Проверка организации аналитического и синтетического учета расчетов с персоналом по оплате труда

При проведении аудита операций по соблюдению трудового законодательства и расчетов по оплате труда как говорилось ранее, используют следующие методы и приемы получения аудиторских доказательств:

• * формальная проверка документов;
• * проверка арифметических ошибок расчетов клиента (пересчет);
• * оценка законности и обоснованности финансовых и хозяйственных операций;
• * устный опрос персонала, руководства проверяемого субъекта и независимой (третьей) стороны;
• * аналитические процедуры.

В первую очередь при проверке данного вопроса на проверяемом предприятии надо установить соблюдение трудового законодательства при приеме работников на работу. При этом аудитор должен знать, что при приеме на работу с работником заключается трудовой договор (контракт). В соответствии со статьей 514 ТК наниматель обязан оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) (Приложение А) и объявить его работнику под роспись.

На следующем этапе проверки надо ознакомиться с действующей в организации тарифной системой и установить, правильно ли определены тарифные ставки (оклады) работников. В СП «Динамо Програм Орша» ООО разработано Положение об оплате труда рабочих, руководителей, специалистов и служащих, утвержденное приказом начальника структурного подразделения. Согласно Положению распределение работников по тарифным разрядам и соответствующим им коэффициентам и определение размеров и тарифных ставок (окладов) осуществляется на основании Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь. Затем аудитор изучает штатное расписание и список рабочих, где прописаны должности, количество единиц, разряды, коэффициенты.

Первичный учет труда и его оплаты осуществляется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (приложение Г). В процессе проверки устанавливается правильность ведения табельного учета работников, издан ли приказ (распоряжение) по организации о порядке ведения табельного учет с указанием лиц, ответственных за осуществление сроков представления данных о неявках и опозданиях и других отклонениях.

На основании данных табеля каждому работнику организации начисляется заработная плата. Кроме того, табель применяется для контроля за соблюдением работниками установленного правилами или графиками работ режима рабочего времени, получение сведений об отработанном времени каждым работником, а также составление статистической отчетности по труду. Основанием для включения работников в табель являются документы по учету личного состава.

Учет времени работников, находящихся в отпуске, командировке, отсутствующих на работе по болезни, из-за выполнения государственных обязанностей, по другим причинам, осуществляется в табеле на основании соответствующих приказов, больничных листов, командировочных удостоверений и др.

При проверке первичных документов устанавливается полнота заполнения всех реквизитов, наличие подписей лиц, отсутствие в документах подчисток, не оговоренных исправлений. Анализируя табеля учета рабочего времени и сопоставляя их с данными учета личного состава, аудитор определяет, нет ли случаев включения в них подставных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля устанавливаются ошибки в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях.

В начале проведения аудита операций по начислению заработной платы аудитор должен выяснить, какие формы и системы оплаты труда применяются в данной организации. В СП «Динамо Програм Орша» ООО применяются повременная и сдельная формы оплаты труда. Проверка производится отдельно по работникам с повременной и работникам со сдельной оплатой труда.

Положением об оплате труда предусмотрена выплата различных доплат и надбавок: за профессиональное мастерство, за выслугу лет, за классность, за подвижной и разъездной характер, за совмещение профессий, за работу в ночное время, за работу в выходные дни, сверхурочную работу, за увеличение объема выполняемых работ и другие. Также рабочим выплачивается премия за качественное и своевременное выполнение обязанностей и заданий с учетом КТУ. Размер премиальных выплат рабочим устанавливается комиссией исходя из выполнения доведенных показателей, сложившегося уровня заработной платы и финансовых возможностей организации.

Тарифная ставка (тарифный оклад) работника, рассчитанная по ЕТС, определяется путем последовательного умножения тарифной ставки первого разряда, действующей в СУ, на тарифный коэффициент соответствующего тарифного разряда или кратный размер тарифной ставки первого разряда, установленный работнику по его профессии (должности).

Руководитель СП «Динамо Програм Орша» ООО с учетом финансовых возможностей устанавливает работникам различные повышения их тарифных ставок (окладов). Тарифная ставка (оклад) и повышения (по всем основаниям) суммируются и образуют тарифную ставку рабочего (должностной оклад служащего).

После начисления заработной платы за день до ее выплаты всем работникам выдается расчетный листок (Приложение Ж), который является копией лицевого счета.

При проверке начисления заработной платы рабочим-сдельщикам необходимо обратить внимание на правильность применения норм выработки и расценок. Имеют место случаи, когда завышают расценки с целью повышения заработной платы рабочих. Если аудитор выявил факты неправильного применения расценок, он обязан установить причины такого нарушения и отразить в отчете о результатах проверки кому была неправильно начислена заработная плата, по какому документу, сумма переплаты, кто применил неправильные расценки или кто разрешил их применение.

Cледует проверить начисление и распределение заработной платы между членами бригады (звена) при сдельной оплате труда и с учетом коэффициента трудового участия (КТУ). Это распределение отражено в ведомости распределения заработной платы. (Приложение З).

Для того рассчитать часовые тарифные ставки рабочих других разрядов, умножаем часовую тарифную ставку 1 разряда на соответствующие тарифные коэффициенты.

Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, работникам оплачивается и непроработанное время (оплата трудовых и социальных отпусков, за время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.). В процессе проверки необходимо установить полноту включения в расчет выплат при определении среднего заработка, правильность определения среднемесячной и среднедневной оплаты труда, суммы оплаты за время отпуска. При этом следует руководствоваться Правилами исчисления среднего заработка, сохраняемого за время ежегодного отпуска, и в других случаях, предусмотренных законодательством. [19].

Средний заработок для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из заработной платы, начисленной за 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала отпуска. Средний заработок определяется путем деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, принимаемые для начисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска и для выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, исчисленное в среднем за 5 лет и принятое для расчета равным 29,7.

Также необходимо проверить правильность расчета пособий по временной нетрудоспособности. Методика расчета пособия по временной нетрудоспособности, следующая: деление суммы заработка за 6 месяцев, предшествующих месяцу возникновения права на пособие, на число календарных дней в этих 6 месяцах. В заработок для начисления больничных включаются все выплаты, на которые начислены страховые взносы в Фонд социальной защиты населения; премии и другие выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, включаемые в заработок за тот месяц, в котором они были выплачены.

Если в месяце, за который начисляется среднемесячный заработок, работником были отработаны не полностью рабочие дни, пособие начисляется исходя из среднедневного заработка пропорционально отработанному времени работника.

Если работник помимо основной работы работает по совместительству у одного или нескольких нанимателей, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивается по каждому месту отдельно. Максимальный размер пособия за календарный месяц не может превышать трехкратную величину среднего заработка рабочих и служащих в республике в месяце, предшествующему месяцу нетрудоспособности.

Основанием для начисления пособий по временной нетрудоспособности является больничный листок. (Приложение Д) Начисленные работникам организации суммы отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в дебет счетов:

• 08 «Вложения в долгосрочные активы» — работникам, занятым в капитальном строительстве;
• 20 «Основное производство» — за изготовление продукции, выполненных работ и оказанных услуг;
• 23 «Вспомогательные производства» — персоналу подсобно-вспомогательных производств;
• 25 «Общепроизводственные расходы» — персоналу, связанному с обслуживанием и эксплуатацией строительных машин и механизмов;
• 26 «Накладные расходы» - работникам управления;
• 28 «Брак в производстве» — рабочим за исправление брака;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» — работникам обслуживающих производств и хозяйств;
• 44 «Расходы на реализацию», субсчет «Коммерческие расходы» — рабочим, занятым доведением продукции до покупателя;
• 44 «Расходы на реализацию», субсчет «Издержки обращения» — работникам снабженческих, сбытовых, торговых и посреднических организаций;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты из фонда социальной защиты населения;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начисление работникам выплат за счет других организаций, за счет средств обязательного страхования от несчастных случаев;
• 82 «Резервный фонд» — начисление работникам доходов от участия в предприятии за счет резервного фонда;
• 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы начисленных доходов от участия в уставном фонде организации;
• 91 «Прочие доходы и расходы» - за работы по ликвидации последствий стихийных бедствий;
• 96 «Резервы предстоящих расходов» — на сумму, начисленную рабочим за время отпуска, при создании резерва на эти цели, и др. [3, с. 349]

Аудитор также изучает также своевременность и полноту удержаний из начисленной заработной платы. Как известно, из оплаты труда работающих производятся удержания подоходного налога, отчисления по социальному страхованию, по исполнительным документам, по поручениям-обязательствам за приобретенные товары в кредит, по возмещению материального ущерба, задолженности по подотчетным суммам и др. Кроме того, по личному заявлению работника из его оплаты труда могут производиться перечисления в банк на счета личных вкладов.

При проверке правильности удержаний нужно установить их документальную обоснованность и законность, своевременность перечисления удержанных сумм по назначению: бюджету — взысканные налоги; торговым организациям — задолженность за товары, купленные в кредит; истцам — алименты и другие суммы. Особенно тщательно следует проверять правильность сделанных удержаний у лиц, уволенных за проверяемый период. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50% заработка [31, с. 242].

Проверка операций по удержаниям из заработной платы производится выборочно. В первую очередь надо проверить удержания подоходного налога. При этом следует иметь в виду, что налог начисляется и удерживается юридическими лицами и предпринимателями, являющимися источниками выплат дохода, ежемесячно нарастающим итогом с начала календарного года с суммы облагаемого дохода физического лица по ставке налога в размере 12%. Ст. 173 НК РБ 166-З от 19.12.2002 г. При проверке обязательных удержаний и льгот по подоходному налогу надо установить, имеются ли соответствующие документы: справка о составе семьи, копия удостоверения ребенка инвалида, и другие документы, подтверждающие наличие детей и иждивенцев, справка с места учебы, свидетельство о смерти супруга (супруги) и др.

Как видно из расчетного листка работника Голиковой В. И. итого начислено 2 096 842 руб. Так из начисленной суммы удерживается подоходный налог 176 021 руб., пенсионный фонд 18 017 руб., профсоюзные взносы 18 017 руб., столовая в счет зп 86 050 руб., кафетерий в счет зп 455 300 руб. (Приложение Ж).

При проверке обоснованности вычетов за товары в кредит необходимо удостовериться в наличии следующих документов: заявлений; договоров с торговыми организациями, в которых должны быть указаны сроки погашения кредитов и суммы платежей за товары, проданные в кредит, на основании которых произведены вычеты.

При проверке правильности и обоснованности удержаний из заработной платы работников по исполнительным документам в пользу других субъектов необходимо обратить внимание на наличие исполнительных документов или постановлений судебных органов и соответствие удержанных сумм их требованиям. Следует помнить, что ст. 108 ТК устанавливает следующие ограничения размера удержаний из заработной платы:

• * не более 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику, — при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей и расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;
• * не более 50% - при удержании по нескольким исполнительным документам;
• * не более 20% - в остальных случаях, предусмотренных законодательством [35, с. 352].

Также нужно проверить правильности удержаний из заработной платы работников для погашения их задолженности перед нанимателем по суммам аванса, выданного в счет заработной платы, по сумме, излишне выплаченной вследствие счетных ошибок, при возмещении ущерба, причиненного по вине работника, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка.

Расчетов с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок, проверяются в тесной взаимосвязи с кассовыми операциями. Правильность отражения в учете депонированных сумм устанавливается посредством проверки:

• * соответствия записей по кредиту субсчета 76−5 «Расчеты по депонированным суммам», данным расчетно-платежной ведомости и итоговой сумме реестра депонированных сумм;
• * достоверности и надлежащего оформления расходных кассовых ордеров, почтовых переводов, наличия отметок о выплатах в реестре депонированных сумм, подтверждающих записи по дебету субсчета 76−5.

Затем проверяется идентичность итогов по корреспондирующим записям в регистрах по счетам 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и субсчета 76−5 «Расчеты по депонированным суммам».

Выплаты и удержания отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в кредит счетов:

«Касса» — на выплаты наличных денег из кассы организации (заработная плата, премии, авансы и т. д.);

«Расчетный счет» — на перечисления с расчетного счета организации на счет работника в банке;

• 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на удержанный налог с доходов физических лиц;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму невозвращенного аванса, ранее выданного под отчет работнику;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — возмещение материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач денежных средств и материальных ценностей, допущенного брака в производстве, а также погашения задолженности по займам;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на суммы депонированной заработной платы, которая не была выдана работнику в установленный срок, на суммы удержаний по исполнительным документам в пользу других лиц, на суммы вычетов за товары в кредит.

Далее устанавливается правильность указанной в учетных регистрах корреспонденции счетов и сумм начисленной заработной платы и удержаний данных аналитического и синтетического учета по начисленной, выплаченной и депонированной заработной плате. Для этого осуществляется арифметический контроль в размере табельных номеров итоговых записей по расчетным ведомостям показателя «К выдаче», который определяется как разница между показателями «Итого начислено» и «Итого удержано». Сумма невыплаченной в конце месяца заработной платы должна соответствовать кредитовому сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При аудиторской проверке операций по расчетам с Фондом социальной защиты населения надо установить, правильно ли произведены отчисления в этот фонд, законность их использования и перечисления неиспользованных сумм на счет фонда.

При проверке используются следующие источники информации: организационно-распорядительные документы проверяемой организации (приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции и т. п.), лицевые счета, расчетные и расчетно-платежные ведомости, другие финансово-бухгалтерские документы, материалы комиссии по назначению пособий по временной нетрудоспособности, трудовые книжки и др.

Сначала надо проверить, со всех ли видов начисленной заработной платы произведены отчисления в Фонд социальной защиты населения, исходя из установленного тарифа взносов на эти цели. Основное внимание надо обратить на виды выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию:

• * выходное пособие при прекращении трудового договора (контракта);
• *государственные пособия, выплачиваемые за счет средств республиканского бюджета и государственного социального страхования;
• * суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного работникам, увечьем, профессиональным заболеванием;
• * единовременные выплаты (стоимость подарков) в связи с юбилейными датами рождения работников;
• * единовременные выплаты при увольнении в связи с выходом на пенсию;
• * стоимость наград в денежном или натуральном выражении, присуждаемых за призовые места на смотрах, конкурсах, соревнованиях;
• * стоимость форменной одежды и обмундирования, выдаваемых работникам в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
• * и др [20].

В настоящее время тариф взносов в Фонд социальной защиты населения установлен в размере 34% от фонда заработной платы.

Затем надо установить, правильно ли расходуются средства Фонда социальной защиты населения. За счет средств ФСЗН выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по уходу за больным членом семьи, по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, пособие в связи с рождением ребенка, на погребение и на другие цели.

При проверке следует учитывать требования Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь. Выплаченные страхователем суммы пособий по временной нетрудоспособности засчитываются в уплату страховых взносов и подтверждаются документально при представлении страховщику установленной статистической отчетности.

Начисление и выплата сумм за счет средств ФСЗН производится в соответствии с Положением о порядке обеспечения пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Эти пособия начисляются на основании листков нетрудоспособности, выдаваемых лечебными учреждениями. (Приложение Е) От соблюдения порядка их оформления зависит правильность начисления и выплаты пособий. В процессе контроля устанавливается, имеются ли в листках подписи врачей, печати лечебных учреждений. Также необходимо листки временной нетрудоспособности сверить с табелями учета рабочего времени. Аналогично проверяется оформление других документов, дающих право на получение пособий за счет средств фонда социальной защиты населения (пособие на новорожденного, пособие на детей, пособие по беременности и родам и др.).

Проверим порядок начисления оплаты за время нетрудоспособности на примере работника СП «Динамо Програм Орша» ООО.

Шадричева Н.В. в соответствии с табелем использования рабочего времени находилась 7 дней на больничном, что подтверждено листком нетрудоспособности (Приложение Д) Пособия исчисляются из среднедневного (среднечасового) заработка за 6 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором наступила временная нетрудоспособность.

В заработок для исчисления пособий включаются все виды оплаты труда, на которые в соответствии с законодательством начисляются обязательные страховые взносы.

В соответствии с расчетом больничного (приложение Е) среднедневной фактический заработок за шесть предшествующих месяцев составляет 103 784 руб. (18 992 403/183=103 784 руб.).

Пособие по временной нетрудоспособности назначается в размере 80 процентов среднедневного (среднечасового) заработка за рабочие дни (часы) по графику работы работника, приходящиеся на первые 6 календарных дней нетрудоспособности, и в размере 100 процентов среднедневного (среднечасового) заработка за последующие рабочие дни (часы) непрерывной временной нетрудоспособности. Соответственно, за 7 календарных дней у Шадричевой Н. В выпадает 7 рабочих дней (7 дней * 103 784 руб. = 726 488 руб.). В итоге, Шадричевой Н. В. начислено пособие по временной нетрудоспособности в размере 726 488 руб.

Одновременно проверяется, чтобы максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности за календарный месяц не превышал трехкратную величину средней заработной платы рабочих и служащих по республике в месяце, предшествующем каждому месяцу нетрудоспособности.

Аудитором также просматривается Реестр больничных листов.

Плательщики обязаны вести учет:

• — начисленных и перечисленных платежей в ФСЗН;
• — расходов, произведенных за счет средств ФСЗН.

Плательщики, предоставляющие работу гражданам по трудовым договорам и (или) гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, ежеквартально составляют в 2 экземплярах отчет о средствах ФСЗН по форме 4-фонд Минтруда и соцзащиты и предоставляют в орган ФСЗН по месту своей постановки на учет не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Также в СП «Динамо Програм Орша» ООО составляется отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по форме 4-страхование (Белгосстрах).

На суммы, начисленные в Фонд социальной защиты населения, делаются следующие записи:

Д-т счета 23 «Вспомогательные производства».

Д-т счета 26 «Накладные расходы».

Д-т счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и других счетов К-т счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

При начислении работникам предприятия пособия по временной нетрудоспособности делаются следующие записи:

Д-т счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

К-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда.

Схема проверки аудитором операций по расчетам с Фондом социальной защиты населения будет такая же, как при проверке ревизором.

Таким образом, в ходе аудиторской проверки использования средств на оплату труда, СП «Динамо Програм Орша» ООО не было выявлено никаких нарушений.