Составление табелей учета рабочего времени

Учет использования рабочего времени может быть организован в целом по организации или отдельно по структурным подразделениям.

Учет явок работников на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. При этом в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству. В составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену). В связи с этим каждый работник до начала работы должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании — уход.

Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии — нанимателем по согласованию с профсоюзом.

В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом ежедневной (сплошной) регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений от нормального режима работы (неявок, опозданий, командировок, отпусков и т. д.).

Табель учета использования рабочего времени применяется:

• · для получения данных об отработанном работниками предприятия времени;
• · для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
• · для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
• · для регистрации прогулов;
• · для расчета заработной платы;
• · для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще — работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Если заработная плата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один — для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой — во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не несет.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т. д.

Отдельно учитываются:

• · часы работы (дневные, вечерние);
• · ночные часы работы;
• · сверхурочные часы работы;
• · часы работы в выходные, праздничные дни;
• · часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. В табеле отдельно учитываются:

• · ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• · ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;
• · отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышение квалификации с отрывом от производства и др.;
• · сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;
• · дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
• · отпуск по беременности и родам;
• · частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;
• · отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;
• · отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению администрации;
• · отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, так как они входят в календарные дни отпуска.