущерба, причиненного нерациональным использованием земли и других природных ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением правил безопасности производства, санитарно-гигиенических норм и требований по защите здоровья работников.

7. Обеспечивать своих работников безопасными условиями труда и нести ответственность в установленном порядке за вред, причиненный работнику увечьем, профзаболеванием либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им трудовых обязанностей.

8. Нести ответственность в установленном порядке за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и других).

9. Предоставлять в вышестоящую организацию необходимые статистические и сметно-финансовые документы в полном объеме по утвержденным законодательством формам и по всем видам деятельности.

10. Согласовывать с вышестоящей организацией структуру учреждения.

11. Самостоятельно, либо путем заключения договора на бухгалтерское обслуживание со специализированным учреждением, осуществлять оперативный бухгалтерский учет результатов производственной, хозяйственной и иной деятельности, вести статистическую и бухгалтерскую отчетность, предоставлять отчеты о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные Вышестоящей организацией, законодательством Российской Федерации.

12. Реализовать платные работы и услуги по ценам и тарифам, установленным комитетом по ценам, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Областная детская клиническая больница работает в рамках Приоритетного национального проекта «Здоровье».