Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами

Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [4]:

• 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
• 1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• 1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• 1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
• 1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• 1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
• 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
• 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• 2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
• 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
• 3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
• 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:
• 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
• 5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
• 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
• 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
• 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
• 3.7 Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

• 1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
• 2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• 3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
• 4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;
• 5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;