Бухгалтерские документы и их использование при выявлении и раскрытии преступлений

Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот — последовательность технических операций по составлению, утверждению, исполнению и бухгалтерской обработке документов, т. е. весь процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете от их составления до сдачи в архив.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть утвержден приказом руководителя организации. Работу по составлению графика и контроль за его исполнением организует главный бухгалтер.

Цель графика — установить на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей, а также минимальный срок прохождения каждого первичного документа.

Этапы документооборота.

• 1. Выписка (создание) первичного документа или его получение от других организаций. В условиях ручной обработки это довольно трудоемкий процесс. Повышение производительности труда учетных работников может достигаться путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов, автоматизации записей хозяйственных операций.
• 2. Проверка и принятие к учету бухгалтерского документа. Эта процедура осуществляется бухгалтерией, как в процессе составления документов, так и после их выписки. Проверка производится, чтобы установить законность оформленных операций, правильность заполнения документов и арифметических расчетов.

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он не принимается и подлежит возврату для дооформления или переписывания.

• 3. Бухгалтерская обработка учетного документа и отражение операций на счетах. Эти операции производятся в отношении проверенных и принятых документов. На данном этапе осуществляется проверка правильности таксировки, т. е. умножения количества на цену, проверяется правильность расценок. Цены проставляются на основании ценников на материалы, данных о ценах на продукцию. На свободном или специально отведенном месте бланка документа записываются коды корреспондирующих счетов и суммы. Данные бухгалтерские записи обычно делают бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций (материалов, заработной платы и т. д.).
• 4. Передача бухгалтерского документа в архив. При сдаче в архив все документы кладутся в папки. При этом отдельно группируются дела с документами постоянного и временного сроков хранения (подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных).

Сроки хранения документов бухгалтерского учета:

• 1) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность в соответствии со сроками, установленными правилами организации государственного архивного дела — не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
• 2) документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, — не менее пяти лет с последнего года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
• 3) лицевые счета или расчетные ведомости на выдачу зарплаты — до 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г.).

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Экономический субъект должен обеспечивать безопасные условия хранения документов и защиту их от изменения. В связи с этим бухгалтерские документы должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях (архивах).