Презентация в деловом взаимодействии

Презентация (от лат. praesentatio — представление, предъявление) — эго активная форма публичного выступления; презентовать — значит «официально представить, предъявить для ознакомления»^[1]. Презентация даст возможность не только рассказать об инновационном продукте, о новой фирме, о новых услугах, но и собрать нужных людей, побудить их к нужным действиям, провести переговоры, заключить протоколы о намерениях. Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Воздействие презентации очень глубокое: от ее успешного проведения зависят деловые контакты в мире бизнеса, менеджмента и предпринимательства.

Отличие презентации от других форм публичного выступления в том, что она:

• • интересна для аудитории и носит конкретный характер;
• • представлена на языке слушателей;
• • использует активную форму взаимодействия с аудиторией;
• • побуждает к действиям;
• • проводится в виде шоу;
• • помогает формировать общественное мнение и находить единомышленников.

Презентации отличаются также от пресс-конференции, прежде всего, большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой.

С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной целью презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей организации, фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат, — заключить договоры и сделки. Кроме того, смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности. Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, бизнес-предложения и проекты, эффективная технология, новая фирма и т. п. Темой презентации должны быть выгоды и интересы слушателей. С экономической точки зрения эффективность презентации — это получение желаемого результата с наименьшими затратами. С коммуникативной точки зрения — это всего лишь способ передачи своего видения другим людям.

Чтобы инновация могла материализоваться, о ней профессионально надо сообщить (Н. М. Фонштсйн).

Подготовка и проведение презентации включает следующие этапы.

• 1. Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности, представителями СМИ.
• 2. Формирование бизнес-идеи, определение места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа — 1,5−2 ч. Специалисты рекомендуют проводить презентации после обеда (после 15:00), с тем чтобы после нее можно было организовать ужин, коктейль или фуршет (с 17:00 до 19:00). Коктейльный или фуршетный стол накрывают, как правило, по соседству с залом презентации. Именно вокруг такого стола создается весьма насыщенное полезной информацией поле, может возникнуть возможность получить ответы на любые вопросы, завязать полезные знакомства.
• 3. Изучить профиль будущей аудитории и на основе полученной информации продумать специфику выступления. С этой целью нужно ответить на вопросы:
  • • учитывает ли тема интересы будущей аудитории, инвесторов, деловых партнеров;
  • • каков состав слушателей — руководители или исполнители;
  • • будет ли на презентации лицо, принимающее решение;
  • • каковы требования к регламенту и форме проведения презентации?
• 4. В целях демонстрации товара или услуг подготавливаются прессрелизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования, а также сувениры с логотипами фирмы, памятные альбомы, значки, адреса. Следует подготовить рекламные подарки — сувениры; как правило, это недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т. п. На них наносятся название фирмы, ее визуальные символы, а иногда — адрес и характер деятельности. Сувениры необходимо подготовить для всех участников презентации.
• 5. Подготовка специального извещения о презентации, которое дается, как правило, через средства массовой информации.
• 6. Большое значение имеет выбор ведущего и подготовка его к презентации. Это должен быть уверенный, обаятельный, умный, знающий проблему, энергичный, не злоупотребляющий юмором профессионал, умеющий быстро перестраиваться и находить контакт с аудиторией, способный эмоционально заразить аудиторию и вызвать энтузиазм.
• 7. Разработка программы или написание сценария презентации. Назначается ответственный (менеджер или ведущий), занимающий высокий пост в администрации компании и владеющий ораторским искусством и навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентации предполагает следующие элементы:
  • • ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;
  • • показываются рекламные фильмы длительностью 7—12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);
  • • ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2—3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;
  • • отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов, экспертов; поскольку помещение, где проводится презентация, оформляется плакатами, стендами, витринами, стеллажами с товаром или другим демонстрационным материалом, постольку можно отвечать на вопросы прямо у стендов, здесь же можно вручить сувениры, памятные альбомы, значки, адреса;
  • • ведущий предоставляет слово гостям — для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями;
  • • заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Ведущему целесообразно заранее ознакомиться с возможными видами вопросов (табл. 13.3), способных нести опасность для презентации, например, вопрос — скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т. п.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, можно также предложить для всеобщего обсуждения. Кроме того, возможно отсрочить ответ на сложный вопрос, дать себе время для обдумывания, но обязательно вернуться к нему в дальнейшем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от них, это может произвести на подготовленную аудиторию, искушенную в ведении дискус;

сий, крайне неблагоприятное впечатление и породить недоверие ко всей сообщенной информации, помешать принять решение о сделке.

Таблица 133

Виды вопросов на презентации.

Не следует с излишнею торжественностью приступать ни к какому делу: торжественно праздновать следует только окончание дел (И. Гёте).

Презентационная компетентность ведущего должна отвечать следующим критериям:

• • ясность и простота изложения материала;
• • доказательность и убедительность примеров и высказываний;
• • соответствие визуальных средств и содержания сообщаемой информации;
• • уместные и позитивные невербальные сигналы: мимика, позы, жесты, взгляд и пр.;
• • удержание внимания слушателей и контакт с аудиторией;
• • использование экспрессивной модели, публицистического стиля, приемов убеждения и внушения, стратегий взаимодействия;
• • использование современных компьютерных средств;
• • профессиональное реагирование на вопросы и высказывания представителей из зала, в том числе корректные ответы на провокационные вопросы;
• • побуждение к действию, заключение протокола о намерениях в соответствии с целью.

Практика свидетельствует, что первое впечатление о фирме и ее товарах или услугах создается через внешний вид ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий эстетический облик ведущего презентацию имеют иногда решающее значение для успешного бизнеса. Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров и клиентов, на участников презентации. Особенно важно с помощью разнообразных невербальных сигналов демонстрировать энтузиазм и живость: держаться прямо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть в глаза деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости руку, жестами акцентировать важные моменты в информации, научиться варьировать громкость и высоту голоса, эффективно использовать паузы, поддерживать позитивный зрительный контакт.

Однако более всего влияет на первое впечатление речь и манера говорения ведущего. Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, с правильными ударениями. Факты, используемые в презентации, должны быть организованы в определенной логической последовательности. Важно и то, как будет говорить ведущий. Па презентациях ведущий, несомненно, будет испытывать стресс. Известно, что стресс имеет тенденцию ускорять темп речи до 250—300 слов/мин. Поэтому надо стараться говорить доступно и достаточно медленно. Это требует предварительной специальной тренировки.

Простой речи с первого взгляда как будто легче всего подражать, между тем первые опыты покажут, что нет ничего труднее (Цицерон).

Также следует избегать монотонности (особенно это свойственно авторам тех или иных технических изобретений: они лучше других знают особенности своего новшества, но, к сожалению, не могут эффективно это продемонстрировать). Важно также четко придерживаться установленного регламента, т. е. начинать и заканчивать выступление в рамках запланированного времени.

Особенно важно, чтобы ведущий был в хорошей физической форме, иначе даже сделав все правильно в вербальной и невербальной коммуникации, он все равно может произвести негативное впечатление. Сказанное требует, чтобы во время презентации ведущий осуществлял сознательный контроль за имиджевым образом, который он создает, чтобы произвести хорошее, позитивное впечатление. Кроме того, на случай непредвиденных обстоятельств нужно продумать не только реакцию и действия ведущего, но и в случае отказа от выбранного метода проведения презентации разработать вспомогательные планы и стратегии, иметь компенсационные материалы. И наконец, важно продумать приемы оживления презентации (табл. 13.4).

Таблица 13.4

Приемы оживления презентации.

Кроме приемов оживления презентации, убедительным средством рекламы на ней является демонстрация товаров и услуг. Особенно это относится к демонстрации машин, оборудования и приборов, так как это может убедить возможного покупателя, делового партнера, желающего заключить сделку, в достоинствах конструкции, высокой производительности и качестве выпускаемой продукции.

Для повышения мотивации деловых партнеров на некоторых презентациях используется прием вовлечения потенциальных партнеров в современные действия. Это может быть, например, предложение об испытании приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу и т. д. Когда клиент, деловой партнер имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к фирме и появляется желание приобрести данный товар. Когда можно непосредственно ощутить мягкость меха, удобство одежды, прочность ткани, запах духов, вкус кофе или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, закрепляющие доверие к фирме, поступают со всех сторон. Замечено, что гот же эффект достигается и при визуализации процесса деятельности, например во многих крупных универмагах и супермаркетах на телеэкранах демонстрируется работа того или иного механизма, например кухонного комбайна или соковыжималки.

Визуальные технические средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной. Особенно важна визуализация на тех презентациях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультантами и экспертами для многих маловероятна.

Таким образом, для эффективной деловой презентации нужно соблюдать этапы действий, под названием правило «ЧЕТЫРЕХ П»:

планирование (анализ, оценка, выбор);

подготовка (содержание, мысли, форма проведения, используемые средства);

практика (репетиция, совершенствование, корректирование);

проведение (представление, итоговый результат).

Вопросы для самопроверки

• 1. Каковы основные функции деловой беседы?
• 2. В чем специфика беседы «партнер — партнер» и «специалист — клиент»?
• 3. Каковы особенности делового телефонного разговора?
• 4. Какова специфика деловых встреч и приемов?
• 5. В чем отличие деловых совещаний и собраний?
• 6. Чем отличаются конфронтационный и партнерский подходы к переговорам?
• 7. Каковы виды, методы и техники аргументаций по П. Мицичу?
• 8. В чем эффективность критики по технологии Lege artis?
• 9. Каковы тактики и стратегии, используемые на переговорах?
• 10. В чем состоят особенности торгов и каковы их виды?
• 11. Каковы кросс-культурные особенности участников переговоров?
• 12. В чем специфика публичных выступлений, каковы виды речей?
• 13. Каковы особенности и в чем преимущества спора, полемики, дебатов?
• 14. Каково целевое предназначение выставки и в чем особенности ее проведения?
• 15. Каковы значимость и технологии проведения эффективных презентаций?

• [1] Ожегов С. И., Шведова Н. 10. Толковый словарь русского языка. URL: http://ozhegov.info/slovar/.