Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учета

Разработка рекомендаций по совершенствованию учета первичной документации

Переход к рыночным отношениям предъявляют все более высокие требования к управлению экономикой, а вместе с тем и к бухгалтерскому учету. Значение первичного учета состоит, в том, чтобы собрать, измерить, зарегистрировать первичную информацию.

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть качественной и эффективной, то есть формироваться с наименьшими затратами труда.

Многообразие и большой объем данных первичного учета, различные условия их получения и регистрации, многочисленность возникновения исходной первичной информации, значительная сложность процесса заполнения их носителей создают определенные трудности по проведению работы на первой стадии учетного процесса.

В качестве рекомендаций по совершенствованию или повышению эффективности системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего контроля можно предложить комплексную автоматизацию предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный и бухгалтерский учёт и т. д. В этом случае все бизнес процессы (и учётные в том числе) на стадии постановки технического задания на внедрение автоматизированной системы и на стадии собственного внедрения неизбежно будут формализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного учёта.(49/55).

Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежание ошибок и нарушений на предприятии ООО «Гидросервис» целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и прочее) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и прочее) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

Все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности, следует выделить следующие. В первую очередь — использование на всех участках учёта унифицированных форм документации. Кроме того:

• — создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• — издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
• — контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации;
• — проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей — существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.(50).

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций.

Риск неполного отражения документов в учётных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами.

При использовании документов в текущей работе руководству ООО «Гидросервис» следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам.

Возможным направлением совершенствования этих проблем является внедрение автоматизации первичного учета и процесса сбора информации.

В первом квартале 2015 года ООО «Гидросервис» пользовался «1С: Бухгалтерия 8.2», но во втором квартале перешли на «1С: Бухгалтерия 8.3». Недостатки редакции 2.0: (43).

• — обновляется только законодательная база;
• — менее удобный интерфейс;
• — менее удобное формирование отчетности;
• — менее удобна для сбора информации;
• — менее защищена от информационных вмешательств и т. д.

Для улучшения работы на предприятии было принято решение поменять программу на «1С: Бухгалтерия 8.3». (42).