Общий бюджет предприятия: структура и принципы составления

Понятие бюджета, его виды. Посредством бюджетирования планы фирмы наполняются конкретными финансовыми и хозяйственными показателями, выраженными количественно.

Бюджет — это план деятельности, представленный в денежном выражении. На основе этого можно выделить следующие функции бюджета.

• 1. Бюджет как экономический прогноз.
• 2. Бюджет как основа для контроля.
• 3. Бюджет как средство координации.
• 4. Бюджет как основа для постановки задачи.
• 5. Бюджет как средство делегирования полномочий.

В основе бюджета (табл. 4.7) лежит анализ движения денежных потоков, при этом этот план разрабатывается в режиме реального времени — после выполнения финансовых операций и имеет три основных раздела: операционная (производственная) деятельность, инвестиционная деятельность, финансовая деятельность.

Таблица 4.7.

Финансовый план туристского предприятия, тыс. руб.

Амортизационные отчисления относятся к разряду калькуляционных затрат и рассчитываются в соответствии с установленными нормативами. Они играют стимулирующую роль в инвестиционной деятельности, т. е. чем выше стоимость активов и выше нормы амортизации, тем меньше налогооблагаемая прибыль и, соответственно, больше чистая прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия, которая может быть направлена на реализацию инвестиционных проектов.

Часто выделяют два типа бюджетов: капитальные и операционные (доходные) бюджеты. Операционные бюджеты отражают ежедневные операции в бизнесе. Они включают в себя все прогнозируемые расходы и доходы, которые фирма ожидает в бюджетном периоде. Капитальные бюджеты включают приобретение активов, необходимых для выполнения оперативных планов. Оба вида бюджетов комбинируются для формирования главного бюджета.

Основной бюджет является обобщением функциональных ресурсов, с помощью которого можно определить потенциальные прибыли и убытки предприятия на плановый период.

Так, выделяют следующие типы бюджетов (смет).

1. План (бюджет) продаж. Бюджет продаж отражает ожидаемый уровень продаж в течение года. Фирмы подготавливают информацию о продажах различными способами — некоторые могут учитывать региональные особенности продаж, другие — сегмент рынка в зависимости от выпускаемого товара или целевой клиентуры. При подготовке данного бюджета необходимо учитывать общую емкость рынка и политическую обстановку. Для индустрии гостеприимства необходимо принять во внимание особые события, такие как Олимпийские игры или международные выставкиярмарки. Опыт предприятия и имеющаяся информация о продажах, клиентах и сезонности за прошедшие периоды также должны быть проанализированы и введены в бюджет продаж.

Бюджет продаж обычно содержит информацию о предполагаемых объемах реализации по каждому туристскому продукту и ожидаемую цену единицы каждого продукта. Смета продаж отражена в табл. 4.8.

В таблице представлены три агентства Л, Б и В, которые распространяют турпродукты X и У. С помощью данной сметы туроператор легко может проанализировать как объемы продаж каждого продукта каждым агентством, так и выручку, получаемую от реализации каждого продукта каждым взятым в отдельности посредником.

Таблица 4.8^[1]

Смета продаж туристской продукции

3. Смета прямых материальных затрат. Данные об объемах производства, содержащиеся в смете производства, вместе с данными о прямых материальных затратах составляют смету прямых материальных затрат (табл. 4.9).

Таблица 4.9.

Смета прямых материальных затрат, на единицу продукции.

Рассмотрим смету материальных затрат, в которой составные А, Б и Г используются для производства туристского продукта X, а составные А, В и Г используются для производства турпродукта У, где элемент, А — забронированные авиабилеты, Б — места в двухзвездочной гостинице, В — места в трехзвездочной гостинице, Г — экскурсионное обслуживание.

Так как турпродукт является «скоропортящимся» товаром, его производство и предоставление должны быть хорошо спланированы, иначе каждый невостребованный тур принесет потери фирме в размере совокупной стоимости элементов пакета.

4. Бюджет трудовых ресурсов. Бюджет трудовых ресурсов показывает количество персонала, необходимого для производства продукции на уровне, соответствующем бюджету продаж. Чтобы оценить общие расходы по зарплате, необходимо количество отработанных в производстве часов умножить на средний уровень почасовой оплаты труда. Предположим, что для производства турпродуктов X и У необходимо задействовать две группы персонала: менеджеров по продаже данных продуктов и сопровождающих туристские группы. Смета расходов по оплате труда проиллюстрирована табл. 4.10.

Таблица 4.10.

Смета расходов по оплате труда.

Величина прямых затрат труда должна быть тщательно скоординирована с имеющимися в наличии трудовыми ресурсами с тем, чтобы обеспечить достаточное использование труда в производстве. Эффективная организация производственного процесса позволяет минимизировать простои и устранить нехватку трудовых ресурсов.

5. Смета накладных расходов. Смета накладных расходов — это перечень всех общих расходов за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Сюда относится амортизация, арендная плата и налог на имущество. При подготовке кассового плана следует помнить, что амортизация не требует затрат денежных средств и, следовательно, должна вычитаться из сметы накладных расходов, когда определяются денежные выплаты по смете накладных расходов.

Такие сметы позволяют руководителям подразделений сконцентрировать внимание на контроле тех издержек, за которые они несут непосредственную ответственность.

• 6. Смета себестоимости реализованной продукции. Смета себестоимости реализованной продукции составляется на основе ожидаемых величин товарных запасов, а также сводных данных по натуральным и стоимостным оценкам, взятым из смет прямых материальных затрат, затрат по оплате труда и накладных расходов.
• 7. Смета текущих (периодических) расходов. Смета текущих (периодических) расходов содержит перечень общих расходов, понесенных в процессе реализации продукции и организации бизнеса.

Смета текущих (периодических) расходов отражает ожидаемые расходы по реализации, а также общие и административные расходы. Она должна охватить любые расходы, которые не были включены ни в один другой бюджет, например, такие как расходы по страхованию, юридические расходы, расходы на аудит, на оплату директоров, бумагу для печатающих устройств, почтовые расходы и телефонные счета.

8. Бюджет капиталовложений. Бюджет капиталовложений отражает количество денежных средств, которые фирма намеревается тратить на приобретение дополнительных основных фондов в течение планового периода.

Существенные капитальные затраты могут возникнуть в результате выбытия, физического и морального износа оборудования и других внеоборотных активов. Кроме того, может планироваться увеличение производственных мощностей в связи с ростом спроса на продукцию предприятия.

Различные варианты финансирования, рассматриваемые в смете капитальных затрат, должны приниматься в расчет при составлении текущих смет. Например, ожидаемая величина амортизации нового оборудования, приобретенного гостиницей в текущем году, должна учитываться при составлении сметы накладных расходов и текущих затрат. Кроме того, способ финансирования капитальных затрат отразится на смете денежных расходов.

9. Бюджет наличных средств. В долгосрочной перспективе увеличение прибыли приведет к увеличению наличных средств на счетах предприятия. Однако на коротком отрезке времени при продаже товаров в кредит наличные средства могут не быть получены, хотя по документам предприятие будет получать прибыль. Если предприятие будет испытывать недостаток наличных средств, оно может также испытать определенные затруднения при расчетах по своим краткосрочным обязательствам. При составлении бюджета наличных средств фирма может учитывать все прогнозируемые платежи и поступления наличных средств.

Смета движения денежных средств (денежных потоков) включает ожидаемый приход и расход денежных средств в течение дня, недели, месяца или более длительного периода. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход — по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода затем сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться; разность представляет собой либо неизрасходованный излишек, либо недостаток денежных средств.

• 10. Прогнозный отчет о прибылях и убытках. Отчет о прибылях и убытках сводит воедино планируемые оценки доходов и расходов на бюджетный период. Смета прибылей и убытков содержит в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия и тем самым позволяет менеджерам проследить влияние индивидуальных смет на годовую смету прибылей.
• 11. Общий бюджет. После подготовки функциональных бюджетов предприятию необходимо провести их согласование. Как только были подготовлены функциональные бюджеты и приняты необходимые решения может быть подготовлен основной бюджет.

Главный бюджет представляет особую ценность для менеджмента, поскольку в нем четко поставлены цели и задачи на предстоящий бюджетный период. Он также обеспечивает основу для координирования индивидуальных функциональных бюджетов.

Бюджетный процесс зависит от типа организации и ее требований к планированию и контролю. Бюджетный процесс — это последовательность операций, необходимых для составления бюджета в пределах отдельной организации.

Различают две схемы организации работ по составлению бюджетов: сверху вниз и снизу вверх. По методу сверху вниз работа по составлению бюджетов начинается «сверху», т. е. руководство предприятия определяет цели и задачи, в частности плановые показатели по прибыли. Затем эти показатели во все более детализированной, по мере продвижения на более низкие уровни структуры предприятия, форме включаются в планы подразделений. По методу снизу вверх поступают наоборот.

Важным этапом является контроль бюджета предприятия. Его по праву можно считать этапом сравнения заложенных в бюджет данных с фактическим их исполнением. Основу информационного обеспечения этого этапа должна составить бухгалтерская отчетность. Результаты сопоставления форм финансовой отчетности и анализа бюджета позволяют выявить уязвимые места, требующие особого внимания, и разработать мероприятия по их ликвидации.

В любой организации, в том числе и на предприятиях туризма, маловероятно, чтобы фактическая эффективность полностью совпадала с бюджетными показателями. Причина этого заключается в том, что оперативные решения, воплощенные в бюджете, обычно определяются заблаговременно, до начала фактической деятельности, а процесс прогнозирования затрат и поступлений в деловой среде связан с неопределенностью и рисками.

Составление главного (общего) бюджета туристского предприятия на финансовый год (период). Главный бюджет представляет высокую ценность для менеджмента, поскольку в нем четко поставлены цели и задачи на предстоящий бюджетный период. Он также обеспечивает основу для координирования индивидуальных функциональных бюджетов отделов и служб фирмы.

Главный бюджет обычно состоит из отчета о планируемых доходах и убытках, баланса и прогноза, представляющего собой сумму отдельных бюджетов по организации в целом.

В небольших организациях планируемые отчеты о доходах, и убытках, баланс и прогноз часто являются достаточными для удовлетворения требований менеджмента организации. Информация, содержащаяся в этих документах, может предоставить базу для анализа предстоящего периода.

Пример.

«DeSilva Ltd» — небольшой семейный гостиничный бизнес, готовящийся ко второму году продаж. Как обычно для этого времени года, собственник составляет бюджет для предстоящего шестимесячного периода. Баланс на конец первого года показан в табл. 4.11.

Таблица 4. И.

Исходный баланс «DeSilva Ltd» на 31 декабря 2009 г., долл.

Окончание табл. 4.11.

Долю капитала имеет «John DeSilva», который является главным акционером и владельцем отеля; три его брата также вложили свои средства в компанию, но в процессе работы они не участвуют.

Компания приняла политику списания старых внеоборотных активов в год покупки новых по следующей схеме списания, %: Недвижимое имущество и оборудование — 20 Транспортные средства — 20.

Компания планирует приобрести для отеля два легковых автомобиля. Джон планирует сделать это в апреле и предполагает потратить 17 300.

Мы начнем с построения бюджета в денежном выражении. Для этого нам нужно знать детали входящих и выходящих денежных потоков, особенно их величину и время происхождения. Сначала рассмотрим входящие потоки.

Ожидается следующий общий объем продаж в первые шесть месяцев, долл.:

январь — 18 000 февраль — 19 000 март — 22 300 апрель — 22 000 май — 25 000 июнь — 26 500.

Однако следует помнить, что существуют два типа продаж: наличная продажа, когда деньги получают непосредственно после ее осуществления, и продажа в кредит, когда деньги получают по прошествии некоторого периода.

Политика компании предусматривает предоставление только одного кредита сроком один месяц. Ожидается следующий объем продаж в кредит на шесть месяцев долл.: январь — 5000 февраль — 4000 март — 4000 апрель — 5000 май — 5000 июнь — 5000.

Дополнительная информация по «DeSilva Ltd». Предполагаются следующие расходы по поставкам на следующие шесть месяцев, долл.:

январь — 6100 февраль — 6550 март — 7930 апрель — 8100 май — 9250 июнь — 9640.

Товары будут поставляться в кредит; кредитный период составляет один месяц. Оплата труда предполагается 4400 долл, в месяц; накладные расходы — 2500 долл, в месяц. Эти выплаты производятся в месяц их возникновения. Требуется составить баланс фирмы с учетом списания и приобретения указанных элементов основных фондов.

Решение.

На основе вышеприведенных данных можно узнать, в каком количестве и в каком месяце поступили денежные средства. Приход в каждом месяце будет состоять из объема наличных продаж за месяц плюс объем продаж в кредит за предыдущий месяц. Любые денежные суммы, не уплаченные клиентами в конце месяца, считаются задолженностями. Задолженности на сумму 6000 долл, показаны в балансе на конец декабря (табл. 4.11). Эта величина включает в себя один кредит, который будет возвращен в январе.

Объем наличных продаж в январе составят 13 000 долл. Эта величина получается путем вычитания объема продаж в кредит за январь (5000 долл.) из общего объема продаж (18 000 долл.). Таким же образом можно вычислить объем наличных продаж на каждый месяц.

В табл. 4.12 показаны действительные объемы продаж по месяцам.

Таблица 4.12.

Движение денежных средств фирмы по месяцам, долл.

Нужно обратить внимание на величину средств, которую мы предполагаем потратить каждый месяц. Это относится к выходящим потокам. В основном для небольшого отеля эти выходящие потоки представляют собой плату поставщикам за продукты и предметы потребления, оплату труда работников и таких услуг, как газ и электричество. Точное время и размер этих различных расходов мы должны предсказать. Начнем с рассмотрения расходов по оплате поставок. Сейчас у нас имеется вся необходимая информация для составления бюджета (табл. 4.13).

Таблица 4.13.

Бюджет «DeSilva Ltd» на шесть месяцев, долл.

На примере этого главного (общего, сводного) бюджета можно увидеть, что существуют балансы будущих расходов на каждый месяц. Баланс на январь на сумму 14 500 долл, отражает превышение банковского кредита в конце декабря, как показано в балансе, представленном в табл. 4.12. Будущие расходы на остальные месяцы отражаются в балансе на конец предыдущего месяца, поэтому баланс на январь на сумму 7700 долл, трансформируется в баланс будущих расходов на февраль.

Из бюджета (табл. 4.13) также видно, что входящие и выходящие денежные потоки отражаются в бюджете только в том случае, если выплаты фактически получены или произведены; во внимание принимаются даты получения денежных средств и их выплат, а не даты продаж и поставок. Запасы должны быть исключены, так как они не оказывают влияния на денежные потоки. Например, исключается амортизация внеоборотных активов, поскольку денежный поток, относящийся к приобретению внеоборотных активов, имеет место только после их фактической оплаты. В нашей задаче к делу относится поток величиной 17 300 долл., что представляет собой оплату новых транспортных средств после их приобретения. Размер амортизации не представляет важности для целей построения бюджета и поэтому его следует игнорировать. Кроме того, должны быть включены любые входящие и выходящие суммы денежных потоков, такие как оплата налогов и выплаты дивидендов. Однако для упрощения задачи эти суммы не представлены в нашем примере.

В бюджете горизонтальные заголовки относятся к дискретным периодам времени, выбранным для составления бюджета. Выбор единиц измерения времени зависит от требований менеджеров организации.

Далее мы можем рассмотреть будущие доходы и убытки, а также баланс «DeSilva Ltd». Прогнозируемые доходы и убытки для простоты представлены в краткой форме (табл. 4.14).

Списание активов на шесть месяцев происходит по следующей схеме:

• — недвижимое имущество и оборудование списывается на 20%, что составляет 4500 долл.;
• — транспортные средства списываются в год приобретения. Для них уровень списания составляет также 20%, т. е. 17 300 • 0,20 = = 3460 долл.;
• — оставшийся доход от будущих расходов переходит из баланса на конец декабря (см. табл. 4.11).

Таблица 4.14.

Будущие доходы и расходы DeSilva Ltd, долл.

Теперь можно перейти к составлению прогнозируемого баланса компании (табл. 4.15).

Таблица 4.15.

Прогнозируемый баланс DeSilva Ltd, долл.

Окончание табл. 4.15.

Ниже представлено краткое объяснение того, как были получены некоторые статьи актива и пассива:

• — резервы на сумму 8 915 долл, представляют собой оценку менеджментом будущего спроса;
• — дебиторская задолженность на сумму 5 000 долл, представляет собой продажи в кредит, неуплаченные в июне. Оплата ожидается в июле;
• — кредиторская задолженность 9 460 долл, относится к нашим приобретениям в июне;
• — превышение банковского кредита заложено в бюджет.

Баланс вполне приемлем. Таким образом, можно сделать приобретение новых автомобилей и списание части основных средств без ущерба финансовой и производственной деятельности фирмы.

• [1] Производственный план. Объем производства, соответствующий сметному объему продаж и необходимой величине материальных запасов, определяется в смете производства. Сметныйобъем производства в натуральном выражении складывается изожидаемого объема продаж плюс необходимая величина материальных запасов на конец года минус материальные запасы на начало года. Туризм — это специфическая отрасль, в которой не может бытьзапасов, как на начало, так и на конец периода. Туристский продуктявляется неосязаемым и поэтому не может быть складирован, потери от непроданных турпакетов — невосполнимые потери.