Электронный документооборот контрагентов цепей поставок

Сложность, большая размерность и наличие огромного количества документов, используемых при УЦП, вызвали появление концепции electronic data interchange (EDI -электронный обмен данными, ЭОД). В наиболее общей трактовке ЭОД представляет собой компьютерный информационный обмен между пользователями с применением стандартного формата данных и обслуживающий современные телекоммуникационные технологии.

Существует много определений ЭОД, в частности одно из распространенных на сегодняшний день — передача электронным способом структурированных в соответствии с согласованными стандартами сообщений между информационными системами контрагентов.

Под сообщением понимается набор связанных между собой данных, предназначенных для их передачи в электронном виде, структурированных в соответствии с согласованными стандартами и однозначно автоматически обрабатываемых передающей и принимающей информационными системами.

В настоящее время все больше специалистов считают, что расшифровывать аббревиатуру EDI следует как electronic document interchange — электронный документооборот. Действительно, передать данные — это функция любой сети. Передать документ — это более интеллектуальная процедура, которая более сложная и более нужная, так как отражает конечную цель процессов в ЛС. Таким образом, под EDI-системой можно понимать компьютерную систему электронного обмена документами, а под EDI-технологией — процесс принятия решений на основе электронных документов [58].

EDI-технология — технология, позволяющая заменить бумажный/файловый обмен информацией между контрагентами цепи поставок автоматизированным обменом стандартизированными сообщениями между их компьютерными системами (рис. 9.9).

Существуют несколько вариантов реализации технологии ЭОД (рис. 9.10).

• Через веб-портал. Для работы с документами пользователи используют интерфейс на сайте EDI-провайдера, производя с ними любые операции и по необходимости сохраняя их в форматах XLS, PDF, DOC.

Рис. 9.9. Традиционная (а) и EDI (б) схемы информационного обмена между участниками цепи поставок.

• Модуль в учетной системе позволяет автоматически загружать документы в учетную систему, обрабатывать и отправлять их контрагентам, обеспечивая работу с абсолютно любыми учетными системами и их внутренними форматами данных.

Основной элемент ЭОД, позволяющий реализовать эффективный обмен информацией между корпоративными информационными системами — формат данных, структурированный в соответствии с определенным стандартом (на сегодняшний момент в системах ЭОД используются около двенадцати стандартов).

EDI-пространство может быть организовано с помощью различных телекоммуникационных протоколов (Х.25, FR, TCP/IP), электронной почты (Х.400, SMTP/S-MIME, прямых соединений (VPN, FTP, EDIINT, VANs) и т. п. В настоящее время работы по популяризации и стандартизации EDI-систем ведутся организациями «ECR-Rus»^[1] и «ААИ ЮНИСКАН/EAN Россия» .

Рис. 9.10. Варианты реализации EDI-технологии Основными сообщениями между поставщиком и потребителем в цепи поставок (рис. 9.11) являются:

• • каталог продукции/прайс-лист;
• • заказ на поставку продукции (как альтернатива, при реализации VMI-технологии могут передаваться отчеты о продажах или остатках запасов потребителя);
• • ответ на заказ;
• • уведомление об отгрузке (товарно-транспортная накладная);
• • уведомление о получении;
• • коммерческий диспут (корректировка документов, может инициироваться на различных фазах документооборота);
• • акт сверки взаиморасчетов.

Предметами информационного обмена между потребителем услуг и логистическим оператором в рамках EDI-системы, кроме перечисленных выше, могут быть следующие типы сообщений:

• заказ на транспортировку;

Рис. 9.11. Схема ЭОД «поставщик — потребитель» (пример).

• • отчеты о запасах/приходе/отгрузке;
• • информация о статусе груза;
• • инструкции по складской грузопереработке;
• • графические файлы (основание возврата).

Автоматизация операций с внешними потоками информации (внедрение ЭОД) позволяет:

• • обеспечить безопасность передачи коммерческой информации;
• • гарантировать своевременность передачи информации;
• • повысить оперативность и снизить трудоемкость создания, приема и обработки информационных сообщений в цепи поставок;
• • минимизировать ошибки, возникающие при ручной обработке и вводе данных;
• • сократить затраты, связанные с оплатой труда работников, на расходные материалы, трансакционные издержки;
• • сократить время генерации информационной базы отчетности, анализа и принятия решений.

Основными принципами функционирования систем электронного документооборота являются [58]:

• • однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в пределах данной системы;
• • возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
• • непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
• • единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов;
• • эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
• • развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

EDI-системы (внешнего обмена информацией) используются при взаимодействии контрагентов цепи поставок друг с другом, с посредническими, таможенными и другими государственно-административными структурами в процессе осуществления операций (в том числе внешнеэкономической деятельности). Примером такого рода систем является информационная система для обмена сообщениями между контрагентами цепей поставок на основе протокола UN/EDIFACT — United nation rules for electronic data interchange for administration, commerce and transportation — Правила ООН электронного обмена данными для государственного управления, торговли и транспортировки (139Н^[2]). Сегодня типичным примером использования этой модели в цепях поставок является предварительное электронное декларирование в международных транспортных операциях на официальном сайте IRU (The International road transport union — Международный союз автомобильного транспорта) с использованием единой формы и регламента^[3].

В цепи поставок под управлением фокусной компании или 4РL-провайдера должен быть установлен единый регламент обмена данными с описанием структуры передаваемых документов или сообщений. Обмен данными осуществляется в этом случае между информационными системами компаний-контрагентов цепи (ERP, CMR или EDI) через XML-интерфейс. XMLдокумент (сообщение) представляет собой тэгированный текст, читаемый любым браузером. Поэтому при известной структуре документа не составляет труда написать простое веб-приложение для чтения и передачи подобных документов. Информационная безопасность в данном случае обеспечивается использованием электронных подписей и печатей. Задача существенно упрощается при использовании сервера ЭОД (или call center на базе CRM) фокусной компании. В этом случае все участники цепи поставок просто используют клиентские приложения к этой EDI-системе для работы в режиме реального времени. Для этих целей может использоваться любая современная профессиональная EDI-система.

Основные технологии электронного документооборота и сопутствующие ИТ-приложения сведены в табл. 9.1 [26].

Основными преимуществами использования EDI-систем и технологий в управлении цепями поставок являются следующие.

Отказ от ручного ввода данных. Ассортимент продукции, поставляемой поставщиком в торговую сеть, может варьировать;

Таблица 9.1. Основные технологии электронного документооборота.

ся от 10−15 до 300−400 и более позиций. Для передачи такого объема информации по факсу, ручного ввода заявки/счета/накладной в ERP-систему может потребоваться большое количество времени, затрачиваемого персоналом. С внедрением EDI-технологий необходимость «перенабирать» заказы уходит, что экономит рабочее время персонала и сокращает цикл обслуживания заказа.

Отсутствие ошибок ручного ввода. Никто не застрахован от ошибок. Применение электронного обмена данными исключает возможность ошибок ручного ввода, которые часто приводят к дополнительным затратам.

Мгновенное получение сообщений. EDI-сообщения, например в платформе электронной коммерции «eXite®», доставляются получателю через 15−30 секунд после отправки. Нет необходимости ожидать заказа, беспокоиться о качестве приема факсимильного сообщения.

Единый стандарт сообщений. Для передачи сообщений используется подмножество стандарта EANCOM 2002 S3, который является самым широко распространенным стандартом ЭОД. Если один из контрагентов является абонентом другой платформы электронной коммерции, то «eXite®» обеспечивает автоматический роуминг с любым из мировых операторов ЭОД (GXS, ECOD, «Panteon», «Intesa» и др.).

Экономия на затратах. Персонал компании освобождается от монотонного труда по ручному вводу данных, сокращаются время на обработку заказов и затраты на факсимильную и почтовую связь, курьерскую службу.

Возможность внедрения новых типов бизнес-процессов. После внедрения ЭОД появляется возможность использовать такие широко используемые в УЦП технологии, как VMI, CRP, CPFR, которые позволяют значительно увеличить торговый оборот между бизнес-партнерами цепей поставок, повысить рентабельность оборотного капитала и конкурентоспособность компаний на рынке.

Безопасность. Содержимое EDI-сообщения не может видеть никто, кроме отправителя и получателя (даже администраторы платформы). Строгие меры безопасности делают несанкционированный доступ к информации невозможным.

Управление с помощью ECM/EDI-систем строится на основе электронных заданий, имеющих следующие атрибуты:

• • инициатор задания, имеющий полномочия на создание документа;
• • исполнители задания, назначаемые инициатором;
• • соисполнители задания, назначаемые инициатором или исполнителем с делегированными ему полномочиями;
• • контролер, осуществляющий мониторинг качества исполнения задания;
• • даты начала и окончания исполнения задания;
• • изменение (перенос) даты окончания выполнения задания;
• • назначение дополнительных заданий (подзаданий);
• • документы (файлы) с инструкциями и вспомогательными материалами и др.

Электронная коммерция, основанная на EDI-технологиях, осуществляется уже более 40 лет и представляет собой определенный стандарт выполнения торговых операций и представление структурированных деловых документов.

EDI-технология достаточно развита и широко представлена в крупных международных экономических, телематических и транспортно-логистических программах и проектах (например, TACIS, TEDIM и др.) [27, 58].

Использование ЭОД улучшает достоверность, своевременность и качество информации, передаваемой между контрагентами цепей поставок. Для реализации всех преимуществ ЭОД необходимо связать все звенья цепи поставок телекоммуникационными каналами. Эта связь осуществляется за счет фирменных локальных сетей, коммерческих и некоммерческих телекоммуникационных сетей, действующих в пределах региона, страны или глобальных (например, CompuServe, America online, Relcom, Интернет и др.).

Непосредственная выгода применения ЭОД в цепях поставок проявляется в следующих основных моментах:

• • возрастание производительности при выполнении ключевых бизнес-процессов;
• • улучшение канальных взаимоотношений между контрагентами цепи;
• • возрастание производительности ИТ-коммуникаций;
• • достижение полной интеграции действий контрагентов в рамках ЕИП;
• • уменьшение операционных и административных (трансакционных) издержек.

Повышение производительности достигается за счет быстрой передачи и обработки информации, а точности и достоверности данных — за счет уменьшения количества бумажных документов и возможности ошибок ввода данных. Сокращение издержек достигается за счет уменьшения доли живого труда и материальных затрат, связанных с печатью, почтой, процедурами бумажного документооборота; сокращения телефонных, телексных и факсимильных коммуникаций; уменьшения административных и трансакционных затрат в цепи поставок.

Имеются удачные практические реализации этой формы информационного обмена на основе стандарта EDIFACT^[4], например в ОАО «РЖД». В системах, использующих EDIFACT, для формализации документов реализуются:

• • единый синтаксис текста документов;
• • единый формат представления элементов сообщений;
• • выбор элементов сообщений из текста документа.

Сама технология EDIFACT включает:

• • универсальный язык для формализованного описания коммерческих документов;
• • набор классификаторов (директорий) содержания реквизитов в коммерческих документах (груз, страна, валюта, условия доставки и т. п.);
• • набор стандартных форм документов (коносамент, внешнеторговый контракт, грузовая таможенная декларация, документ контроля доставки и др.)

Для представления документов в удобных для работы привычных пользовательских форматах применяются прямые и обратные конверторы текстов. Формализация исходных документов осуществляется на основе международного стандарта передачи сообщений EDIFACT (ISO 9735). Для часто применяемых стандартных документов в сфере торговли разработаны типовые EDIFACT-представления. Сообщения строятся на основе EDIFACT-директорий, которые постоянно расширяются. Разработано программное обеспечение для информационного обмена в стандарте EDIFACT. Сегодня EDI-технология развивается в направлении совершенствования языков информационного обмена на основе спецификаций XML (extensible markup language) и OFX (open financial exchange)^[5].

В условиях высокой конкуренции возможно формирование виртуальных цепей поставок, особенно при наличии развитой сети виртуальных логистических операторов. В этом случае информационные потоки могут формироваться по схеме «потребитель — оператор — поставщик — перевозчик» в открытых (Интернет) или закрытых корпоративных макросетях. Сегодня эта схема успешно развивается в форме электронного фрахта на транспорте. Эффективность этих технологий обеспечивается благодаря высокой степени автоматизации обработки информационных потоков.

Существующие сегодня EDI-системы довольно статичны, обмен происходит в строго фиксированном формате посредством электронной почты. Развитие новых тенденций объединения технологий XML и EDI обеспечивает динамичный процесс формирования электронных документов и взаимодействия между информационными системами контрагентов цепей поставок. Тенденция объединения XML и EDI является наиболее перспективным направлением в использовании электронных документов.

Крупные розничные сети (ритейлеры) типа «Wal-Mart», «Kroger», «K-Mart» и др. используют EDI Х12 для обмена электронными документами со своими торговыми партнерами. Они задают формат документов, которые они отправляют сами и которые они ожидают от поставщиков. Компании-поставщики, которые хотят работать с этими ритейлерами, обязаны использовать эти форматы — иначе они не смогут «понять», что заказывает ритейлер, или в компании-ритейлере не смогут «понять» инвойс.

Обычно набор документов, которыми обменивается ритейлер с поставщиками, включает в себя следующие:

• • РО (purchase order, ордер заказа) — какой товар, сколько единиц его и т. д. заказано. Отправляет ритейлер.
• • ASN (advanced ship notice/manifest) — документ по комплектации и упаковке товара, например 10 паллет, на каждой по 4 коробки, в каждой коробке по 100 единиц товара. Вес такой-то, объем такой-то. Отправляет поставщик.
• • Invoice (инвойс, или счет (-фактура)) — счет за товар. Отправляет поставщик.
• • Remittance advice — подтверждение оплаты. Отправляет ритейлер.
• • FA (functional acknowledgement) — специальный тип документов, которые отправляются автоматически в ответ на полученный электронный документ (подтверждают получение) и содержат информацию о нераспознанных/необработанных данных (если таковые имеются).

Несмотря на то что стандарты ЭОД для определенного типа документа (например, ордера или инвойса) включают в себя огромное множество возможных данных (допустимых сегментов), на практике редко кто полностью использует полный набор сегментов и элементов. Обычно компании «выбирают» из стандарта только те сегменты и элементы, которые нужны для их бизнеса.

В цепях поставок розничных сетей ЭОД является связующим звеном между поставщиками товара и ритейлерами. Ритейлер, определяя версию и формат EDI-документов, устанавливает строгие правила на документооборот со своими торговыми партнерами [26].

ЭОД позволяет компаниям — партнерам по электронному документообороту свести к минимуму вероятность ошибок (в первую очередь человеческих), унифицировать свой документооборот, автоматизировать свои процессы, четко наладить коммуникации со своими партнерами и многое другое.

В 2009—2011 гг. в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции электронного правительства.

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронной цифровой подписи, ГОСТами и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

• [1] URL: vww.ecr.ru
• [2] URL: unece.org
• [3] URL: tirepd.org
• [4] URL: editrans.ru, gost.ru
• [5] URL: vww.dtforum.ru/artides/xmledibuild.shml