Стадии выработки решений

Данный процесс — это деятельность, осуществляемая по определенной технологии. Типовые процессы, применяемые в различных областях социального управления, имеют много общего. Они устанавливают наиболее целесообразную логически последовательную схему (модуль) действий. Это, хотя и не жесткий алгоритм, но вполне приемлемая схема, этапы которой можно назвать стадиями в часто встречающихся проблемных ситуациях.

Стадии принятия решений включают в себя следующие операции:

• 1) выявление, исследование и формулировка проблемы, требующей разрешения (диагностика проблемы);
• 2) сбор и анализ необходимой информации;
• 3) разработка альтернатив (вариантов) решений;
• 4) определение критерия эффективности решения;
• 5) расчеты по вариантам — оценка и выбор оптимального (наилучшего) в данных конкретных условиях варианта;
• 6) оформление выбранного варианта при необходимости в виде проекта решения;
• 7) согласование проекта (если предусмотрено) с другими субъектами управления, исполнителями и его обсуждение;
• 8) принятие решения (придание решению юридической силы).

Процесс выработки решений обусловлен, прежде всего, определением

проблемы (от греч. problema — задача, задание). Проблемой принято называть ситуацию, в которой субъект принятия решения сталкивается с несовпадением того, что есть, с тем, чего он хочет. Это сложный теоретический или практический вопрос, требующий изучения, разрешения. В науке и практике такое положение называется еще проблемной ситуацией.

Выявить проблему, правильно ее определить и диагностировать — задача сложная. В связи с этим закрепилось крылатое выражение: «Выявить проблему — значит наполовину ее решить».

В современной теории управления существует два несколько отличных, но весьма важных понятия проблемы.

Суть первого заключается в наличии проблемной ситуации, когда поставленные цели не достигнуты и в решении задач их достижения имеются существенные препятствия. Например, трудности в реализации принятых плановых решений. Такой подход (сто еще называют реактивным) ориентирован на прошлое с ожиданием развития событий в будущем в относительно стабильных условиях.

Сущность второго (активного) подхода состоит в том, что в качестве проблемы следует рассматривать потенциальную возможность, когда необходимо искать способы развития организации системы и ее подразделений даже в тех случаях, когда нет видимых осложнений и сбоев. Это активное творческое управление, при котором понимается необходимость выявления проблемы и средств се разрешения в целях отыскания возможностей дальнейшего прогрессивного организационного развития.

Оба понимания проблемы в правоохранительной сфере особенно важны с учетом перманентного наличия специфических трудностей и динамики развития социальных событий (чаще криминального характера).

Решение любой проблемы требует не единичных решений, а ряда последовательных этапов.

Одним из первых шагов в выработке решения является, говоря медицинским языком, диагностика проблемы. Диагностирование в общесоциальном понимании — это выявление симптомов противоречий в деятельности системы и ее подразделений, приводящих к отрицательным результатам, либо установление признаков имеющихся возможностей повышения эффективности организации работы. Иными словами, симптомы представляют собой внешнее отражение несоответствия между действительным положением в системе (текущее состояние) и требуемым (прогрессивным) для решения задач. Отметим, что творческий, поисковый подход применяют тогда, когда ищут нестандартные, не использующиеся ранее аналогичные решения, отыскивают альтернативы, адекватные проблемной ситуации. При диагностике устанавливаются причины появления проблемы и определяют ее характер. Следует учитывать некоторые требования к анализу проблемы.

Поскольку неизвестность — главный элемент проблемной ситуации, то сбор, обработка и анализ информации о внутреннем ее состоянии и определенной внешней среде являются основой диагностирования и базой принятия решений. При этом информация, которую готовят для будущего решения, должна быть релевантной, т.с. относиться к выявленной и осознанной проблеме.

На этапе диагностики проблемы следует использовать метод ситуационного анализа. В практике деятельности ОВД его чаще называют проблемным анализом. Такой анализ позволяет установить тенденции, закономерности и факторы конкретных проблемных ситуаций, что способствует более обоснованному принятию решений. Ситуация — это сочетание внутренних и внешних факторов, обстоятельств и условий, существенно влияющих на деятельность подразделений, сотрудников в выполнении их должностных обязанностей. Поэтому ситуационный подход должен предусматривать применение современных технологий в ситуационном анализе, оценку ситуации с определением наиболее значимых факторов и возможных последствий их изменения, преодоления результатов альтернативных решений и выбор наиболее предпочтительного.

Диагностирование сложной правоохранительной проблемы — это обнаружение и установление действительных причин (а не следствий), серьезных затруднений по отдельным направлениям деятельности, оценка реальных возможностей их преодоления.

Причин возникновения проблем множество. Наиболее типичные:

• 1) текучесть кадров;
• 2) ошибочные критерии оценки состояния и результатов деятельности системы в целом, ее подразделений, сотрудников;
• 3) случайные или умышленные нарушения, допущенные в процессе предыдущего решения задач;
• 4) возникшие непредвиденные обстоятельства;
• 5) неполнота знаний об оперативной обстановке и конкретной ситуации;
• 6) наличие внутриорганизационных конфликтов, мешающих нормальному управлению, и др.

Диагностика проблемы предполагает и поиск необходимой информации, ее анализ в целях отыскания возможных путей, способов и средств разрешения существующей проблемы. Именно результаты обработки информации выступают основой принятия решений.

При этом активно используются возможности специализированных информационных банков ОВД.

Разработка альтернатив (вариантов) решений — один из ответственных этапов.

Наука и практика управления убедительно рекомендуют при решении сложных проблем оценить широкий диапазон альтернатив, позволяющих устранить причины проблемы и обеспечить достижение поставленных целей. На практике субъект принятия решения (как правило, руководитель), не располагая достаточными знаниями или временем, а нередко тем и другим, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу, ограничивается незначительным их числом и сравнивает с наиболее, на его взгляд, подходящими. Исследования свидетельствуют, что более половины руководителей территориальных органов на районном уровне, как правило, разрабатывают только один вариант решения, 35% — два, 9% — три и лишь 4% — более трех. Углубленный анализ трудных проблем предполагает выдвижение всех возможных развивающихся вариантов. Каждый вариант решения должен подвергаться тщательному исследованию.

Чтобы была возможность сравнить варианты, должны быть критерии, по которым предстоит оценивать и определять альтернативы.

Критерий принятия решения — это требование, отражающее одну из систем предпочтений. Иначе говоря, определенный стандарт, относительно которого будут оцениваться последствия каждой альтернативы.

Критерий позволяет ответить на многие вопросы, но основными из них являются следующие:

• а) является ли альтернатива допустимой, т. е. может ли она рассматриваться как решение задачи (например, отвечает ли требованиям законности, этики и т. п.);
• б) будет ли она удовлетворительной, иначе говоря, можно ли ее рассматривать в качестве решения независимо от других альтернатив;
• в) какая из сравнительных альтернатив содержит меньше различных рисков в достижении цели. Это позволяет в первом приближении определить желательные альтернативы и их сформулировать.

На практике часто можно встретиться с мнением сотрудников, в том числе и руководителей, что принятому решению не было альтернативы. Мягко скажем, это преувеличение. Если бы не было альтернативы, то, стало быть, не было и сознательного выбора, т. е. не возникало бы задачи принятия решения, а это уже алогично. Вполне допустимо, что была автоматическая реакция на проблемную ситуацию, не представляющую времени для размышления, что само по себе необязательно плохо. Рациональные сложные задачи принятия решения — это осознанная лицом, принимающим решение, проблемная ситуация, в которой возможны различные варианты действий, и необходимо выбрать один из них.

Формулирование альтернатив — определение набора вариантов решения проблемы с ясным определением идеи. При этом следует иметь в виду, что любая альтернатива, как было отмечено, сопряжена с некоторыми отрицательными аспектами. Поэтому каждый избранный вариант представляет собой определенный компромисс.

Из множества критериев необходимо отдать предпочтение тем, которые будут непосредственно влиять на эффективность решения. А оно должно быть:

• — логичным;
• — приемлемым;
• — экономичным (затраты на его подготовку и осуществление бывают меньше результатов);
• — своевременным (чтобы успеть приостановить отрицательное развитие ситуации или использовать открывшиеся возможности);
• — ориентированным на конкретные цели и задачи (при сохранении свободы маневра);
• — устраняющим причины, а не следствия проблемы.

При подготовке сложных решений с их возможными многоплановыми последствиями с привлечением руководителей и специалистов нескольких подразделений может возникнуть задача многокритериального выбора.

Здесь следует сразу же отметить, что субъект управления может встретиться с феноменом «лоббирования» отдельных предложений их авторами. В этом случае необходима, помимо дополнительных обоснований самими авторами, и независимая оценка квалифицированных специалистов.

Эффективность измеряет деятельность ОВД с позиций способности реализовать (достигать) свои цели и с точки зрения подготовленности к качественному выполнению этих целей. «Эффективность системы — это отношение между фактически достигнутым результатом и той целью, ради которой она организована»^[1].

Орган внутренних дел работает эффективно, если цели и задачи достигаются им полностью. В действительности же к этому идеалу можно лишь приближаться.

Разработка нескольких вариантов управленческого решения и оценки по многим критериям необходима, ибо деятельность ОВД в борьбе с правонарушениями чаще всего носит вероятностный характер, поскольку обстоятельства их совершения далеко не всегда могут быть определены однозначно. Следовательно, разнообразными должны быть и способы реагирования на них, оценки, сравнения нескольких вариантов. Это сложная аналитическая работа. Она чаще всего предопределяется неповторяемостью ситуации выбора, недостаточной определенностью последствий решений, наличием разнородных факторов, среды функционирования системы.

Управленческие решения в сфере обеспечения правопорядка, как уже было сказано, нередко принимаются и в условиях риска. Следует подчеркнуть, что риск носит вероятностный, а не неизбежный характер. В связи с этим можно сделать вывод, что он относится к ситуации управляемой с осознанием возможной опасности. Такая опасность чаще всего возникает из-за неопределенности по причине отсутствия, недостаточности информации или экстрема.'1ьных условий.

Экстремальная ситуация представляет собой временное стечение крайне негативных обстоятельств, развивающихся с определенным дефицитом времени, затрудняющих ее анализ. В деятельности ОВД это необходимое выполнение задач, приближенных к боевым операциям (захват вооруженных преступников, применение оружия, ликвидация террористических групп и т. д.). Принятие решений в подобных условиях требует профессиональной готовности, здравого осмысления происходящего и адекватной оценки ситуации, уверенности в себе и коллегах, убежденности в реальной применимости избранного решения.

Анализ и оценку риска целесообразно проводить путем изучения факторов и обстоятельств, которые могут привести к рисковым ситуациям. Они могут быть как объективного, так и субъективного характера. При этом следует иметь в виду, что на последствия принимаемого решения влияют многочисленные сопутствующие факторы, далеко не всегда четко (по объективным причинам) контролируемые. К тому же некоторые из факторов могут быть непредсказуемы. Значит, для обоснования сравнения вариантов важно оценивать не только их последствия, но и уровень неопределенности, связанный с процессом реализации решения. Необходимо не только принимать во внимание наличие риска, но по возможности определить его значимость. Величина риска зависит от проблемы, которая измеряется потерями от возможных нежелательных последствий, чаще всего возникновением новых проблем.

Риск порождается также нехваткой времени на подготовку и принятие решения, скоротечностью событий, недостаточным пониманием проблемы. Вот почему так важен и субъективный фактор — способность, высокая квалификация и опыт субъекта, принимающего такое управленческое решение.

Проблемы, существование которых порождает риск, необходимо решать как можно скорее, пока не произошло дальнейшего ухудшения ситуации.

Срочность возникает не только из-за внезапно появившейся проблемы, но, как правило, и от неквалифицированного руководства и серьезных недостатков аналитической работы.

Выборочные исследования по проблемам управления в ОВД показали, что в 80% случаев принимаются срочные решения, многие из них по расхожему выражению «это надо было сделать еще вчера», и только в 20% случаев наблюдается хоть какое-то обсуждение.

Из сказанного можно вывести условия, при которых вырабатываются качественные эффективные решения. Их эффективность можно определить по следующим параметрам. Решение исходит из достижения необходимых и реальных целей. Для осуществления решений имеется достаточный резерв времени, средств и профессиональных исполнителей, взвешены возможные рисковые ситуации, решение не представляет угрозы для возможных конфликтов, учитывается наступление изменений, как позитивных, так и негативных во внешней среде окружения и предусматривается возможность их локализации, решение предусматривает формы и методы контроля за его исполнением (присутствие надежной обратной связи).

В результате проведенного комплексного сравнительного анализа всех факторов, влияющих на эффективность будущего решения, предпочтение из всех возможных вариантов отдается оптимальному решению. Оптимальный (от лат. optimus — наилучший) — наиболее соответствующий условиям и задачам. Об оптимальном варианте можно говорить лишь при удовлетворении двух условий: 1) наличия критериев; 2) наличия не менее двух сравниваемых вариантов. Каждый лучший вариант конкретен, так как осуществляется на основе конкретных критериев. Поэтому, называя оптимальный вариант, надо называть данный критерий. Следовательно, то, что может быть оптимальным при одном критерии, вовсе не обязательно будет таковым при другом. Например, решение по проведению операции может быть оптимальным по времени и не оптимальным по безопасности. Оптимальное решение (optimal solution) минимизирует или максимизирует (в зависимости от характера ситуации) критерий качества оптимизационной модели (критерий оптимальности) при заданных условиях и ограничениях, представленных в этой модели, например, модель оперативного эксперимента в ОРД.

• [1] Кудрявцев В. А. Общество, системность, познание и управление. М, 1991. С. 334.