Классификация документов. 
Юридическое делопроизводство

Классификацию документов можно провести по нескольким основаниям.

1. По средствам и способам документирования информации.

В качестве средств документирования используются ручки (документ рукописный), печатные машинки (документ машинописный), компьютер (документ электронный).

2. По содержанию — простые и сложные.

Простые документы представлены разрешением одного вопроса (например, приказ об увольнении), сложные рассматривают два вопроса и более (например, приказ об отчислении студента и выселении его из общежития).

3. По месту исполнения — внешние и внутренние.

Внешние документы разделяются на входящие (поступившие в организацию) и исходящие (отправляемые из организации).

Внутренние — это документы, создаваемые и исполняемые внутри организации.

4. По степени гласности — свободного доступа (несекретные документы) и ограниченного доступа (секретные).

Секретные — это документы, доступ к которым ограничен в соответствии с действующим законодательством: документы, содержащие государственную тайну, коммерческую, служебную, профессиональную и иную охраняемую законом тайну, а также персональные данные физического лица.

Несекретные — это документы, не имеющие ограничения доступа к ним; они общеизвестные и общедоступные.

5. По форме изложения — типовые, трафаретные и индивидуальные; прямого и непрямого действия.

Типовые — это формы документов, обязательные для применения в определенной сфере деятельности. В соответствии с типовыми формами составляются трафаретные и индивидуальные формы. Использование типовых форм необходимо для сокращения трудозатрат и составления документа на высоком профессиональном уровне.

6. По назначению — подлинник, копия, дубликат, выписка.

Подлинник (оригинал, от лат. «первоначальный») — первый.

(или единственный) и уникальный экземпляр документа. Составляется в единичном экземпляре, но при необходимости может быть два и более подлинников (умноженные оригиналы).

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. В верхнем правом углу обязательно наличие грифа «копия». Копия не подписывается, а только заверяется, после чего обретает юридическую силу.

В настоящее время существует два основных способа изготовления копии: ручной (рукописный или при помощи печатной машинки) и автоматический (факсимильный или при помощи копировальной техники).

Дубликат — это особый вид копии (от лат. «удвоенный»), оформляется при утери подлинника. В верхнем правом углу проставляется гриф «дубликат».

Выписка — это воспроизведение части текста документа, которая необходима для дальнейшей работы. При оформлении выписки обязательно дается указание на вид документа — «выписка из протокола», «выписка из приказа».

7. По степени достоверности: документы достоверные и подложные.

Это документы, преследующие цель искажения действительности и фальсифицирующие факты и события.

Различают два вида подлога:

• 1) материальный, когда имеет место частичное изменение какого-либо подлинного документа путем частичного удаления отдельных положений/информации и (или) включение в документ положений/информации, которые ранее в документе отсутствовали;
• 2) интеллектуальный, когда специально создается ранее не существовавший документ, содержащий информацию, не соответствующую действительности.
• 8. По срокам хранения:
• 1) временного хранения (до 10 лет);
• 2) долговременного (длительного) хранения (свыше 10 лет);
• 3) постоянного хранения (бессрочные).
• 9. По особенностям создания и формы документа.

Письменный документ — документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Текстовой документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Изобразительный документ — документ, воспроизводящий внешний вид и (или) внутреннюю структуру какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию.

Видеодокумент — аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

Фонодокумент — аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.